高淑建

摘 要：近年来，随着我国经济的快速发展，企业的发展也十分迅速，人力资源在企业的地位越来越重要，作为其中的一个关键组成部分，人事档案管理工作关系重大。本文从档案管理目前存在的几个主要问题着手，就人事档案管理如何适应人力资源管理要求、更好地服务于企业的发展，提出相应的改革建议和措施。

关键词：机构改革;人事档案管理;创新思考

随着我国经济的飞速发展，市场竞争日益激烈，人力资源管理是企业管理的重要组成部分，决定着企业的前途命运。然而，企业的竞争归根到底是人才的竞争，加强企业人力资源管理是促进企业健康、可持续发展的重要保障。人事档案真实地记录着各类人才的学历、政治面貌、个人简历、职务晋升等信息，反映着企业员工的综合素质，对于选拔与培养优秀的企业管理人才具有十分重要的意义。因此，笔者从企业人事档案管理中存在的问题着手，就如何创新企业人事档案管理，更好适应企业管理要求、服务企业发展，提几点建议和措施。

1 机构改革背景下人事档案重要性

首先，机构改革作为国家简政放权、转变机关作风的一项重要举措，充分体现了党和国家服务于民的主导思想。企事业单位中的一部分重要职能部门就是人事管理部门，而人事管理部门中的一部分重要工作职能就是人事档案的管理工作，人事档案管理工作的好坏直接体现了对党和国家方针政策的执行力度，同时，通过查阅人事档案中的重要相关信息，能够使党委了解企事业单位员工的个人情况和政治素养等，从而为后续干部的培养提供坚实的基础。另外，由于人事档案作为专门档案的一种，其具有更强的保密性和专业性。人事档案的管理需要很严密，查阅时需要经过严格审批，关乎着个人的命运，在实践工作中需要不断发现问题并及时解决，人事档案的规范化、系统化管理，能够保证企事业单位的健康稳定发展，提升企事业单位人事管理工作与时俱进的水平，为社会主义现代化建设贡献力量。

2 机构改革背景下人事档案存在的问题

2.1 企业人事档案管理工作意识不强

目前，部分企事业单位领导没有充分认识到人事档案管理的重要性，档案管理人员更换频繁，甚至没有专门人员管理档案，导致人事档案管理工作混乱，出现了很多疏漏。比如：有的企事业单位发生了员工出生年月、参加工作时间、工作调动等档案信息填写错误，档案损毁或遗失现象。严重影响了企事业职工的工资、福利、工龄接续、办理养老保险退休手续等诸多事宜。有些档案工作人员责任意识不强，对于档案重要性的认识比较淡薄，认为只要不是自己的档案，出现点差错无关紧要，在档案管理过程中粗心大意、漫不经心，在档案信息录入过程中丢三落四、产生了千奇百怪的错误，直接导致了企事业单位人事档案管理工作的质量落后，利用效率低。

2.2 档案管理的制度不完善

在相当长的一段时间里，企事业人事档案管理工作都不够细致，也不够严谨，缺乏严格、完善的管理制度，这导致了档案管理的工作人员在档案管理过程中出现了大大小小的纰漏，导致企事业单位人事档案管理工作效率低下。首先，工作的分工不明确。没有将责任落实到个人，职责不明确，一旦出了事，大家互相推卸责任，也就无从找到事故的根源，大大的增加了档案管理工作的难度。其次，是考核的制度不够具体。管理人员没有将档案管理工作落到实处，正因没有具体的考核制度约束，导致相关人员工作态度散漫，不负责任，出现管理形式表面化，管理人员的责任感不强，工作质量较低等弊病，没有发挥出档案管理的作用。

2.3 人事档案管理工作信息化程度有待提高

在信息时代，互联网已成为人们工作与生活中的一个重要助手。利用信息技术开展人事档案管理工作能大幅减少工作人员的工作量与工作压力，并能有效提高档案管理质量。但从调查结果发现，很多企事业管理人员仍奉行传统的管理观念，习惯用人工进行档案管理工作，导致整体工作质量得不到提升。

3 机构改革背景下人事档案管理的创新路徑

3.1 增强企事业单位人事档案管理工作的意识

企事业领导高度重视档案管理工作是做好人事档案管理工作的前提，只有领导充分认识人事档案管理的重要性，意识到人事档案的价值，才能在人、财、物上对人事档案工作给予必要的投入，才能使涉及人事档案归档的部门积极支持配合这项工作，从而调动档案管理人员的积极性，发挥其潜能，以提高其责任意识，更好地做好人事档案归档材料的收集、鉴定、整理、利用等工作，另外，档案管理人员及时向领导汇报工作计划、开展情况以及在人事档案管理工作中遇到的问题、档案利用效果等，领导才能对人事档案工作有全面了解，把人事档案工作列入工作议程。有计划、有步骤、有考核地进行，从而使人事档案管理工作更加高效有序地开展。

3.2 健全人事档案管理制度

人事档案管理是一项政策性很强的工作，必须要严肃的对待，这就要求各项规章制度来要求人事档案管理的工作人员与工作行为，从而避免工作的失误与麻烦，正如依法治国一般，健全人事档案的管理制度，是让人事档案工作“有法可依”的基础，是让人事档案管理制度正常发展的必要点。例如，建立健全档案收集及归档制度，不仅要明确人事档案收集的范围与要求，划分档案管理单位或部门与形成材料的单位或部门的管理职责，避免造成归档渠道不通的现象，从而使档案的内容不断得到充实。更如，在《鉴别归档制度》的要求下，可以加强人事档案的真假甄别能力，在人事档案的收纳中做到去伪存真，完善补充等，保证人事档案的正确性，再如，在《保密制度》的要求下，工作人员实行有效的保密措施，从而使各种泄密、信息暴露等失误得到消除。在制度的管理下，人事档案工作人员可以更有质量的完成管理工作，让人事档案工作更加标准、规范具有权威性。

3.3 加快人事档案管理信息化程度

随着信息技术的发展，企事业人事档案管理也应与时俱进，加快信息化建设。人事档案管理并不简单，它包括很多服务项目，也包括对档案资源的开发利用。在信息时代企业生产经营管理均引入了很多数字化设备，也促使了企业管理效率的提升。然而人事档案管理还基本停留在传统的人工管理层面，远远滞后于企业发展的需求。为此，应尽快引入人事档案管理信息系统，对人事档案实现电子化管理。这样档案形式除了纸质文档外，也包括电子文档、声像资料。随着企业的发展，所产生的人事档案数量非常庞大。若单纯依靠人工管理，档案查阅效率低下，而且档案质量还易受到环境因素的影响。引入人事档案管理系统可有效解决上述问题，并能快速检索所需资料。通过互联网可经该系统联网查询个人信息，便于人事档案的实时更新，确保人事档案信息更加完善。

4 结语

综上所述，我国很多企事业单位在人事档案管理方面还存在不少问题，从某种层面来讲，这会对单位自身的发展造成不利影响。为此，企事业人事工作人员必须重视人事档案管理工作，积极推动这项工作的优化改革，进一步健全档案管理制度，消除现存在的隐性问题。同时，要注意提高个人的业务能力与工作素养，在提升人事档案管理质量的基础上助推企事业单位的可持续发展。

参考文献

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