马艺铭

摘 要 经济与社会全面发展之下，现代化水平逐步提升。目前我国管理领域中，档案管理信息化就成为主要的趋势。本文主要以档案信息化建设的实际情况出发，对于实施信息化建设重点分析，能够有效促进档案信息化建设顺利进行，也能够积极的促进档案管理领域的发展。

关键词 档案信息化;档案信息化建设;工程档案管理

档案信息化的转变是根据目前大量的馆藏档案来进行，不会造成任何原有档案信息内容的改变，能够对于档案内容和形式方面做出必要的改变，能够应用到社会的各个环节中，可以实现资源共享。档案也能够满足信息化处理要求，与其有着很多有价值的信息存在直接的关系。

1档案信息化建设的含义

“档案是历史的原始记录”，这些记录就是信息。但是在此时我们需要充分的了解信息化不仅仅是从档案自身蕴含的信息，还包含经过处理之后与社会信息融合之后所能够获取更加广泛的信息。结合这一方面分析，档案信息化为如下两点：其一，狭义上的信息化，就是结合实际需要来实现档案内容的信息化改变;其二是广义的信息化，这就是要和档案信息结合当时的社会政治、经济、文化等多个角度来进行融合之后形成信息化。因此，档案信息化建设就是要以现代技术作为出发点，一方面应该保证档案信息能够融入社会体系之内，发挥出其重要的作用;另一方面能够实现档案信息和其他社会信息融合应用，能够被大量的应用到社会中，以服务社会。这两个方面并不是单独存在的，而是相互联系与促进的。因为档案信息只要是被社会大众所使用，狭义档案信息化会和社会存在直接的联系，应该能够实现更多的交流与传播，就能够形成其他形式的信息，这样就是广泛意义之下的档案信息化[1]。

2促进档案信息化建设的几点建议

2.1 档案工作人员要树立档案信息意识

马克思主义哲学理论中，最为重要内容就是意识能够实现能动性标准，可以更好地促进社会的发展。而档案意识在单单信息化转变中会存在较高能动性，可以使得档案信息化建设顺利进行。因此，通过档案信息化的建设就能够实现观念信息化。档案工作者是推动档案信息化建设的主要动力，他们会给信息化建设起到决定性的影响作用，所以只有档案人员具备较高的档案信息化建设意识，并且意识到该工作的重要性，档案工作者将档案信息化建设作为自己的历史使命，能够积极做好各项信息化转变工作，与社会事业联系起来，最终提升档案信息化转变速度。

2.2 提高档案信息化水平技术

（1）结合当前的应用标准，配置足够的硬件与软件，然后通过计算机软件进行推广和使用，并且建设平台，保证档案信息化工作可以有序组织和进行，为整个领域发展起到一定的促进作用。

（2）档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入能够实现档案信息化转变，并且可以把所产生的结果直接输入到系统内，然后进行分析，就能够从根本上实现整个系统的控制，设置统一格式与标准，然后形成纸质与电子档案双重模式，可以降低劳动强度，实现信息化快速转变。

（3）对上网信息进行密级界定。首先应该明确具体的密级标准，然后就是进行室藏档案公开、内部、保密与机密方面的确定;其次，应该进行档案信息应用者实施网上身份认证，确定使用者的权限，以提升系统运行的安全性。

2.3 提高档案信息管理水平

信息技术之所以能够有效的推广使用，与电子政务的实施存在着必然的联系，同時也是档案建设转化成为信息化的主要趋势。现代社会，计算机管理已经全面的应用，计算机管理软件给档案管理现代化转变起到了积极的促进作用。

（1）电子档案文件数量大幅增加，如何才能更好地提升管理效率就成为当前的主要问题。我国已经开始逐步推广和实施档案信息化建设的标准，通过有效的约束档案信息化管理工作来促进信息化快速转变，为档案信息化的转变起到有效的促进作用。

（2）档案管理软件主要面对的对象就是电子文件，所以应该选择最佳的档案管理软件，这样可以提升管理效果和水平，电子文件是信息资源，利用先进软件来实现整合与应用，能够使得电子文件形成单位进行积累，也是社会发展的重要基础内容。

（3）要想保证档案信息化顺利开展，必须要选择最佳的管理软件，这是基础条件。信息化建设的基础理论，就是要通过先进档案管理软件来实施，如果只是应用传统管理方式来转化成为电子文件，应用效果是比较差的，档案管理软件可以实现智能、高效与快捷，能够给信息化管理提供良好基础，保证档案信息化工作可以有序组织开展，促进工作效率的提高。

（4）根据安全性要求，具备较高水平的管理软件自身就带有安全性系统，比如访问权限、安全等级、密码设置等，这样能够给电子文件管理与应用提供良好基础条件，保障信息的安全性[2]。

3推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向

工程建设环节中会存在大量的档案形成，这是一个比较漫长且非常复杂的过程。根据工程立项到最终验收的整个环节，档案收集与整理都是工程企业内部多个部门来进行的，这就导致工作量比较大，难度也非常高，会给企业的管理工作效率和水平存在直接影响。

（1）投入加大力量开展档案信息化建设，选择符合企业档案管理的软件，然后明确具体的档案信息化管理工作制度，不断转变思想观念，突破地域等方面的限制，提高共享水平，进而可以创造更高的效益。

（2）档案管理人员应该积极学习先进的计算机管理知识，要掌握计算机管理系统，能够和本单位软件开发管理人员合作，能够了解信息化管理标准，可以确保其信息化工作状态处于最佳条件之下。

（3）数据质量是计算机管理系统成败的重要因素，要严格控制数据质量，确保各项数据都能够达到全面性的标准，否则系统根本不能正常的工作。应该建立完善的审核管理制度，加强数据的管理与审核，提升总体档案信息化水平。

4结束语

通过计算机的应用可以提升管理效率和水平。计算机是现代社会产物，对于各个行业的发展影响是巨大的，同时使得信息化档案管理更加顺畅进行，通过计算机可以实现档案管理顺利进行，也能够给社会发展提供良好基础，转变人们的工作与生活方式。

参考文献

[1] 张海燕.电子技术在档案信息化建设和管理中的作用[J].电子技术与软件工程，2019（3）：211.

[2] 高萌.档案信息化建设与工程档案管理的重要性探讨[J].办公室业务，2019（15）：61.