彭江浩

（桂林师范高等专科学校 图书馆，广西 桂林 541199）

近年来，国家对高校越来越重视，经费投入比重逐渐加大。随着投入量的增加，高校图书馆的基础设施和文献资源建设都得到了相应的发展和提升。相对于图书馆而言，高校的二级院系资料室却逐渐边缘化，投入严重不足，陷入发展的窘境。在这样的现实状况下，不少高校便将图书馆与各院系资料室合并，进行文献资源的重新组合。当然有的高校院系资料室并未贸然与图书馆合并，而是继续独立，从属于院系，维持原有状况一如既往地运行着。这两种做法孰优孰劣，前景如何，业内人士均发表了不少意见，可谓仁者见仁，智者见智。在此，笔者在他们论述的基础上进行了更加广泛而深入的研究探讨，对它们或合或分的做法通盘考虑，权衡利弊，分析得失，力求得出更合理、更实用、更科学的方案和策略，供高校决策者们参考，从而建设起更好的高校文献信息服务体系，促进高校教育事业的健康发展。

一、高校图书馆与院系资料室的异同

图书馆是人类科学文化的传承之地，是文献信息的汇集之所。高校图书馆和院系资料室均以收集储藏文献、提供文献服务为宗旨。它们的基本工作目的和内容大致相同，都是用文献资料为师生的教学科研服务。但既然是两个不同的服务机构，自有其不同之处，下面就从几个方面进行对比归纳。

（一）服务对象不尽相同

高校图书馆主要任务是健全全校的文献信息资源和文献信息服务体系，为全校的教学、科研提供文献信息服务，保障高校教学科研的顺利开展。作为一校之馆，它面对的是高校的所有院系，服务的对象自然是所有院系的广大师生。而院系资料室的服务对象仅仅是本院系的师生，即便规模再庞大的院系，它终归是高校的一部分，其服务对象也远比学校图书馆服务的对象少得多，受益的人群很有限。服务功能也只局限于满足本院系师生的教学、科研需要，相对而言是比较单一的。

（二）文献收集的方向不尽相同

文献收集是一个复杂而系统的工作，要将有限的资金准确地投放到专业的建设和发展上来。高校图书馆面对的专业众多，门类庞杂，需要收集很多不同专业、不同类别的文献。如果投放不准确，那么采购回来的图书就会变成真正的“藏书”，藏而无用。图书馆的文献资源采购由图书馆的文献资源建设部执行，采购人员也会因为对各学科的发展了解不多而受局限，所采购的书籍也只是按类进行选取，一般都不是十分精准的。相对而言，院系资料室的图书资料采购就不一样，它的专业性很强，只选取自己本专业的，其他无关的概不理睬。采购时程序也简单，都是精准采购，需要什么资料就采购什么书，努力做到每本书都尽量被最大化地使用，最大化地发挥效益。

（三）管理存在差别

高校图书馆由专职性、专业化的工作人员进行管理，而且分工明确，具体细致。他们当中有负责采购文献的，有负责录入数据的，有负责加工图书的，有负责图书借还的等等。明确的分工能提高图书文献的管理水平，提高文献的运转实效，为读者提供更加专业的服务。院系资料室由于所处地位的特殊性，在很多院系中很难得到高效的管理。那里的管理人员多为兼职，有的甚至根本就没有责任明确的管理人员。这样一来就无法对资料室业务进行深度研究，无法形成专业化的管理和服务，形成不了有机而稳定的体系，更不能建立起共建的长效机制。在不少的院系中，资料室只在有读者需要时才临时开放，其他时间都处于关闭的状态。

（四）管理设备不同

当今世界是一个科技飞速发展的时代。随着网络信息技术、物联网技术、大数据及云计算技术的发展，高校对图书馆投入增加，使它很快进入到一个数字时代，智能化设备的运用也更加全面和深入，变得越来越现代化了。例如，桂林师范高等专科学校图书馆就配备有一卡通门禁系统、视频监控系统、公共广播系统、信息发布系统、智慧图书馆系统、RFID 系统，实现了无线WIFI 的全覆盖，另外还有24 小时图书自助借还机、自助阅报机、自助检索机、自助打印机、研讨室微信预约等。图书馆依靠这些智能系统和设备让服务更快捷更方便，让服务更精准到位，大大提高了图书馆的服务功能。而院系资料室由于处在高校的二级管理地位，缺乏硬件设备的支撑，是很难与图书馆的管理相比的。事实上，不少的院系资料室至今还是采用简单的手工操作，采用老办法进行登记借还，这怎么谈得上智能化的管理呢？

（五）管理方式的不同

现在的高校图书馆基本上都实现了智能化管理，像桂林师范高等专科学校图书馆就融入了大量的“新技术”智能服务，在全区高校中率先实现了刷脸入馆、刷脸借还书等管理方法。各种高科技设备的投入使用，为图书馆节约了人力，节约了服务时间，如此方便快捷的服务受到广大读者的欢迎。而院系资料室的管理就相对落后了，在那里大部分的文献资料都没有进行有效的、规范的加工。有的只是手工登记，更有甚者连登记的环节都没有，致使这些文献资源无法在检索系统中被揭示，造成文献资源的分散，不利于统计和管理。并且院系资料室的面积有限，往往没有空间进行排架，只能是打包堆放或直接堆放，就更谈不上分类了，这也会造成管理上的缺陷。

二、院系资料室是否应该和高校图书馆合并

俗话说，存在的就是合理的。这种说法可能有点绝对，但不能否认其有一定的道理和合理性。高校二级院系资料室也是如此，当年的资料室既然创办了，而且维持了几十年，就有它创办的理由和存在的道理。在未进行全面系统的论证和权衡利弊之前，不能简单粗暴地、不假思索地决定其命运。随意地把二级院系资料室合并到图书馆，或者因循守旧一成不变地保留，都是不明智的。各高校的具体情况不同，自然也不能采用“一刀切”的办法。笔者认为，高校图书馆和二级院系资料室是否合并，最起码应该考虑以下几个方面。

（一）经费的情况

高校图书馆与院系资料室是否需要合并，经费的投入情况是一个需要考虑的重要因素。因为是院系的资料室，资料的采购费用基本上是由院系直接统筹安排的，所以得首先考虑经费这一重要的因素。要充分考虑在院系的预算里是否有资料室的投入预算，院系对资料室的投入是否具有固定性和长期性，是否能保证文献采购的连续性。如果这些都无法保证，那么资料室文献的更新将做不到与时俱进，就会造成文献信息陈旧，而陈旧的信息是无法吸引读者的，对院系的教学科研发展也是有限的。很显然，这种没有经费保障的院系资料室形同虚设，难以为继，已经失去了存在的意义，毫无疑义应该合并出去，另寻生路。

（二）是否有管理人员

无论什么部门机构，在有了场地设备之后，还得有人去管理运行，才能发挥其作用，高校的院系资料室自然也不能例外。必须要充分考虑是否有专职的管理人员，管理人员的管理方式是否合理，这样的管理方式是否能方便该院系师生对文献资源的检索，文献资源的借出借入手续是否方便快捷，是否会造成文献资源的流失等等，这些都需要慎重考虑和论证。高校由于机构改革和重组，不少院系的资料室已经不能较好满足以上的条件了。如果是属于管理欠缺的话，则有必要考虑合并。如果硬要让其勉强存在，也不能发挥多大的作用。就如同“鸡肋”一样食之无味，倒不如弃之为好。当然这样并不同于彻底放弃，而是将其与图书馆合并重组，以另一种形式存在，让它与时俱进地焕发生机。

（三）资源获取的便捷性

作为文献资料管理部门，其贮藏的文献资料是提供给人使用的，必须要做到查阅便捷。院系资料室要考虑其文献管理是否合理，是否做有数据，是否分类排放，是否开通了有效的检索途径，检索之后获取文献的方式是否快捷方便等等。假如院系资料室的文献没有设置有效的检索途径，获取所需资料缺少便捷性，势必大大影响其使用效果。由于条件所限，目前不少院系资料室的文献资料只是大体地分类，随意地堆放，想找什么书往往由需求者自己凭记忆去寻找，根本就谈不上使用的便捷性。像这样的资料室就跟读者自家书房一样，甚至还不如自家书房，因为自家书房自己布置排放的，心中有数，用起来都自由顺手。而院系资料室资料虽然不多，但却不是自己存放的，找起来很费劲，像这样的资料室确实应该考虑与图书馆合并。

（四）文献资源收藏的状况

高校图书馆与院系资料室是否合并还要进一步考虑，要将院系资料室所收藏的文献资料和图书馆内的文献资料进行对比，看看院系资料室拥有的资料图书馆里面是否也有收藏，院系资料室所收藏的文献是否具有系统性，以及这些文献对本院本系的教育、科研有多大的影响。如果院系资料室的收藏不具有系统性，它们对院系的教育和科研没有什么影响，作用甚微，这样的资料室就没有存在的必要，应该考虑与图书馆合并。

两个职能部门的合并不是一件简单的事，合并前要做好准备。首先是资料室文献资料的清点，资产数量明确才能做到更有效的管理。然后是文献资源移交的对接工作，最好是一对一地进行工作对接，有专人进行负责。最后是明确文献资料移交之后用什么方式进行管理，需不需要进行加工处理等问题。做好一系列工作后再合并就能避免责任不清、文献资料丢失等情况的发生。

三、高校图书馆与院系资料室如何协同发展

如果院系资料室还有其存在的必要，那么作为工作职能相同的两个部门，高校图书馆和院系资料室就应该相对独立，不要仓促随大流走合并之路。应该实行充分的合作，协同发展，让其资源互补，满足读者的需要，让有限的资源发挥出更大的功能，为高校的教学科研提供更好的服务。

（一）高校图书馆为资料室提供管理方法

由于种种原因，院系资料室管理人员的专业背景和管理模式都远远落后于图书馆的管理员，对读者的服务方式、方法，对文献资源的整理归纳能力都相对滞后。在高校图书馆与院系资料室的协同发展中，图书馆要为院系资料室提供可行的管理方式、方法。图书馆应该派人负责指导资料室的管理人员，培训他们的图书加工、数据编目、图书分类、借阅等一系列的管理经验，为协同发展提供先进、可行的管理方案。

（二）院系资料室为图书馆提供专业书籍的采购建议

有些图书馆设立了各学科馆员，有的一个馆员负责一个学科，有的一个馆员负责好几门学科。笔者认为，在高校图书馆内，即使有专门的学科馆员，他们对这门学科的认识也比不上院系内专业的老师，所以学科馆员要做好学科服务还是要向资料室的负责老师请教，增加学科服务的深度和广度。

四、结语

综上所述，高校的图书馆和二级院系资料室该不该合并，不能简单仓促地下结论，不能跟风走“一刀切”之路。必须从具体的高校实况出发，对本校的校级图书馆和二级院系资料室进行实际调研，掌握它们的第一手材料，比较它们或合或分的优劣情况。如果合并重组的好处大于坏处，那就考虑合并；如果分开的好处大于合并的好处，那就考虑分开，不要冒失地合并。也就是视具体情况而定，按照趋利除弊的原则进行决策。但无论如何，高校图书馆和院系资料室作为学校的文献资料服务部门，一定要互相配合，协同发展，共同服务好高校的教学和科研，促进高等教育的发展。