栗琳?李军艳?王洪茹

摘 要：本文从数字化档案建设的意义、必要性，结合本单位工作实际情况阐述数字化档案建设的作用，数字化档案建设工作能更好地推动档案管理工作的开展是必然趋势，实现档案信息资源共享。

关键词：档案;数字化档案;计算机网络;PDM系统;必要性

随着大数据进代的来临，计算机技术和现代通信技术得到快速发展和广泛应用。档案数字化的发展成为一种必然趋势，是新世纪档案事业的发展方向，而数字化档案也亟待更为广泛地推广。

1 数字化档案建设的意义

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描矩阵CCD技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用实现资源共享。

档案记载着各个时期发展阶段的历史过程。传统的档案都是以纸质材料为主，整理纸质档案工作繁琐，修补裱糊、装订等周而复始重复做工、劳动强度大。如果从万份纸质的文件中调出一份文件非常费时，而且纸质文件放置占据档案室的空间很大。档案数字化就是将传统的纸质载体档案通过计算机等现代化技术加工成数字档案，通过互联网检索、阅览电子档案，可以足不出户查找和借阅档案，档案信息资源共享，提高档案管理水平和效率[1]。档案数字化將会使档案工作进入一处崭新的工作环境，是实现档案管理现代化的前提和基础。

2 数字化档案建设必要性

根据我所实际情况来看，开展档案数字化无疑是最好的选择。我所具有六十年发展历程，建设初期形成科研、产品档案、基建、设备等档案。由于当时的历史条件所限，档案资料都是科研人员手写稿，图纸是手绘制而成，往往归档只有一份，成为“孤本”。保管期限永久的部分档案纸质已发黄变脆、图纸的尺寸标线、字迹模糊不清晰。产品图纸由于频繁利用导致破损严重，需要拿出底图在晒蓝机重新晒制，反复的晒制导致底图多次受高温侵害，纸质变脆破损，严重影响到了底图的寿命。开展档案数字化是对纸质档案最好的保护，延缓底图的寿命，推行数字化档案建设工作势在必行。

3 数字化档案建设推进工作及作用

由于资金、设备、人员等众多原因，我所开展数字化档案工作时间不长。制订的方案是从众多科研项目中筛选出急用、常用、典型科研项目和2015年验收产品为依据转换成数字化档案。档案文件在计算机网络化处理下，实现了纸质档案变成了档案数字化的过程。创建网络版文件替代了原始纸质文件，备份并保存。原始档案妥善封存，有效地延长了档案原始文件的保存价值及寿命。

3.1 由纸质档案转化成档案数字化的形成过程

首先从档案库房中调出需要扫描的档案案卷，拆卷、校对档案页数，然后进行数据采集。其次在计算机中编写新的档案卷内目录，利用高速扫描仪对档案进行扫描案卷内容，查看扫描图像、产品图样进行纠偏、去污、去黑边等处理;第三步校对电子目录是否与原始档案目录一致，核对文件材料前后顺序是否完整、齐全，这只是初步审核;第四步将档案原件与计算机中扫描数据再一次复核，确保准确无误后，原始档案按照原来的卷内目录还原;最后装订成册、归档入库。计算机扫描数据加以保存、备份、上传服务器。数字化处理档案材料无疑是对其原有档案更好的保护，防止部分档案被篡改。整个过程环环相扣，相互配合，以流水线的形式完成整个信息采集。由纸质档案转化成档案数字化共完成315个历史产品并在PDM系统中得到了推广应用。数字化档案工作可谓任重而道远，它是完整有序的一个体系，其工作量颇大，需要强大的人力、财力、物力的支撑，我们继续努力完成这项艰难又艰巨的任务。

3.2 数字化档案查询便利、快捷

传统纸质档案“孤本”现象对于数字化档案来讲不会存在，免去了一份档案反复复制、转移的繁琐程序。通过数字化档案解决了科研人员多人不能同时借阅同一份文件这种尴尬的局面;可以进行不同地域之间的文件传输，节省了纸质档案占据大量库房空间的弊端，科研人员在众多参数中准确找到想要的数据，缩短查询档案时间、提高检索速度。

我所已完成了多年取得的荣誉证书、专利证书传输工作。在OA办公系统中形成了数字影像、图片。如果借阅证书流程审批手续通过后进入中“知识信息平台”的“共享资源库”菜单列表中“员工成果子库”，其分为“专利、论文、证书、标准、奖项、其它”六种子库，找到相应的子库输入需要查询内容，搜索查询。举例：输入 “一种XX的检测方法”成功搜索信息、读取信息，获得信息点击下载保存瞬间完成。OA办公系统获取专利与“中华人民共和国知识产权局”官方网站查询内容一致，具有法律效应。根据计算机网络获得的档案信息，查询时间短、检索速度快捷的特点。

4 数字化档案建设的意义

4.1 提高经济效益

档案从传统的纸质档案转化成为数字化档案形式各不相同。将纸质的档案载体信息转化成了机读档案，减少了保管存储的费用。从档案库房管理的角度，纸质档案占据面积大，借阅时反复复印翻阅案卷纸张，档案纸张磨损快;转化成数字化档案节省了大量的空间，避免了档案纸张磨损快，节约了纸张消耗，节省了成本，节约科研人员宝贵时间，提高了经济效益。

4.2 提高档案人员的专业水平

根据兵器集团公司《中国兵器工业集团公司档案工作评价标准》中规定专职档案人员学历在本科以上者可得满分，否则扣分。新一代的档案人员是能熟练操作高速扫描仪，看懂简单产品图和影像图，掌握计算机等基本专业知识的复合型人才，致使档案人员要不断地学习专业知识，也要与时俱进，提高自身的档案业务水平和素质同时，更好地服务于社会。

4.3 体现社会价值

档案是一种丰富的信息资源，它记载着各种历史时期发展阶段的全过程，其自身的重要性日益彰显出来，它的社会价值是社会历史发展过程中不可缺少的，它承载着过去却被现在所利用;档案数字化建设是顺应时代的潮流，是时代发展新要求、新举措。不同领域、不同行业传承着人类的文明，为社会政治经济建设服务，有力地推动各项事业的建设发展。

综上所述，随着时代的发展传统的档案已经不能满足人们的需求，我们必须转变发展理念，对档案资源进行整合、集约管理，有效利用互联网技术，制定相应管理标准、建立管理体制，合理规划，合理布局。只有通过实现档案数字化建设，才能推动档案管理由传统的封闭型走向开放型，最大限度地实现档案信息资源共享。

参考文献

[1]郭婉强.浅谈档案数字化建设的作用和意义[J].办公室业务，2017（6），175.

作者简介

栗琳，兵器工业集团第五三研究所，从事档案管理工作，主要负责科研档案、产品档案，底图管理工作。

李军艳，兵器工业集团第五三研究所，从事图书管理、信息知识管理系统管理、应用工作。