王红娜

摘 要：信息化手段有利于提高高校档案管理工作的效率和质量。本文对目前高校档案管理中存在的问题进行了简要分析，提出了管理制度、人才队伍、技术水平三方面的不足，为了改善这些问题，本文从健全制度、培养人才、提升技术、做好服务角度提出了发展策略，以促进高校档案管理工作的开展。

关键词：档案管理;共享平台;信息服务

随着信息时代的到来，大数据、云计算技术的不断出现，传统的纸质档案管理模式已经不再适用于今天，信息化档案管理系统的建立是必然趋势。信息化档案管理系统拥有存储量大、搜索方便、使用便捷的优势，有利于进一步提高高校档案管理的水平，为档案管理工作提供一条新的发展路径。

1 信息时代高校档案管理中存在的问题

1）管理制度不完善，重视程度不足。档案管理工作涉及很多环节，如收集、整理、传递、录入等，一个环节的失误很可能造成最后信息的错误。目前很多高校档案管理制度还不完善，对于管理工作只是传达一下工作流程，没有建立明确的制度规范和监督规范。制度也应该随着时代的发展而更新迭代，当今许多管理规范是在纸质时代所建立的，已经不适用于信息化时代的管理工作，进而延缓了信息化的流程。

许多大学生甚至高校老师不了解档案的重要性，对于自身档案没有充分重视起来，在需要使用时经常发生问题。这是由于高校没有对档案的重要性进行着重宣传，没有将档案工作的意义渗透在日常的学习生活中，也造成了收集信息时的不理解、不配合。

2）档案管理队伍人员素质不足。一些档案管理人员自进入到信息化时代之后，并没有及时转变自身的管理观念，提升自身的管理水平。一部分管理人员仍然认为档案管理工作可有可无，对于档案的录入和整理十分敷衍，导致后续使用时出现很多问题。高校对于档案管理的重视程度也不够，对于档案管理工作投入的资金少，对于工作人员的监督管理松懈，导致管理人员没有正确认识到自己工作的重要性，对待工作就是得过且过，缺乏积极性。信息化管理工作对技术要求更加严格，需要管理人员掌握必备的计算机技术和档案管理知识，但是多数管理人员的专业知识不足，技能水平达不到标准，没有必要的信息筛选和处理能力，对档案管理工作造成极大影响。

3）技术水平低，开发利用程度不足。信息化档案管理系统的建立主要依托于技术的进步，但目前高校档案电子化管理中的技术使用还不够先进，配套设施还不够齐备。首先，一些老式的纸质档案需要进行电子化处理，对于一些照片、图纸等信息需要高清晰度和分辨率的扫描仪和显示器进行录入和显示，但許多高校没有配备相应的设备，导致一些图纸即使录入之后的清晰度也不够，造成后续查找使用时的不便。其次是管理人员对于档案系统的分类、编辑工作做得不好，档案的分类不明确，经常发生多个类型的信息混在一起的情况，没有良好的编辑管理技术，导致在搜索时，只能通过关键词来找到所需信息。再次，高校档案需要建立数据库系统，将各地区、各高校的信息上传至云端，形成统一的大数据系统，但很多高校的数据库建立还十分缓慢，一些建立了数据库的高校，在数据库安全性方面也做得不够好，经常发生信息泄露的问题。数据库的形同虚设导致高校对于档案资源的开发利用程度不足，对于一些档案的开放工作还停留在表面。最后，数据信息虽然不像纸质信息一样会随着时间造成信息丢失，但还是要进行定期维护，及时更新过时的档案信息，检查系统是否有漏洞等[1]。

2 信息时代发展高效档案管理的措施

1）建立健全档案管理机制体制。高校首先应该对档案管理建立相应的管理制度，从制度层面规范档案管理的标准，对于工作流程做出详细的规范，在工作中要使用工作术语，统一信息录入的格式，明晰档案使用的情况和流程。同时要建立好管理责任制，对于每一个工作环节都应该有专人负责，在完成工作后要进行签字，理清各部门职责，避免有责任交叉的真空区域，在发生问题时要追责到人，严肃处理。

2）培养专业人才，树立管理意识。档案管理人员的素质水平决定了管理工作的质量。首先要提升管理人员的管理意识，树立开放意识，除了一些涉及机密信息的档案不予公开，其他信息应该允许高校师生进行查看使用。树立效率意识，每年的迎新季和毕业季是档案管理工作比较繁忙的时期，管理人员应该做好提前规划，可以将一些能提前收集的信息和整理的工作做好，及时高效地完成档案的迁移、收入工作，在规定的时间内服务好高校学生。树立责任意识，档案信息的管理工作是连续的过程，对于需要更新的信息和修正的内容，管理人员要认真负责进行及时修改，要对自己录入和整理的信息负责，避免因为人为原因造成信息错误。

其次是要学习一些专业技能，高校应该引进专业的管理人才和技术人员进行档案管理工作，定时举办培训课提升管理人员的计算机使用水平和技能。管理人员还要学习一些管理学的知识，提高工作效率和水平。

再次是要调整自己的工作方法，档案管理人员在日常工作中往往需要同时进行收集和整理工作，二者是相辅相成的。管理人员在收集信息时就应该有整理的意识，将同类型的信息放在一起，方便后续精细化整理。不同的信息重要程度不同、上交的时间不同，所以也要做好的时间管理和重要性排序，将紧急的、重要的管理工作提到前面来做，避免耽误后续工作的进展。对于资料的收集一定要全面且准确，因为信息可能散落在不同的地方和人员手中，管理人员要全面收集、认真比对，杜绝错误信息的录入。

最后要树立法律意识，学习法律知识。档案信息涉及一个人的个人隐私，管理工作中要保证档案的安全性，管理人员要学习相关法律法规，树立安全意识，提高工作的规范度，保证档案的安全。高校也可以设立专门的监督部门对于档案人员进行监督，防止泄露信息的事件发生。

3）提升电子化水平，建设共享平台。发展信息化档案系统首先要将老旧的纸质档案进行电子化扫描和录入，完成档案的电子化转移。管理人员要对扫描后的档案及时进行分类和整理，使之符合信息档案的要求和规范，以此实现后续信息的利用和服务。档案信息由于归属多个部门管理，在收集时会有一定的困难，在信息技术的帮助下，建设信息共享平台有助于实现档案信息的交互和联通。也可以使用接口方式实现信息共享，在管理系统中添加电子文件归档接口，实现文档在线归档，并且可以自动生成文件编号和文件目录。大幅提升管理人员的工作效率，极大地节省了人力成本[2]。

4）提供档案信息服务功能。档案系统的建立最终是为了服务于高校师生，所以在信息服务功能上应该进行不断创新。在进行档案查询时，高校师生可以通过自助终端进行查询和打印，简化步骤。对于一些档案信息修正的申请，管理人员要认真耐心地教导学生申请的流程，积极帮助学生办好办妥，构建服务型档案管理部门。目前高校师生中还存在一些对于档案问题不清楚，没有渠道询问的问题，档案管理部门应该建立信息交流平台，对师生提出的问题及时进行回复，将被动服务转化为主动服务。在毕业生的档案转出时，管理人员可以通过短信、微信的方式进行主动通知，方便学生对自己的信息有所掌握。

3 结束语

综上所述，为了推进高校档案管理系统向综合化、规范化、信息化方向发展，高校必须跟上时代步伐，做好制度建设、设备配备;管理人员要提升自身服务意识，提高服务水平。信息化档案管理制度的构建依托专业团队和多元化的渠道，有助于推动高校教育、科研等工作的开展。

参考文献

[1]金江梅.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究[J].兰台内外，2020（16）：4-6.

[2]陈方方，何丹.信息化时代高校档案管理系统研究[J].中国管理信息化，2019，22（23）：160-161.