何秀霞

【摘要】近几年，全国各省市城镇地区的学校都在积极推进和发展现代化档案管理，学校档案的现代化管理方法和管理软件也越来越多，对于部分地区仍存在档案管理人员水平低下和现代化管理经验不足的问题，本文主要分析职业中专学校档案管理的难点与改进措施，仅供参考。

【关键词】电子档案;档案管理;现代化;应用

随着中国网络化的发展和社会发展的进步，学校档案管理的对象也由纸质档案变成数字化信息档案。当前职业中专学校档案管理存在的问题相对较多，相应的档案管理制度和标准不是非常完善，因而对于现代化档案管理的推进造成了一定的阻碍。学校档案是对于职业中专学生学习经历、个人信息与家庭背景等重要信息的记录，同时也记录了职业中专学生在校期间的奖惩信息与学习成绩，因而对于学生毕业求职也存在极为显著的影响。职业中专学校信息化档案管理建设在保障档案安全和档案调转等方面有积极作用，对于学生就业和升学有良好的促进作用，同时也是教育信息化改革最基本的发展要求。通过指出职业中专学校档案管理的内涵意义与难点困境，同时结合工作经历就加快信息化档案管理的建设提出相关的策略。

一、职业中专学校档案管理的主要意义与内涵

职业中专学校档案文件主要记录在校学生的学习状况与个人信息，同时也是职业中专学校推进教育改革和优化教学质量的主要依据。电子档案管理通常采用图片、影像和电子文档等方式记录信息，能够极大程度提高档案工作者的管理效率，也能够最大限度地降低档案管理成本。电子档案管理的检索查询非常方便快捷，也非常的实用有效，能够解决纸质文档易丢失、档案管理效率低、管理成本高等相关的问题。在网络化的时代，档案信息资源是职业中专学校相当重要的一种资源。不仅是在校师生的档案材料资源，也是社会公众的公开性信息资源。职业中专学校信息化档案管理可提高档案服务水平与社会效益，实现档案信息的资源共享。信息革命与新技术革命在社会不同领域都有不同程度的影响，职业中专学校档案管理更是受到信息化的积极影响。职业中专学校信息化档案管理利用计算机技术与网络技术改变了档案管理的发展方向，形成数字化、网络化、信息化的全面的档案信息资源的整合管理。

二、当前职业中专学校档案管理的难点与困境

档案文件材料的立卷和归档是职业中专学校档案管理的一项重任，也是学校非常具有保存价值的信息资料。由于现代化档案管理要求跟随规范化的道路与时俱进，因此档案管理的制度和标准出现了变化，同时档案归档的难度也相应地增高。根据职业中专学校档案管理现状来看，当前主要问题为以下几点：

（一）缺乏现代化档案管理的资金投入。职业中专学校档案管理需要足够的资金投入才能有效地完成信息化建设，但目前职业中专学校管理部门对此没有引起重视。档案工作者在往昔传统档案管理当中形成固化思维，在短时间内很难完成档案管理模式的转变。职业中专学校信息化档案管理需要一定的资金敷设线路、调试安装档案管理系统、采购硬件设备。职业中专学校信息化档案管理带来的收益不能根据数字直观了解到，主要带来的是一种隐性回报。档案工作者自身缺乏创新意识，对于档案管理改革的能力和勇气相对匮乏，因而职业中专学校档案管理的信息化发展建设相对缓慢。

（二）电子归档的难度高。职业中专学校档案管理在过去主要是纸质文件的归档管理，随着现代化档案管理的推进，由纸质文件变成电子文件，而电子文件的归档要求管理人员具有精细的耐心和坚韧的性格，对于电子归档出错后相比纸质文件很难自行察觉，需要档案管理人员反复地核查校对。虽然电子归档的效率高于纸质归档，但是电子归档的心理压力相对较大，需要档案管理人员有较强的韧性和承受能力。同时，部分档案管理人员的档案意识相对薄弱，对于电子档案的认知相对随意，对于电子文件的区分有误导致一些重要文件未被当成电子文件归档。

（三）档案归档的效率低。电子档案的管理具有“多乱且杂”的特点，对于又多又乱又杂的电子文件，职业中专学校档案管理人员很容易将学校行政档案和教学管理档案之外的其他业务档案的归档和收集出现混乱，甚至档案收集的不健全，不符合现代化档案管理的基本要求。

（四）档案管理人员能力差。电子档案的归档和编目需要一定的计算机技术和软件技术，对于技术不成熟和归档立卷不规范的档案管理人员，需要正确认识自身的技术水平，积极地学习新技术和新技能，推动现代化档案管理的发展，不能只停留于纸质档案管理的时代。

（五）现代化管理操作不合格。据了解，许多档案管理人员对于现代化档案管理标准的认知存在严重的不足，主要是当前职业中专学校现代化档案管理制度还未完善相关的操作标准，在不同的电子文件管理缺乏相应的操作意见。同时，相关单位结合自身情况自主开发系统管理软件，但是出现档案管理问题的时候，还是局限在现代化管理程序的操作不合格，因而档案管理的质量相对较低。

三、职业中专学校档案管理的优化与改进措施

结合职业中专学校档案管理存在的问题，针对档案工作者操作不合格、档案归档效率低、电子归档难度高、缺乏资金投入等问题，需要采取相应的优化改进措施，有效促进职业中专学校信息化档案管理的可持续发展，为学校各部门与师生以及社会群众提供更好的档案服务。

（一）增加现代化档案建设资金。职业中专学校档案管理应结合学校的实际情况制定信息化档案管理的相关标准，得到学校的财政支持，有效拓宽资金的来源渠道。同时，相关技术部門在职业中专学校档案管理的信息化建设也有重要意义，根据职业中专学校档案管理的各类评估制定相应的技术改进措施，加强职业中专学校档案管理信息化建设的软件开发和硬件投入，对于数据库数据存储、文字处理、常用管理等功能进行研究，培训档案工作者掌握数字设备和计算机技术完成档案的鉴定、收集、存储和整理。电子文档与纸质文档的管理要求完全不同，应将文档原稿与修改稿件都收集整理，提高电子文档的完整性、安全性与真实性。

（二）引起职业中专学校领导的重视。档案管理工作的开展离不开领导的支持，得到职业中专学校领导的关注和肯定，对于档案管理人员的工作积极性和工作质量的提高有一定的帮助。职业中专学校领导需要有一定的档案管理意识，加强对于档案管理工作的质量监督。同时，要求档案工作者及时准确地汇报近期自身档案工作的有关情况，将上级部门和档案部门的有关文件递交给领导，让领导在档案服务中真正了解职业中专学校档案工作的重要性。

（三）培养现代化档案管理人才。职业中专学校需要加强现代化档案管理的建设，在硬件投入和软件开发等方面要跟上档案管理现代化的脚步。现代化档案管理主要是在计算机技术的基础上整合和使用档案文件资料，档案工作者的计算机技术水平和档案管理能力直接影响到现代化档案管理的质量。职业中专学校需要培训档案工作者的计算机使用能力，加强对于电子档案管理的思想教育，同时在工作条件和待遇方面给予一定的照顾，使得档案工作者的工作水平、档案管理理论水平、档案管理积极性都有极大的提高。

（四）优化职业中专学校档案管理制度。办公自动化是目前全民办公的潮流，也是档案管理工作得益于计算机技术最显在的表现，对于档案管理效率和信息安全性的提高非常有保障。職业中专学校档案管理部门应结合档案管理过程中出现的问题，建立一套相对严谨和完善的档案管理体系，积极地在档案整理、收集、保管、归档、使用等方面制定相关的操作规范，避免电子文件的信息遗失或者发生更改。同时，加强对于原始文件的管理和保存，为档案文件的真实性提供保障，加速推进档案管理的现代化发展。

（五）确立职业中专学校档案管理标准。自动化系统主要作用是收集和整合档案信息，同时增强档案管理的规范化和标准化，但是管理软件系统相对较多，对于现代化档案管理标准与规范的统一存在极大的影响。要求档案管理部门建设相对统一的档案管理标准，适当更新和修正具体的管理内容，提高档案管理的规范性，给予有关部门在档案管理方面一个有效的管理参照。

四、结束语

电子档案是职业中专学校信息化档案管理发展的体现，也是档案管理改革的必然趋势，对于现代化的档案服务质量和档案管理效率提高都有显著帮助。档案工作者需要不断优化信息化档案管理的流程，提高自身档案管理能力，为职业中专学校信息化档案管理发展打下扎实的基础。根据当下职业中专学校档案管理现状的分析，应深刻认知到现代化档案管理需要确立完善的现代化档案管理标准和培养现代化档案管理人才，也需要优化现代化档案管理制度，同时引起职业中专学校领导的高度重视，加大资金投入。职业中专学校档案管理需要鼓励档案工作者继续学习现代化档案管理理念、管理技能和管理经验，引进计算机专业的档案管理人才，提高职业中专学校档案管理水平，加速推进现代化的档案管理。

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