钱 锦

(常州开放大学，江苏 常州 213000)

引言

国家税务总局2015年发布《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》(国家税务总局公告2015年第84号)，国家2015年12月1日起施行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票(简称电子发票)。电子发票适应经济社会发展和税收现代化建设需要，已取代了纸质发票的主体地位。电子发票在线开具，在线传输，且可以打印多次。这样一来，企业的财务部门需要仔仔细细去审核每一张发票有没有重复报销，给部门带来大量工作的同时，也带来了很大的风险。

1 需求分析

如何防止电子发票被重复报销？利用计算机网络和数据库技术对电子发票进行信息化管理，既可以解决电子发票审核难度，亦可建立电子发票台账，便于查询和管理。

首先对单位报销业务的实际情况在调研的基础上进行分析，画出报销业务流程图，如图1所示。

图1 报销业务流程图

根据本单位财务部门、部分职能部门及员工的需求调查，确定发票管理系统基本流程如图2所示。

图2 系统基本流程图

部门负责人创建报销项目，确定审核人。用户录入电子发票，已经报销过的发票不能重复录入。审核人对不符合报销要求的发票退回处理；审核通过的发票，用户不能再操作。项目报销结束，电子发票全部归档。

2 系统设计与实现

本系统作为办公系统的一个子系统，客户端用Sybase公司PowerBuilder6.5，服务器端选用微软的SQL Server2005，采用C/S模式，具有良好的安全性和可靠性[1]。

2.1 数据库的设计

单位现有的办公系统的数据库中已建有用户表、部门表等，只需新增4张数据库表。

①电子发票基本信息表(发票id,发票代码,发票号码,机器编号,开票日期,商品名称,发票金额,发票类别id,项目id,发票状态,报销人,退回原因,审核人id,审核日期)。为了标识发票处于的阶段，共设计了5种状态，分别为登记、退回、待审、已审和归档，表中用整数来表示。

②发票类别表(发票类别id,类别名称,有效标记)。

③项目表(项目id,项目名称,报销年月,所属部门,项目状态,处理人)。项目状态有2种，0表示活动，1表示结束。

④项目审核表(项目id,审核人id,权限)。

2.2 系统功能模块设计

根据业务流程的分析以及用户实际需求，设计系统的功能模块如图3所示。

图3 系统功能模块图

2.2.1 类别维护

此功能模块用于维护发票类别表中的信息。不同的项目对报销发票的类别要求不同，管理员可以增删改发票的类别。

2.2.2 项目管理

项目管理窗口中可以选择日期范围，选择后在表格中会显示日期范围内的已存在项目。项目负责人可以新增项目，并设置项目的责任部门处理人。设置项目的审核人及其相关权限(审核、查看)。项目有两个状态，活动状态和结束状态。每个项目在该项目下需报销的发票全部审核完毕后，审核人就可以选择项目结束[2]。

2.2.3 发票录入

此功能模块是发票报销管理系统的最关键部分。报销人登陆系统后，可以查看到自己录入的所有电子发票，也可以筛选发票的状态(登记、待审)查看。在新增窗口录入电子发票的具体信息，包括发票代码、发票号码、机器编号、开票日期、商品名称、发票金额、销售方信息等。为了减少键盘的输入，提高数据准确性，设计数据窗时将有些输入内容设计为可选择的下拉列表框，如发票类别数据来源于发票类型表。一张电子发票只允许录入一次，系统会根据发票代码、发票号码、开票日期等字段来判断是否重复，若重复系统弹出警告，且无法保存，有效防止一票多用的情况。录入发票信息后，系统设置发票的状态为登记状态。单击送审按钮，发票的状态变为待审状态，后续由审核人员审核成功后就可以报销。在没有审核前，用户可以撤回，此时发票的状态又回归登记状态。流程如下：

2.2.4 发票审核

电子发票送审后，有审核权限的审核人可以查看他所负责项目的需审核的电子发票。如果符合审核条件，就可以给予审核，此时发票状态变为已审状态；如果不符合条件，予以退回，此时发票的状态为退回。报销人可以对退回的发票进行删除或修改并重新提交，直到发票符合要求。当某项目下的所有发票全部审核结束后，可以选择项目结束。发票状态变为归档状态。

最后，财务部门只需根据电子发票报销管理系统的已审核完成的项目进行财务报销。大大简化了财务报销中发票的审核问题。

为保证系统的安全性，对不同的用户设计不同的权限。普通用户只有录入发票，增删改本人发票的权限。部门负责人可以创建项目，选择项目审核人，给审核人赋予权限，查看项目等权限。审核人有某项目中所有电子发票的审核工作，审核完后结束项目的权限。

查询功能是管理系统的重要功能之一。查询对话框中可以根据条件筛选发票资料或项目信息，以便快速查询自己想要看的发票信息。在查询条件中可以选择发票对应的关键字并设置查询关系条件和参数。

界面设计的风格采用现有办公系统的风格，用户使用熟悉,操作简单。