汪海燕

摘要：高职院校档案管理工作进行对于提升高职院校整体运行水平，促使院校档案管理向着科学化的方向落实，为后期高职院校相关工作的创新落实奠定一定的基础。基于以上分析，面对当前高职院校档案管理工作存在问题深入探究下，提出相对应的改进策略，旨在为实际高职院校档案管理工作向着更高水平落实发挥一定的借鉴意义。

关键词：高职院校;档案管理;服务能力;工作水平

在高职院校学校教育系统中，档案管理工作是非常重要的。一般而言，只有保证档案管理工作科学化落实，才能够最大限度为教师和学生以及相关人员提供便利性，为相关工作的有效落实提供坚实的依据。基于以上而言，在目前高职院校档案管理工作中，管理人员能够切实按照相关规章制度和命令指示进行档案的收集和归纳，但是在服务应用方面却存在效率低下的不良现象。这一问题的出现引来了教师和学生对学校档案管理部门的非议，认为档案管理部门没有为自己提供便利性。而为了有效改进这一问题，从档案管理工作中赢得来自教师和学生的支持，提升教师和学生的凝聚力，积极强化当前高职院校档案管理服务工作落实存在问题分析，以此提出相对应的改进策略，促进实际工作创新改进，提升高职院校档案管理服务水平。

• 高职院校档案管理关于服务工作落实存在问题分析

服务意识较差，缺乏科学的、主动的服务理念。当前，高职院校档案管理工作进行中存在的明显问题则是档案管理工作服务意识较差，服务部门缺乏科学的、主动的服务理念。这种错误的理念在一定程度上导致档案服务管理部门人员未能积极主动的通过相关平台和机制调查相关人员关于档案被服务的需求，严重妨碍了档案服务工作的高效落实。造成这一问题的主要原因则是当前高校档案管理工作长期进行中，高职院校过渡将注意力放置在档案的收集和整理归档应用上，未能正确发挥档案存储价值，未能将现代化档案管理理念有效引入。档案管理人员思想、理念上存在错误，必然给实际档案管理服务工作有效落实产生不良影响。

缺乏科学化的档案服务机制。高职院校的档案管理工作进行中，为了有效促使服务目标落实，满足服务需求，切实要促使档案服务管理工作落实严格按照服务机制实行。只有通过严禁的档案服务机制，才能够保证一切服务管理工作在系统化的、程序化内落实，保证档案服务的有序性。通过深入研究发现，部分高职院校档案管理工作进行中，在档案服务机制确定中简单的归纳为档案的调取，这种片面化的服务方式容易导致档案服务应用中出现缺失和混乱的现象，对于档案完整性保存等方面起着非常不利的影响。而一个完善的档案服务机制，应实现全过程的跟踪管理，明确档案的服务对象、服务目的以及最终档案去处，一切管理有头有尾，最大限度提升档案保存的完整性。此外，在现代化信息技术发展内，科学化的档案服务机制应注重信息化技术的使用，要求高职院校构建自身的档案管理服务平台和客户端，用户根据相关权限在管理员的配合下，便可以登入获得相关信息资料。这样能够极大提升档案管理的服务水平，但是在安全性防护方面需要格外注重。

档案服务的联动性较差，未能与高职院校整体运行发展目标相符合。高职院校档案管理工作服务水平的提升，不仅要求档案管理部门本本身能够满足档案服务的相关需求，而且要能够在遵循高职院校整体发展目标下，档案管理部门与院校其他管理部门之间实现互联互动，为相关管理工作落实提供信息资料。如，在高职院校中，科研创新工作是非常重要的。只有高职院校的档案管理信息资料有效提供，才能够最大限度满足科研机构人员关于信息数据的需求性，提升科研创新的顺利性。基于以上而言，当前高职院校档案管理工作进行中，档案服务的联动性较差，突出体现在科研创新人员在相关数据信息调动中面临的中间环节较多，导致相关调取效率低下，未能全面参与到档案管理工作进行中。这一问题的存在也是当前档案服务管理工作改进切实需要改进的，是档案管理服务体系走向健全的重要表现。

• 高职院校档案管理服务水平和能力提升的创新措施分析

更新服务理念，建设高水平的档案管理人员队伍。高职院校档案管理服务水平和能力的提升从根本上要求档案管理相关人员形成科学化的服务理念，形成积极、主动的服务意识。只有主观层面上有效改进，才能够为实际一系列档案服务管理工作的进行发挥有效的指导作用。基于以上分析，在当前高职院校档案管理服务水平和能力提升中，院校高层管理人员能够认识到当前档案管理主动化服务已经成为趋势，管理层能够从机构改革、服务模式创新建设以及组织人员接受系统培训教育等方面改进。此外，服务管理工作落实严格按照目标引导实行，在全面调查教师、学生和相关人员需求基础上，形成关于服务管理的科学化目标，以此在服务需求和服务目标有效结合基础上，促使档案管理现代化服务工作合理落实。

健全完善形成科学化的档案服务机制，促使服务管理有效落实。高职院校档案服务管理工作创新落实中，健全完善形成科学化的档案服务机制是非常重要的。在档案服务机制完善形成中，注重信息化技术的使用是非常必要的。信息化技术的使用，一方面，高职院校能够在现有的档案管理信息化平台上，形成自身的公众号和专用客户端。这样通过公众号能够及时相关人员推送档案管理的信息，为服务工作落实提供技术支持。而客户端的使用能够促使需要被服务的人员在进入到专门界面中，根据自身需求接受相关服务，整个过程完全根据自身的服务需求落实，能够提升人员的自我服务意识，不需要依靠档案管理人员，对于提升服务效率，建设现代化的服务体系有着非常重要的作用。此外，借助客户端所形成的服务机制能够减轻档案管理工作人员压力，提升档案部门人力资源管理效率具有一定的促进作用。

综上所述，档案管理作为当前高职院校管理体系运行发展的重要组成部分。在实际档案管理工作进行中，能够切实针对实际存在问题分析基础上，从更新服务理念，形成现代化档案服务管理理念以及健全形成档案服务管理机制和提升档案服务的协调联动性等方面改进。在主观理念和客观机制全面改进基础上，提升高职院校档案服务管理水平，为院校运行提供有效支持。

参考文献

[1] 黄梦华. 如何提升高职院校档案管理工作的服务能力和水平[J]. 漯河职业技术学院学报（3）：192-194.

[2] 李剑虹. 提升高職院校档案管理水平， 服务学生素质建设[J]. 教育教学论坛（6）：287-288.