罗泳江

关键词：高校财务  流程再造  信息化

随着高等教育事业的迅速发展，高校外部环境和内部管理体制都发生了很大变化，传统的高校财务管理模式及运行流程正面临着严峻的考验，财务部门的业务量成倍增加，财务工作人员又面临高校机关精简的压力。为适应形势发展的要求，高校财务部门一方面需要加快推进体制机制改革、加强专业团队建设，通过提升服务质量、精简工作程序、完善内控制度来更好地满足学校教学、科研和各项事业发展的需要;另一方面，通过与现代信息技术的有机结合，建立健全技术保障体系，进一步推进财务信息化建设，发挥信息技术的优势，运用新的理念、新的思想来推进高校财务管理的持续进步和高水平建设。

一、 高校财务业务流程及流程再造概述

简单理解，流程就是做事情的顺序。在《朗文当代英语词典》中，流程（Process）一词被解释为“一系列相关的人类活动或操作，被有意识地用来产生一种特定的结果”。高校财务流程就是在长期的财务管理实践工作中，形成的具有一定规律、比较全面的、系统的工作程序或操作规则。美国麻省理工学院迈克尔哈默教授1990年在《哈佛商业评论》上首次提出了“业务流程再造”理论并将之引入到企业管理领域，给全世界带来了一场流程再造革命。

随着流程再造理论被广泛应用到其它各类组织的自身改造之中，带来了成本、质量、服务、效益等指标的明显提升。从一种颠覆性设计工作方式和工作流程的角度来看，流程再造理论在高校财务管理中同样具有指导意义。

整体来讲，流程再造就是为了获取绩效的明显改善，根据竞争环境和服务对象需求的转变，对组织的原有业务流程进行“颠覆性的重新思考”和“彻底的重新设计”。流程再造的过程主要包括三个环节：业务流程调研、分析与诊断;业务流程的再设计;业务流程重组的实施。

依据业务流程的变革程度和性质的不同，流程再造有三个层次：

第一，简单改变。即改进某些低效或无效的流程，将有关操作简单地转变为自动化处理。这种方式既可以优化流程，对业务流程和组织的影响也最小，适用于管理程度、信息化应用水平不高的高校。

第二，追求大规模的变化。通过重新配置高校内部资源、减少冗余流程、信息共享等进行跨部门的流程优化。适用于管理程度较高、人员素质较好、信息化应用达到一定水平的高校。

第三，流程再造。属于最高层次的再造，也可以说是在一张“白纸”上重新设计。这一层次的流程需要财务人员积极参与本部门的流程设计外，还要参与高校整个业务流程的设计等，实现高校财务与业务的有机融合。

二、C大学财务管理现状与分析

（一）管理现状

学校实行“统一领导、分级管理、集中核算”的财务管理体制。C大学财务处为学校的一级财务机构，统一管理学校财务工作，管理、核算和监督全校各类经济活动，全过程参与学校重大事项的决策、统筹和协调工作。财务处下属机构将财务管理和服务相分离，分别设立了管理办公室和会计核算中心，其中管理办公室重点负责预决算的编制、内控、收费、票据、薪酬、国库及财务系统等管理，并对校内会计活动实施监督;会计核算中心负责全校的财务核算、资金结算等业务，主要承担会计服务的职能。

C大学于依托校园网建立了多校区实时处理的财务管理系统，并建设门户网站和财务管理平台，经费使用单位和个人可线上实时查询财经政策文件以及经费使用情况和收支明细。

目前C大学使用的财务管理系统与学校其他职能部门的管理系统尚未建立公共基础数据库，部门之间的数据传递相对滞后。学校各个部门的管理系统，因其开发环境、数据信息格式各不相同，数据共享性差，仅能满足本部门管理要求，无法满足学校统一管理的需求。

（二）调查分析

通过参阅已有资料，根据本研究整理调查问卷，围绕C大学，在收费流程、预算管理流程、财务管理流程、核算报账流程和信息查询流程几个方面展开，运用方差分析、相关分析等方法对问卷数据进行统计分析。

问卷有25个问题，主要了解C大学财务业务服务对象也就是师生对财务各流程的使用情况，采用五点量表法，5表示流程非常高效便捷，1表示流程非常不高效。

考虑C大学财务部门的实际情况及问卷发放的可行性，本次问卷发放范围为C大学中使用经费的部门、学院以及有经费使用的财务操作人员，采用随机抽样的方法在各校区核算中心随机发放进行调查，共发放并回收问卷150份。

将有效的统计问卷数据进行描述统计，得出如下结果（表1）：

表1 变量平均值、标准差表

图1 不同财务流程总体分析图

1、财务业务流程总体评价分析

各維度的分析结果如图1所示，C大学财务流程6个维度总和和均值差为16.4±2.37，其中二个维度均值在3分以上，表明C大学财务业务流程总体基本比较合理，然而，其他四个维度的收费流程、财务预算流程、财务管理流程、信息查询流程平均得分在3分以下，其中财务管理流程平均得分最低2.43分，是以后进一步优化财务流程的重点。

2、财务业务各流程评价分析

（1）收费流程。在收费环节流程中，平均所得并不高，低于中位数，其中所缴资金的安全性平均得分最高：2.66分，票据获取的及时性次之，平均得分2.61;缴费渠道的便利性平均得分最低：2.55。

（2）财务预算流程本维度评价平均得分为2.57分，低于中位数，说明这一环节有待改进的。其中预算申报方面略高，平均得分2.77分，预算报告及时并有满意的报各和分析结果平均得分最低：2.33分，低于一半的水平。预算的编制、调整、执行平均得分都偏低。

（3）财务管理流程。六个维度中，本流程评价得分最低。四个因素中，业务量因素得分最低2.34分，所在的校区对于财务业务流程的影响及体验也仅得2.35分，办事效率和机构设置得分略高。

（4）预约、报账流程。本维度平均得分较高，平均得分3.02分，其中报销酬金及发放的便利性、校内经费结算的报账、对报账体系业务流程总体的繁简程度这三方面得分较高，均在3分以上，酬金发放的便利性，3.73分为最高分，原始凭证的递交、固定资产的报账、酬金报账这三方面平均得分在3分以下。

（5）信息查询流程。本维度对信息查询流程进行分析，平均得分为2.74分，低于中位数，也是有待改进。四个影响因素中，其中财务相关规定政策在办理业务过程中的获取体验平均得分较高：3.55分，对数据共享与传递、科研人事等部门相关的信息在财务系统中的运用、会计档案使用三方面平均得分均在3分以下，也是值得关注和优化。

三、财务业务流程改进策略

高校财务流程再造应该不只是现有流程的自动化，而是要充分利用现代信息技术和创新思维去再造财务工作流程。其目标是建立起既完善合理又科学规范的财务管理服务体系，实现财务系统集成管理的最大价值。高校财务流程的优化不仅局限于自身的改造，更应服务于学校中长期发展规划中，结合实际情况，以业务实现为核心，分别制定长远和近期目标，采取小步快跑、循序渐进、逐步完善的策略。

从长远看，随着高校改革力度的加强和自主办学程度的加深，财务的流程再造目标应强化财务管理在学校资源配置中的作用，发挥财务系统对学校决策支持的服务功能，突出财务管理在学校计划和预算中的主导地位，提高财务工作运行效率，实现大学财务信息的公开化、服务化。

因此，高校应结合校园网建设、部门业务系统和财务系统建设情况，在学校业务流程规划和财务流程再设计的总体指导下，在理顺各类管理业务流程与财务业务流间关系的基础上，充分运用各种信息技术，建立公共数据共享平台，从技术层面上逐步完善各系统功能，保证业务层面上新财务流程的实现。

四、具体措施

（一）核算管理体制及财务机构设置优化

针对校区分散、学院规模不一、科研强所经费量大等现状，可以实行财务集中核算与二级核算相结合的管理体制。学校的财务政策、资金、会计核算与会计人员由学校统一管理，各校区设立会计核算中心，满足学校行政管理部门及学院的项目日常财务管理需要;为经费规模大的学院设立二级核算，提供内部独立核算;对经费量大的科研强所，可以委派科研财务助理专职报账。

重构财务组织结构，建立以流程为导向的组织机构。改变目前面向职能而非面向流程的设置机构弊端，将管理与核算相分离的基础上，以网络传递为依托，从师生需求入手进行细分，兼顾财务管理与工作业务流程。

（二）缴费流程优化

建立全校统一的一站式网上缴费平台，缴费更便捷，管理更通畅，监管更全面。优化后的缴费流程支持各种费用项目，通过平台直接缴费，也可提供缴费接口;支持各种缴费形式;即时、多维的缴费分析;与票据管理紧密结合，包括票据出库、入库、领用、缴回管理以及缴费过程中票据监控;与财务系统接口，自动生成核算凭证;与校内业务系统共享数据。

图2 再造前、后财务处组织机构对比图

（三）预算管理流程优化

建立全面预算管理系统，以项目库为基础，将全校收支均纳入系统之中，实现校级预算编制、二级部门预算申报、财务预算批复、预算下拨、执行监控考核、预决算报表编制等，预算内容全覆盖、编制执行全流程的管理。预算申报流程灵活多样化;预算数据编制方式多样化;与财务核算系统无缝连接，预算下拨数可直接转化为预算下拨凭证并保存到核算系统中;亦可将核算系统中的收支发生数自动生成项目执行数，实现预算申报、下拨、执行的分析监控。可与财务数据分析模块紧密结合，为财务数据分析驾驶舱提供必要的数据来源。

（四）网上预约流程优化

将酬金申报集成到网上预约系统，流程优化后的酬金网上申报业务将与项目预算管理紧密结合，使得申报人在项目预算控制范围内进行酬金申报。

再造后的资产管理流程与设备、总务等实现业务数据实时交换，实现设备家具资产从购置、使用到报废的标准化、规范化管理。

在报销单投递环节，通过设置“自助投递箱”、建立报销单物流跟踪系统以改善报销体验。在此基础上，可引入电子票据上传和审批人数字签名，用线上审批方式真正实现网上报账。

（五）信息查询流程优化

在优化信息查询流程方面，建设基于财务业务的信息发布平台，多种手段齐下，形成师生与财务部门的良性互动。建设电子财务档案系统，提高财务审核工作的效率，以便日后大量的审计检查和取证工作。充分利用移动便携设备及新媒体工具，改善用户体验。

（六）分析决策流程优化

建设财务分析决策系统，以财务数据为核心，贯穿于学校财务管理全过程，实现学校预算、核算、报表三大体系的无缝对接;完成学生、教工、资产、财务等多维数据的整合与挖掘;搭建校院两级管理的业务工作平台。

五、总结和展望

经过实施流程再造，财务工作将以两方面的特点展现：

第一，业务处理流程发生了根本变化。经过梳理分析并整合各流程，把工作流贯穿于系统中，实现信息流与业务流相衔接，构成一条符合财务业务处理规范和信息管理特点的主流程。

第二，管理方式发生了根本变化。基于信息技术和跨部门流程的有机结合，形成了分工更合理，职责更明晰的全新工作格局，建立起“以流程为导向、以师生为根本，管理更专业、服务更优质、运作更高效”的管理机制。

财务服务无止境，高校财务业务流程重造亦没有终点。随着新的技术不断涌现，财务管理应放在如何创新，特别是在业务流程的创新上。业务流程再造是一个循环往复的不断的创新过程，需要不停的思考發展方向，又坚持不竭地进行日常改造。当然，流程再造的意义也不仅仅在于再造了几条流程，更重要的是需要建立起能够持续进行流程管理的体制和机制，对高校管理和决策提供更有价值和意义的服务。

参考文献

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