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纸质档案数字化加工管理存在的风险及防范对策

2020-11-30江群芳

卷宗 2020年22期
关键词:档案纸质风险

江群芳

摘 要:随着社会信息化的不断发展,档案数字化管理是必然发展趋势。与传统纸质档案管理相比,档案数字化是一种现代化管理方式,它可以对原有的纸质档案进行保护,并提高档案的利用率。因此,文章重点对纸质档案数字化加工管理中存在的风险进行了分析,并提出了相应的防范措施,以为相关工作者提供参考借鉴。

关键词:纸质;档案;数字化;加工;管理;风险

1 纸质档案数字化加工管理存在的风险

1.1 过程管理风险

1)选择风险。由于纸质档案数字化加工过程中,离不开人力和硬件设备,因此,企业若是自行对纸质档案进行数字化加工管理,则会导致投入资金较多,多数企业一般是通过招投标方式选择相应的数字化加工企业,对纸质档案进行扫描,这要求专业数字化加工企业必须具备较强的实力、资质、专业人员和设备等,这些因素将对档案数字化质量造成严重影响。

2)合同风险。在选择好外委单位后,在签署合同时不仅要注意价格,而且还要审查设备及服务质量等,如果对这些细节问题不重视不注意,可能会导致纸质档案数字化加工过程中出现纠纷,直接对纸质档案数字化加工的质量造成影响。因此,为规避合同风险,有必要在签订合同时进行全面考虑,并进一步对质量、服务、保密协议、评估方式和违约责任等条款进行细化。

3)档案保密风险。一般,企业的档案中都会涉及一些商业机密和敏感信息等,因此当纸质档案数字化过程中,如若外委单位员工泄露企业的商业秘密,将会损害企业的利益,因此,需要制定相应的保密制度,并与加工企业签订保密协议,以防止档案信息被泄露的风险;同时,企业档案管理人员要严格甄别、筛选机密文件,如果档案资料是绝密文件,则可以对其不进行数字化处理。

4)数据挂接风险。由于必须将扫描数据正确与纸质档案系统条目进行挂接,因此,如果外委企业缺乏相关经验、操作不正确或不熟悉企业档案管理系统,则会出现档案与纸质档案系统条目不匹配的问题,情节严重还会损坏企业的档案系统及数据库。另外,纸质档案数字化加工过程中,要重视扫描文件的命名规则,如果规则不明确,将在挂接目录时出现重复或者混乱问题。

5)档案拆装损坏风险。由于数字化扫描需要拆分、重新装订、还原已归档的纸质档案,在此过程中,如果加工人员不按规定操作,将会出现纸质档案被损坏或者遗失。

1.2 硬件设备风险

1)数字化设备性能风险。因数字化设备的性能会对档案数字化加工质量造成影响,所以必须对外委企业的硬件配置和扫描质量等进行了解掌握,以最大限度确保硬件设备和扫描的质量。

2)服务器容量风险。纸质档案在数字化后,将生成数量较多的电子数据。企业在扫描时,需要评估当前的档案管理信息系统,并科学配置服务器,将存储容量问题考虑在内。

3)数据库安全风险。在纸质档案数字化处理后,必须对档案管理系统条目进行挂接,并频繁读取数据库内的数据,这将导致服务器存在安全风险,需要构建一个数据备份系统,以实时对数据库进行

备份。

4)设备存储介质安全风险。一些数字化加工设备由于自身具有存储功能,在进行数字化加工过程中和数字化完成后,应将存储介质移交给档案部门进行统一存储,以防止员工将其带出工作场所,导致企业机密外泄,影响企业的效益。

2 提高纸质档案数字化加工管理的措施

2.1 对数字化加工管理制度进行完善

纸质档案在数字化加工过程中,会涉及人员、财产、安全等各个方面,因此,应构建完善的法规和规章制度,如“数字加工处理安全保密管理系统”和“数字加工处理流程与技术要求”等。同时,要加大相应的监督检查力度,以确保在纸质档案数字化加工管理中有法可依。

2.2 加大对数字化加工场所的管理力度

在对纸质档案数字化加工时,应在指定的工作场所完成,工作场所应达到国家的相关规定要求,在选择场地时,应将安全问题考虑在内,确保选择的加工场所具备较高的安全、规范性,加工现场应安装相应的监控装置,以使纸质档案数字化加工具备较强的安全性,最大限度保障纸质档案的完整性。

2.3 加大对数字化加工设备管理力度

如果用于数字化扫描的设备及其他物件是外委加工单位提供的,则必须保证设备质量达到档案数字化的相关要求,并由企业进行出入安全管理,未经授权不得将工作设备和存储介质私自带出工作场所进行维护,如需将其带出加工场所,应通过保密处理并经企业确认。同时,应对数据挂接设备进行严格管理,并通过封闭管理方式管理设备的输入和输出接口,严格禁止将档案数字化设备和存储介质与其他设备混用。在完成数字化工作后,应将扫描仪自带硬盘和存储介质交由企业统一存储或销毁。

2.4 加大数字化加工过程管理力度

1)对档案的预处理进行规范,按要求为数字化档案办理交接工作,构建统一交接流程,并对交接过程进行记录,在交接档案时,分别由用户、外委单位各委派一名员工负责移交工作,并由双方确认签字。2)根据相关规定要求,对档案文件目录的准确性进行核实,如有不正确的地方,则应根据档案实体修改目录;同时,严格按要求对未标页码的档案进行页码标注,并区分各档案的开始和结束页码等工作。3)根据档案扫描要求,按卷进行拆分,对档案的张数、页码进行清点,并对金属装订物进行去除,整个过程要小心谨慎,以免损坏档案。4)在装订时按原始档案的装订方法和顺序,而避免重新打印和整理档案;在完成扫描后,双方都应对装订完成的档案进行清点确认,然后将其原封返回。

2.5 加大数字化加工质量管控力度

要严格检查质量,加大对数据质量控制力度。1)保证扫描顺序与计算机目录、纸质档案顺序一致,不得出现重复或缺失页面,以确保电子档案的完整性。2)必须保证扫描后电子档案清晰完整,满足出版、展览及其他使用要求。3)保证扫描后的电子档案页码正确清晰,一般,紙质档案扫描多使用彩色JPG格式文件存储,要求分辨率高于300 dpi;在扫描时,如果纸质档案字迹不清、纸张 柔软,应结合实际情况选择合适的扫描分辨率,以确保档案数字化后的清晰度。4)优化扫描图像,结合扫描数据的实际情况合理选择处理参数、亮度参数及对比度,并优化调整扫描后图像文件的边距等,以使数字化档案与纸质档案完全一样。5)扫描页面大小通常为A4,如果超过A4格式,则无法一次完成扫描,需对其进行无缝拼接处理。

2.6 加大对数据挂接质量管控力度

1)在对扫描后的影像文件进行命名时,应按相关的纸质档案数字化技术要求进行命名;并参照相关的数字档案建设指南进行目录制作和挂接工作,并将其存放到档案管理系统以供相关人员查阅。2)核对、验收条目信息、挂接数据,使其与原始档案保持一致,其中要求成品验收准确率达到100%,要求电子档案清晰度要达到相关的阅读规定要求,且布局需科学合理、图文挂接应保证100%准确;要求索引数据、挂接准确率应100%正确。

3 结束语

随着科学技术的不断发展,纸质档案数字化是必然的趋势。但由于纸质档案数字化加工过程中,会存在较多的风险,因此,企业必须加大对纸质档案数字化加工的管理力度,以确保档案数字化加工具备较高的准确性。

参考文献

[1]党霞.浅析档案数字化建设中的若干问题[J].办公室业务,2019.

[2]翟玉芳.档案数字化建设中若干问题的研究[J].财经界(学术版),2017.

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