赖素媛

【摘要】新时代我国的社会和经济呈飞跃式发展，新经济形势对企业档案管理工作产生了巨大的影响。档案管理传统工作模式已经无法满足新形势下社会和行业的要求，只有对档案管理模式进行积极的优化和革新，才能确保档案管理工作的效率和质量，促进企业更为稳健地发展。本文详细分析新形势下档案管理工作的规范性要求，结合目前我国档案管理的现状，提出新形势下档案管理工作的规范性发展可能遇到的问题及解决措施。

【关键词】档案管理工作;规范化发展;新形势发展;问题;措施

随着社会和经济的发展，我国的企业档案管理工作重心发生了转移，从传统单纯进行管理转变为全面利用档案，可以为企业发展提供凭证和参考依据，因此档案管理工作已经成为企业管理工作的关键环节。随着我国档案管理工作现代化程度的深入推进，档案管理工作的复杂程度不断提升，因此对档案管理工作的规范性有了更严格的要求。为了满足新形势提出的要求，现阶段最重要的任务是规范档案管理工作流程，只有这样才能提高档案管理工作的效率和水平，提升企业的综合竞争力，促进企业更为长足地发展。

一、新形势下规范档案管理工作的重要意义及要求

随着社会的不断发展，对企业单位的经营管理也提出了更为严格的要求，企业首先要对档案管理工作和档案管理工作规范性的重要意义有正确的认识，才能了解到规范档案管理工作流程，不断完善相关工作进而提升管理水平。通常单位的档案资料主要的内容为记录单位发展的历史，多为文字或是图片等资料。因此在管理过程中，需要根据实际情况选择合理的管理办法，能够尽量维护单位档案资料的完整性，及时的录入数据并且将档案信息进行备份，对于一些较为机密的资料和信息还可以利用信息技术进行特殊的处理和保存。规范企业单位的档案管理工作，能够成为衡量单位工作业绩和管理水平的重要标准。通过档案管理单位还能将各类信息进行整合和分析，能够对前期工作进行总结，以此为依据制定更为合理的发展方向，推动单位健康发展。

二、现阶段我国档案管理的现状

（一）对档案管理工作重视度不够。目前经济形势大好，企业单位更为重视经济效益，忽视了企业中基础的档案管理工作，虽然短期内不会造成严重影响，但是大大影响单位档案管理工作质量，不利于档案管理工作的规范性发展，无法促进企业长足发展。

（二）信息化建设力度不足。档案管理工作量较大，涉及的范围广且极为复杂，只依靠人力无法实现有效管理，新时期随着信息技术的广泛应用，传统的档案管理模式已经无法适应新时期的工作要求。为了实现档案管理工作的规范性，必须要进行信息化建设，但是还存在一些问题，例如没有配备健全的软硬件设施，工作会受到一定制约，无法保证全面提升档案管理工作的效率，不利于档案管理工作的规范化发展。

（三）管理力度较弱。新形势要求企业要确保档案管理工作的时效性，只有这样才能实现管理工作的规范性。档案管理工作人员对于工作任何一个环节都要做到认真、严谨，避免发生失误。不过现在还有很多企业的档案管理工作规范性不足，实际工作流程和规范化要求存在较大差距。还有一些单位对档案工作的管控力度不足，有些重要的内容不能及时归档，还存在档案遗失等情况，无法确保档案的完整性，管理人员没有尽到监管责任，岗位和责任划分不明确，无法确保档案管理工作的总体质量。

（四）档案部门工作人员整体素养不足。新形势下企业开展档案管理工作时，通常没有对工作的规范性有高标准的要求，这主要是因为工作人员的整体素质不足，专业能力较差。很多企业对于档案管理工作的重视度不够，只将其作为一个基础性的岗位，因此没有配备高素质的专业人才进行管理。仅仅能够完成资料和信息的归档和整理，管理人员并没有对档案管理工作的重要作用有全面的认识，对开展规范性的管理工作也缺乏深入了解，因此工作热情不高，不利于促进档案管理工作的规范性发展。

三、新形势背景下档案管理工作规范化发展的有效措施

（一）企业要提升对档案管理工作的重视程度。新形势下企业提升对档案管理工作的重视程度是促进档案管理工作的规范化发展的必要前提。企业主要领导应该从自身做起，重视开展档案管理工作，提升全员的认识，能够了解档案管理工作的重要作用。加大资金投入，合理配置人员，积极为档案管理部门提供实现规范化发展所需的软硬件设施，改善档案部门的工作环境和工作待遇，提升人员的工作积极性和责任感，能够最大程限地发挥档案管理工作的优势作用，为企业发展提供更多有利的依据，能够促进企业深入发展，使企业在激烈的市场竞争中能够立于不败之地。

（二）建立健全档案管理机制。建立健全档案管理机制是促进企业档案管理工作规范化发展的关键环节。每个企业的经营和管理模式存在差异，因此自身的档案资料内容和形式各不相同。因此企业要根据自身的特点和档案管理工作的实际情况，建立有针对性的管理体系，才能确保档案管理工作的规范性。首先要严格遵守国家和行业的规定和要求，要在原有管理体系上进行完善和创新，制定适合企业发展的管理模式和管理条例，并且确保将管理规定落实到具体工作中，规范档案管理工作的工作流程，将各部门和文书管理工作有效融合，明确文书档案管理部門的责任，并且要求各部门进行积极配合。对于档案管理工作中的细节部分要进行明确的规定，例如工作人员要按规范对档案进行收集和整理，按要求将档案进行细致的分类，并保证文书的字迹清楚、文书标准、页面齐全且排序正确，有明确的编码，确保文书档案细致有条理，易于查询和操作，还要对借阅档案的标准和要求、规划档案的期限、档案使用权限进行明确的规定，确保工作人员有章可依。要尽量保证档案信息的完整和准确，并且不断提升工作效率，能够为各个部门及时准确地提供所需档案，确保档案信息能够发挥最大作用。对档案进行严格管理，避免发生随意更改档案记录等情况。对于一些特殊或是重要的档案材料，要采取有效的防护措施，避免发生意外。同时还要强化人员的责任意识，规范工作人员的行为，对于每个岗位都明确其工作职责，如果出现问题对相关的责任人进行处罚，避免因为责任不明确造成的工作混乱。

（三）强化企业单位档案管理工作信息化建设。对于企业单位的管理和发展来说，档案管理工作具有极为重要的作用。从现阶段的情况来看，新形势下随着企业的经营和管理模式的不断创新和变化，档案管理工作也会随之进行改变。随着信息技术的广泛应用，为档案管理工作指明了新的方向，积极地将新型的信息技术和各种专业软件应用于档案管理工作过程中，进行信息化建设能够显著提升管理工作的整体能力和水平。因此单位需要对信息化建设投入更多的资金和物力支持，优化档案管理工作环境，配备完善的基础设施，要利用高效的设备提升工作的安全性和实效性。办公室文书档案管理工作中应该充分的利用现代化的设备和技术，更为科学地开展档案管理工作。工作人员可以利用网络在线上收集相关资料，利用计算机技术处理资料后进行归档保存，能够明确档案文件的种类、内容和汇总情况，能够提高档案管理的工作效率。工作人员还可以利用各种新技术和新型管理软件，制作文书档案的电子检索系统，能够快速准确地寻找查询的档案。档案管理人员还可以将部分档案进行资源共享，其他部门可以在网上就可以查阅自己权限范围内的档案资料，大大提高了工作效率。

（四）提高档案管理人员整体素养。企业主管领导要重视吸引和培养档案管理人才，采取有效措施开展档案管理人才队伍建设。在开展档案管理工作过程中，领导层要充分发挥主导作用，以本单位的档案管理工作具体情况为基础，科学制定人才培养计划。单位领导要加大人才培养方面的投入力度，积极吸引优秀的专业管理人才，能够为企业档案管理工作注入新的活动力。同时要加大建设力度，为档案管理人员提供更为完善和优质的交流平台，全面提升档案管理整体水平。对于企业中原有工作人员，需要加强培养力度，定期开展专业的培训，积极学习新技术、新型管理理念和新型软件使用方法等，还可以鼓励档案管理人员参加竞赛活动，或是去档案管理水平较高的企业进行学习，不断提升人员的综合素质。同时还要鼓励员工进行创新和研发，能够在工作实践中不断进行总结和反思，积极研发适合企业的档案工作的软件及工作流程，提升企业档案管理工作整体能力。同时企业单位需要积极对员工开展思想政治教育工作，利用教育和培训提升内部工作人员职业素养，使其具备正确的价值观念，能够做到爱岗敬业、工作认真严谨、增强人员的责任意识和奉献精神。

四、结束语

新形势下档案管理工作的规范性发展对企业深入发展起着极为重要的作用，因此在实际工作中，企业领导应该对档案管理工作有正确认识，重视开展规范的档案管理工作，建立健全档案管理工作的管理制度，明确人员的责任和义务;加强信息化建设力度，加大资金投入力度购置符合企业发展要求的软硬件設备;重视引入和培养专业人才，全面提升相关工作人员的整体素质和职业素养，让档案管理工作成为企业健康发展的强大推动力。

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