许秀

【摘要】随着网络技术的飞速发展，我们的工作和生活方式与传统社会相比都有了翻天覆地的变化，网络给我们带来了非常多的便利，在网络技术背景下，很多工作的形式发生了变化。高校人事档案管理工作在网络背景下也发生了很大变化，无论是从管理理念还是从管理形式等方面都与传统人事档案管理有所不同，高校人事档案管理工作正在向着信息化的方向发展。本文针对网络背景之下的高校人事档案管理工作的变化和发展进行研究分析。

【关键词】网络技术;高校人事档案管理;信息化

如今已经步入了网络时代，网络覆盖范围越来越广泛，人们的日常生活已经离不开网络，各行各业的发展都与网络有着密不可分的关联。网络技术在高校人事档案管理工作中的有效运用给人事档案管理工作带来了更好的发展，让人事档案管理工作更加智能化、科学化。但是在网络给高校人事档案管理带来诸多好处的同时，我们也不得不防范网络技术的应用给高校人事档案管理工作带来的风险，合理利用网络才能让高校人事档案管理工作在网络环境下更好地发展。

一、传统高校人事档案管理工作存在的不足

传统的高校人事档案管理以人工操作为主，档案的建档、整理、收集、存放等各个环节都需要完全依靠人工来完成。面对工作量大、工作烦琐的人事档案管理工作，完全依靠人工难免会出现一些疏忽。下面对传统高校人事档案管理工作中容易出现的不足进行分析。

（一）档案资料规格不能完全统一。在传统的档案管理工作中，人事档案都是由工作人员手工书写和整理的，即使对档案管理工作做出规范化的要求，但是在实践工作当中，不同人和不同的高校所整理出来的人事档案还是会存在规格不统一的问题，在人事档案的内容、书写格式等多个方面都有可能存在很大差异。没有使用统一的标准规范管理人事档案，对以后的档案整理、交接和查阅等工作都造成了阻碍。

（二）档案的保存比较困难。通常情况下，档案资料需要长期的保存，尤其是人事档案资料都是非常重要的资料，人事档案需要跟随人的一生。时间一长，需要存放的人事档案资料也就越来越多，传统的人事档案资料完全都是纸质版的，需要有充分的空间来保存这些档案。而且在保存过程中，还需要安排专人进行看管，因为纸质材料很容易被突发情况所损坏，如果保管不当很容易出现丢失、破损等问题，这大大增加了档案管理工作的开展难度。

（三）查阅难度比较高。整理人事档案资料的一个最重要的目的就是在需要的时候能够查阅资料中的有用信息，让人事档案资料发挥其应有的价值。在传统的档案管理方式下，对人事档案资料的查阅难度比较高，因为传统的人事档案资料通常都是以纸质的形式存在某一处，当我们需要查阅的时候只能按照存放的规律去翻找资料。如果在整理人事档案的时候出现失误，让本来有序存放的档案资料顺序被打乱了，那找出需要的档案资料无异于大海捞针。

（四）工作交接不容易实现。工作岗位的变动在单位里是非常常见的，但是高校的人事档案管理工作是一个长期存在的工作，而且其具有连续性，不可能因为从事档案管理工作的人员出现变动就重新开始档案管理工作。在人员变动的过程中，一定会涉及工作的交接，在传统的高校，人事档案管理工作交接实现起来并不容易。面对文件柜中大量的档案资料，在交接工作的时候很难列出清单并且核实清楚，在交接之后新人也难以很快适应档案管理工作。

二、网络发展对高校人事档案管理工作带来的挑战

（一）人事档案信息的保密性面临挑战。高校人事档案中的很多资料都涉及个人隐私，其内容也不对外公开，在传统的档案管理模式下，想要对人事档案资料进行保密存储比较容易实现。但是在网络时代，信息安全问题一直都是社会热点话题，因为想要在网络环境中保证信息资料的绝对安全非常难。网络时代信息带来的一个问题就是隐私被侵犯，在高校人事档案管理信息化的道路上，同样面临着需要保密的人事档案资料被泄露的风险。如果高校的人事档案资料被网上别有用心的人窃取，不仅仅会侵犯到资料主人的个人隐私，还有可能对高校造成负面影响，这是高校人事档案信息化过程中需要面临的挑战。

（二）人事档案管理信息化操作面临挑战。在大部分高校中，人事档案管理工作人员已经适应传统的档案管理方式，对信息化人事档案管理的操作流程等不够熟悉。一些从事高校人事档案管理的工作人员并不是计算机专业出身，他们对人事管理系统的使用和管理工作难以尽快适应。再加上高校人事档案管理工作量比较大，每一年都有新报到的高校学生、毕业生，他们的人事档案需要录入到系统当中，还有一些教职工人员也会经常发生变动。这些都是导致人事档案管理工作量大的重要因素，从事人事档案管理工作人员每年都需要对发生变化的人事档案资料进行整理、归档。如果从事人事档案工作管理的人员对计算机操作不够熟练，就会降低档案管理工作的效率，让人事档案工作的有序开展面临挑战。

三、网络发展对高校人事档案管理工作带来的机遇

（一）人事档案管理工作更加智能化。传统的人事档案管理工作需要依靠大量的人工来完成，从事档案管理的工作人员不仅需要有足够的耐心、细心和责任心来整理和保管高校大量的人事档案资料，对其自身素质的要求还比较高，他们需要依靠记忆力来查找资料，这种管理方式不够智能，对工作人员要求高。但是在网络背景下，很多传统人事档案管理工作中需要依靠人力完成的工作都能通过网络技术来实现。比如，在大量的人事档案数据库中快速查找一個人的档案，可以直接搜索，比之前查找纸质材料节省时间与人力。除此之外，人事档案的信息化管理所带来的便利还有很多，减轻了工作人员的工作量，让人事档案管理工作变得智能化。

（二）提高了人事档案信息的利用价值。在传统的人事档案管理工作中，人事档案都是以纸张的方式存储，无法实现对其中有用信息的检索、分析、处理等，人事档案信息的利用率和利用价值比较低。但是在网络环境下，高校人事档案信息的利用价值就大大提高。比如，当高校想要对在职教师的综合教学素养进行分析的时候，可以把人事档案库中有用的各项指标单独列出来进行分析，教师的长短项通过分析一目了然。网络背景之下，大数据技术、云计算、数字化管理、数据挖掘等先进的技术都应运而生，这些现代化的技术让高校人事档案信息的利用率和价值都得到了充分发挥，能够有效促进高校人事档案管理工作的开展。