张丽华

摘 要：业务系统在各行各业均由不同程度的应用，房地产售楼系统、物业收费系统、电商配送系统、停车收费系统……然而，在业务系统的使用中往往存在着一些问题。

关键词：业务系统  业财一致应对策略

伴随着数字化时代的到来，财务人员也面临着前所未有的挑战。拿着麻袋取现金、财务竞赛敲算盘的时代已经一去不复返了。在今天网上商城通过大数据可以得出哪个地区女人的脚大，哪个地区的人嘴馋，哪个地区冬天穿什么能过冬。在今天房地产商卖房子再也不用手工销控表，物业收物业费再也不用拿着费用明细表挨家擦户去敲门。在今天财务人员再也不用因为差一分钱借贷不平而无法结账，再也不用记账记到手发抖，再也不用抱着账本去查账。然而在所有愈发先进的背后，也给财务人员带来了前所未有的挑战，再也不是会几个excel函数就能做好财务工作。近几年，笔者在工作过程中接触过各类业务系统，在这些系统的使用中，或多或少的存在着一些问题，并没有将业务系统所有功能和效果运用到极致。

一、大数据时代业务系统使用实例

拿一个物业公司的物业费为例，发现实收款项業务系统和财务系统一致，应收、预收信息却不一致，经过了解情况，每个月财务人员根据系统每月自动生成的应收数据确认收入、根据收款金额及收款属性贷记应收账款/预收账款，其他工作均交给系统自动完成，即系统每月自动生成常规收费项目-物业费的应收款，根据预收单收款期间系统核销以前月份已预收本月的款项，美其名曰财务处理没有错，我们都是根据系统数据做账务处理。

二、笔者认为大数据时代业务系统在使用中存在着一些问题

一是数据量庞大，缺乏整体统筹规划。拿举例的这个物业公司来说，在管项目多，房源信息庞大，但却没有哪个部门统筹规划、掌握整体数据。当外部机构核对信息，索要基础数据时，没有哪个部门敢拍着胸脯说，我手里的数据准确无误，而是我的数据都是从系统导出的，你可以直接看系统。这种时候，任何部门都能推脱责任，但笔者认为所有经营数据/所有跟钱有关的数据最后都体现到财务，财务要对数据的准确性负责，所以不管其他部门有没有业务系统的统筹规划，财务也必须要有统筹意识。

二是财务人员对业务系统不够熟悉、参与度不够。很多时候业务系统都是基于业务部门的需要而引进的，财务对其功能不够熟悉。一个系统引进后，财务对该有的权限、该进行的操作，该启用的模块，并不熟悉，致使系统使用混乱，或者是达不到预期使用效果。

在很多财务人员看来，业务系统是业务部门的事情，财务只跟收付款有关。熟不知，除了收付款，还有许多影响收付款的因素。比如说，上边物业公司的例子，财务只根据系统生成的当月应收物业费数据记收入，如果系统生成错误是系统的事，而影响当月应收数据的因素如房源面积信息及其收费标准、开始计费日期等是不是齐全，财务人员往往没有想到。如果从录入房源信息财务就参与进来，由财务来锁定房源信息及其收费标准，以确保每月的应收款数据准确。

三是财务人员缺乏业务系统与财务系统的勾稽核对。还拿上边物业公司的例子，如果财务人员掌握了每个项目的月应收数据，确保业务系统应收生成准确，每月核对优惠信息及应收、预收的过程数据和结果数据，我想这个系统的使用一切均在财务掌握中。

四是财务人员对信息安全的认知不足很多财务人员业务系统密码设置简单、易于破解，日常登录为简便起见采用系统记忆密码自动登录。熟不知，这些都给有心人留下了可操作空间。对于权限的设置，只是简单根据各个部门提出的各自权限需求建议，没有从内控考虑各个部门权限设置上的互相制约。

五是业务系统本身存在一些问题或业务系统本身设计并不完善，对于新引进的业务系统一定要与传统手工并行，在并行过程中充分使用各个功能。

业务系统都是由专业计算机人员开发设计，结合业务系统使用行业专业人员建议，但中间如果考虑不全面或者是试用时间短、在功能试用上不充分，有可能导致使用过程中出现问题，这就需要对于新引进的业务系统一定要与传统手工并行，在并行过程中充分使用各个功能模块。对于并行过程中发现的问题及时沟通，交专业开发人员处理。

三、大数据时代业务系统使用中，笔者提出的几点应对策略

整体统筹规划，熟悉业务系统，增加财务参与度.从系统引进时财务便开始参与进来，熟悉系统各功能模块。掌握各功能模块操作及其关联性，提出财务岗权限建议，除基础的财务操作岗权限外，应设置与财务数据直接相关的审核等权限。对于各部门、各岗位权限设置需求等也要进行内控评估、统筹规划。根据业务性质需求，结合财务数据要求，设置修改/变更权限开放时间。比如，对于已结账的月份所有数据进行锁定;对于未接收的订单才允许修改。

加强业务系统与财务系统的勾稽核对，对于业务系统所有能够产生的财务数据进行核对，保证业财一致。之所以造成业财不一致，主要是因为缺乏勾稽核对，只有对期初数据（初始性数据）、本期发生数据（过程量数据）及期末数据（结果性数据），进行充分核对，这样才能保证每期的数据准确性。

发现差异，一定要查明原因，掌握正确的处理方式。例如发现预收期末数据错误，不能直接修改期初数，而应该查找原因，正确处理。

加强学习培训，提高财务人员自身素质。每个业务系统，都有它的设计理念，各个环节都有内部勾稽关系、都有它的取数逻辑。但这些勾稽关系和取数逻辑，都是根据业务特点设计，这就要求财务人员不但要加强财务知识的学习，也要加强经营业务的学习。

总之，在大数据时代背景下，财务人员要加强自身学习，在业务系统使用上统筹规划，加强核对，确保数据准确性。