罗叶霖 黄恒菁 胡南 谌铮松

【摘要】学籍档案是一个人重要的档案资料之一。随着数字化、信息化甚至智能化办公的不断发展，高校学籍档案的管理也有很大的改进空间。通过收集整理国内高校关于学籍管理的文献，结合笔者所在学校实际，详细分析了在学籍档案管理过程中存在的问题，提出学籍档案管理一体化理念，并对现存的问题提出改进建议以及在具体管理中应注意的问题，从而切实提高学籍档案管理的效率。

【关键词】学籍档案;信息化管理;管理效率

一、高校学籍档案管理现状分析

学籍档案是记录学生从入学到毕业整个培养过程的重要依据，为保证每个学生的学籍档案信息准确无误，学校在档案管理方面做了大量的工作。通过大量调研发现，很多高校对学籍档案的重视程度并不如预期，学生学籍档案的管理大致存在以下几方面问题。

首先，在校期間对学生学籍的变更操作频繁但并不集中。多数高校的学生档案最终由档案室相关人员集中管理，从对学生资格审查合格并正式注册学籍开始，各个相关部门就开始专属性的、分散性的、间断性的、长期性地对每位学生的大学成长历程进行完整的记录。例如学业发展方向的学生学籍异动管理、成绩信息、毕业材料等由教务部门不定时提供，学生事务方向的综合素质、创新创业等由学生工作部门提供等。学生在整个大学期间均有形成变动档案的可能性，如个别学生在开学前或者学期中因参军保留学籍、因事休（复）学、个别新生申请转专业、因学业情况出现的学生跳降级等一系列学籍异动情况，只能由相关工作人员在每一次变更时进行对应的操作。

其次，进行操作的经由部门多且杂，降低办公效率。随着国家鼓励在校大学生参军入伍、创业等一系列政策的出台，在校学生学籍异动越来越多。由于人力和权限限制，导致降低办事效率。例如，学生学籍异动由学校教务部门学籍管理科负责，学生在办理时，先到学籍管理科做好记录并拿到相应业务流程单，到相应部门办理相关手续后将手续办结的流程单返回学籍管理科存档。由于信息化水平不算太高，信息管理系统还不足够完善，致使办理学籍异动时至多同时只办理一位同学，多人只能依次进行，而无法做到同时办理，给学生造成流程繁复的体验，降低了学生满意度。

此外，目前多数高校学生档案仍以纸质档案为主。学生档案应为完整正确及时的反映学生在校全部表现的档案，由于档案内容填写未做出强制性规范，对于个别新生不以为意，填写档案信息卡片时填写规范往往被学生直接忽视。高校学生档案是日后人事档案的前身，因个别信息填写的不规范往往导致后续系列问题的发生。

在管理过程中造成问题后，按照目前的方式学生是无法立即发现的，只能在毕业信息确认时，才会发现问题，进而在毕业学期处理档案信息失真的相关问题。因记入档案的材料保存的时效性以及材料保管方式的多样性，极易造成学生相关信息的支撑材料遗失，时间久了则难以提供原来的支撑材料，造成学生部分档案不能体现真实性。

二、学籍档案管理的改进

（一）优化信息化管理。信息化是时代潮流，势不可挡。在妥善保存原始纸质凭证的同时，凌驾于现行各个独立的部门内部系统之外，利用数字信息化系统，建立学籍管理智能化系统。学生可以进行自助式学籍注册、学籍异动操作，管理端也可以进行实时监控管理，为保密等级不高的信息发布、交流提供一个有效场所，也为保密性比较高的信息提供备份平台，而学生能借此及时获知自己的发展动态，其中数据可由学校权限较高者调取以分析学生情况。具体流程如图1所示。

（二）具体流程分析。1.报到注册。学籍注册是学生入学时必经的手续，通过学生学籍管理一体化系统，学生先用校园一卡通或者输入学号密码进入系统，密码默认设置为学生身份证后六位，选中自助学籍注册板块，接着系统提示即将进行身份识别，学生将身份证置于扫描区，系统进行信息筛查，筛查内容包括是否已录取、是否重复注册等，提示登录成功的同时，系统开启实时录像，学生按下指纹以辨别操作是否本人，并将学生证放在相应区域内进行注册盖章。2.学籍异动的一体化管理。学籍异动管理由教务部门主导，其他部门及各个学院配合辅助审核及登记，以教务部为第一级管理，通过学生学籍管理一体化系统自助终端提交申请，持相关证明到各个辅助办理部门进行第二级别的异动，异动也可由学生本人在系统中线上申请并由相关部门线上审批。学籍管理人员在系统中可利用其中数据可进行导入导出、登记查询、单据打印、报表统计、到期提醒等系列操作。通过一体化管理系统实现归档材料统一标准，提高了学籍管理的信息化程度。3.档案信息维护由档案管理人员负责，对学生在校期间各类奖惩信息进行有效登记并统一记入档案，待学生毕业离校后，按统一要求将学生档案整理并投递到用人单位，实现学生在校期间档案信息的标准化管理。

三、学籍档案管理应注意的问题

制度建设是高校运行之本。学籍管理办法是高校的学籍管理工作的依据，高校在修订学籍管理办法之前应充分学习领会教育部相关文件精神，同时结合高校现状与特色，分析在办学历史中所存在或发生过的特殊情况，全面制定各学校的学籍管理办法。同时，高校也应制定行之有效的具体操作办法，对日常管理中所遇到的实际问题，确定科学合理的操作流程，减轻师生办理相关事宜的负担，提高学籍管理工作中的规范性、合理性。

高校对学籍管理工作的重视程度决定了其管理水平。信息化技术高速发展，新技术、新手段层出不穷，高校应积极组织相关管理人员参加业务培训，加强学籍管理队伍建设，使之能快速接收技术的改革与创新。高校应加强对学籍管理人员的创新教育，激发创新意识、提高创新能力，加强管理人员之间的相互学习、相互进步，提高学籍管理队伍整体管理水平。同时，引导管理人员形成无私奉献的职业道德，强化服务意识，积极改善以往“门难进、脸难看、事难办”的官僚主义和形式主义作风，努力提高为高等教育和师生服务的水平。

高校对学籍管理人员的重视程度决定了管理工作的风险程度。基于高校学生学籍档案管理应用一体化系统，对于在校期间操作频繁和流程繁复的问题上是可以达到较好效果的。但应用信息化系统，最为重要的是需要加强后台的管理。要真正应用学籍管理智能化系统，就需要有一个专门的后台管理部门或直接以教务下属机构进行安装、调试、编程及日常维护工作，例如学生对系统不恰当使用造成的信息泄露问题;同时，在应用过程中遇到的新问题，要及时准确的进行开发，以解决新问题。高校应加强对管理人员的相关思想政治培训，使相关管理人员将保密工作贯穿学籍档案管理工作始终，牢固树立底线意识，加强工作的原则性。

四、结论与展望

学籍档案是学生时期最为重要的档案之一，其管理工作也是重中之重。信息技术加速发展，信息化管理为提高档案管理的工作质量与工作效率提供了有效手段，同时也对相关管理人员业务素质与能力提出了更高的要求。学校更应形成具备较强业务能力的教师队伍，通过信息化手段形成方法规范化、模式多样化、流程制度化、管理智能化的体系，来实现学生学籍档案的高效规范管理。

【本课题为西南石油大学2019年度课外开放实验项目（编号NKSZ19002）。】

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