靳军

摘 要：在机关单位的内部管理工作中，档案管理是需要高度重视的工作内容。档案管理工作是机关单位管理工作的一部分，是提高档案运用的工作质量和工作效率的必要条件，同时也是维护历史档案的一项重要工作。本文主要论述机关档案工作管理中规范化和标准化的重要环节，进而分析管理过程中的问题所在，提出相应的解决策略。

关键词：档案工作;规范化和标准化;解决策略

机关单位是国家为行使其某种职能而设立的各种机构，其包含有包括国家元首、权力机关、行政机关、审判机关、检察机关和军事机关。而机关单位中的档案管理工作是其工作内容的重要组成的一部分。随着信息化技术的发展，机关单位对档案的管理工作也呈现上升的趋势，对管理的要求更高，要做到符合规范化和标准化的基本特点，因此机关单位要通过科学合理地进行档案的有效管理，并优化和改进管理工作传统的管理方法。

1 档案管理中规范化的重要性分析

档案管理的管理作用看似没有大的作用和贡献，但是在实际发展中却关系到机关单位或是企业是否能够健康发展重要因素。在机关单位中档案管理工作也是其重要的工作组成部分，档案管理工作的质量和效率会影响整个机关工作质量，也是维护和保护历史发展的一项关键性的工作。在档案管理的过程中，科学性的管理办法是档案顺利管理的保障，是一个机关单位管理水平的体现，更是档案管理实现规范化和标准化的科学依据。为了能够在需要的时候迅速从档案库中准确地调取资料来进行全面、科学的分析内容，我们就必须制定好档案管理工作的制度，善于从以往的档案管理工作中“取其精华，去其糟粕”来不断发展和提高档案管理效率和质量，从而实现优质的现代化档案管理。

2 档案工作规范化标准化管理存在的问题

档案管理在机关单位中仍然存在一些不足的管理现象，档案规范化管理是实现档案管理现代化、标准化、正规化的重要环节，针对这些问题主要突显在以下的几个方面中。

1）缺乏领导的高度重视。在我国一些机关单位中一些主要领导对档案管理的工作认识不足，对档案管理工作的重要性理解不足，其档案管理方法还是沿用传统的保管方式，没有创新管理意识，不善于利用现代化的管理方式，影响档案查找的效率。

2）缺乏专职档案人才队伍。由于单位编制架构的原因，机关单位存在队伍不足的现状。很多从事的工作人员都是一些老职工，另外聘用的一些是一些临时职工，档案管理的业务不精炼是在所难免

的[1]。其老职工的信息化办公能力是一大弱项，新职工的对档案管理又不熟悉，而且不入编制的职工更换速度快，影响档案管理工作的有效对接，没有一个系统的培训流程，职责意识能力差等现象。

3）缺乏档案管理规章制度。在一些机关单位中其关于档案管理的规章制度还存在很多不完善的现象，也没有深入研究《档案法》，对档案管理相关制度的制度落实不到位。如在档案借阅的手续就存在较大的漏洞，没有手续随意借出，归期又不去核实，导致档案库上显示有此文档，要真正查阅的时候就是查无此档。甚至于在借阅过程中出现遗失、损毁的现象也是时有发生。另外档案管理的科目分类不科学或是不够规范，出现查阅困难等情况。

4）缺乏档案保管的专用柜。机关单位中对档案的管理缺乏专用的保管专用柜或是办公室，常常是一种混档管理。对纸质的档案保管沒有特别设立相应的防火、防水、防尘、防潮、防盗的柜子，信息化的档案也不够重视。另外对档案的保管安全性、保密性也不够重视，随意运用的档案室并没有多加安全保管问题，安全隐患较大。甚至于有的未达到年限的档案就早早遗失，有的档案认为不值得进行有效保管，从而影响无法查阅该档案。例如有些机关单位比较轻视财务会计类的档案管理，在财务工作交接的过程中就是查无此档了。

5）缺乏档案信息化的建设。有的机关单位对档案信息化的建设认识不够，认为档案管理就是传统的纸质档案方法，对现代化的档案管理知之甚少，甚至于信息化档案管理中所需的计算机、刻录机、扫描仪、档案管理软件没有配备齐全都没有配备[2]，甚至于也不安排工作人员进行信息化档案管理跟进。使得档案数字化的工作一再延后，甚至于停滞不前，从而不能将档案转换成信息化、数字化的管理。就算个别单位已经实施了信息化档案管理后，但是工作落后严重，有的纸质档案用完后也不及时归档，导致出现信息化管理档案后对纸质档案的不重视或是轻视行为，严重影响档案的多重备份。

3 机关单位档案管理工作规范化标准化的有效策略

1）提升档案管理的意识。要加强机关单位对档案管理工作的认知，档案管理工作不会直接体现经济利益或是不会马上体现经济利益，需要通过应用提供有效的参考价值为机关单位做出绩效中，才是体现档案管理的价值。档案会在调取、查阅的过程中提高工作效率，以此来体现其管理所创造的价值。如果排期不过来，档案管理可以先用信息化的管理部分档案，优先保存一些不易于纸质保存的档案，在利用调取就便捷高效很多了，还要加强管理人员对档案管理信息化管理知识的培养，从而优化传统档案管理的思想。

2）升级档案管理的方式。机关单位要多争取档案管理的资金投入，要审计档案管理的方式，其在硬件设备以及软件管理中加大投入力度，其次还要在人才引进和人员培养中投入，保证档案管理建设的队伍有一定优势。另外要设立档案专用的档案室或是保险柜，以档案的级别种类进行有效划分，做好档案管理中的“八防”措施。加强档案的信息化管理，利于日常查阅调取，可以及时做好比对或是参考工作。由上文中提到档案需要进行多样化管理，档案的纸质管理、信息化管理、多重备份管理等。其中运用的信息化管理设备必须做好一定的维护工作，例如要安装防火墙、病毒查杀等软件防止档案被盗取或是遭受攻击，从而提升档案管理的效率。

3）理顺档案管理的体制。机关单位要加强全员的档案管理思想认识，提升对档案管理的高度重视。要重新改变传统档案管理人员编制，要选择责任心强并乐于接受学习培养的职工进行档案管理，档案管理工作需要具有严谨精神和负责的职工，防止一些不良事件的发生。还要实行档案管理考核制度，对档案信息化考核、纸质存档编制考核等方式完善一些不负责松散的职工。同时，要加强档案管理规章制度，完善档案管理的守则，将档案管理落实到责任制，避免管理工作的互相推诿情况，同时要建立完善的档案借阅制度和档案的借阅权限，利于加强档案管理。

4）加强普查案卷的能力。档案中也不会全部都需要长时间的保存价值，这会造成机关单位的资源浪费。所以要定期普查案卷进行取舍管理，其中将一些加大工作难度且制作不精良的档案进行清理，保留一些有价值较高的档案[3]。当然普查案卷的是难度最大的工作，需要有一定判断审核能力，能确保所清理的档案中价值影响不大，其保留价值不足的及时清理，从而提高档案的管理效率，实现信息化管理举措。

5）分类号进行有效统一。运用网络计算机对档案查询检索，要根据档案的分类号进行快速查找。因此，在档案管理中要先档案进行有效的分类，再从分类成为分号，每个档案确保只有一个独一无二的分类号，这是提高检索查找的有效方法，档案管理人员要严格遵守分类规则，以提升档案查阅的高效性。另外还要及时纠正一些不合理的分类，并组织管理人员进行档案的基本培训，做到统一标准，实现统一认知，做到前后档案归档的一致性。

4 结束语

综上所述，信息网络的飞速发展，促进档案管理的多样化，要将档案进行信息化管理，做到档案的规范化和标准化，从而解决传统档案管理中的一些弊端，提升档案管理方式，并制定科学合理的档案管理制度，加强档案管理人员能力的培养，促进符合当下社会网络大环境的发展，提高档案管理高效性。

参考文献

[1]郝丽春.浅谈如何使档案管理工作更规范化、标准化[J].决策与信息，2016：260.

[2]王春丽.浅谈机关档案规范化管理存在的问题及对策[J].当代旅游，2018，5.

[3]王巍.如何推进企业档案工作规范化和标准化[J].城建档案，2018，229（10）：76-80.