孙艳

摘要：在我国社会快速发展的背景下，企业文书档案管理也进入全新的发展阶段。企业文书档案保密管理工作要求对企业原始资料进行收集整理保存，保密性和原则性非常强，必须严格按照文书档案管理工作特点分析，严格遵守保密规则，确保企业文书档案保密管理工作水平全面提高。随着我国《文书档案法》的颁布，企业文书档案保密工作也进入了全新的发展阶段。

关键词：企业;文书档案;保密管理工作;信息一体化

引言

由于企业文书档案内容大多数都以科学技术文书档案为主，包括企业经营和密级文件等全部资料，同时还涵盖着企业管理资料、生产活动资料、技术资料等，为此必须要根据不同资料的保密性特点进行深入分析，保证资料的整体利用水平全面提高。通过企业文书档案保密管理工作不仅可以推动企业向前发展，同时也能够为企业管理提供重要的参考基础条件，成为企业发展提高的重要动力。

一、企业文书档案在保管的过程中如何做好保密措施

（一）文书档案封存的地方应当加强保密管理

随着社会对企业要求不断提高，企业必须要积极加强无形资产的管理。文书档案能够成为企业信息的重要组成部分，促进企业经济快速发展。在企业文书档案保密管理工作时，库房保密工作是重点，必须严格根据国家的法律法规，单独修建企业文书档案库。库房不应该设置在办公楼的最底层，库房门窗必须要专门加固，避免出现偷窃的情况。制定严格的库房出入管理制度，由专人定期负责，无关人员禁止随意进出库房。尽量保证库房办公室和借阅室之间相互独立，避免给不法人员提供可乘之机。采用科学合理的保存方式加强土壤管理，确保文书档案保密工作顺利实现。

（二）文书档案工作人员的职责

文书档案工作人员最基本的职责就是保证文书档案完好无缺，不能出现损坏丢失，杂乱等情况，所以在文书档案保密工作开展时，必须要求文书档案管理人员认真履行自己的职责，避免因为粗心大意、疏忽而使得文书档案遗失或遗弃，确保实体文书档案内容齐全，保证所有文书档案管理都统一集中，不能因为分散而出现管理困难等情况。所有文书档案摆放整齐、井然有序，方便随时查找、借阅。

二、目前企业文书档案管理存在的主要问题

（一）缺乏对文书档案管理工作的重视

目前很多企业对文书档案保密工作并没有清醒的认识，这也与现代化文书档案管理存在的问题，甚至许多工作人员都认为文书档案管理并不重要。在开展文书档案保密工作时经常会出现敷衍了事、走流程等情况，缺乏责任意识，使得部分文书档案在保管过程中出现泄密的情况。对于很多技术型企业来说，如果这些生产技术一旦泄密，不仅会造成企业的巨大经济损失，甚至还会导致企业经营困难、破产清算。文书档案管理人员必须要加强文书档案保密工作。

（二）缺乏完善的文书档案管理软硬件设施

文书档案管理是企业管理最重要的组成部分，由于受到技术、人员条件的限制，导致文书档案管理保密工作始终无法开展。保密程度低，很容易导致文书档案泄密等情况。有部分企业专门设置了文书档案室进行文书档案管理，但由于文书档案室空间不足、环境差、潮湿等问题，造成纸质文书档案材料被严重损坏，无法保证文书档案资料的完整性。

（三）文书档案管理工作人员专业性不强

有很多企业没有意识到文书档案管理工作的重要性，所以对于文书档案管理人员安排，也缺少专业人才，甚至有部分企业安排退休老员工兼任。这些人员由于缺乏专业的文书档案管理知识，导致文书档案管理内容不够科学规范，直接影响文书档案管理的整体质量与水平。还有的文书档案管理资料装订不够规范、规定不够明确，经常为了应付上级检查而敷衍了事等情况，这样也会导致文书档案管理投入力度不足，直接影响文书档案管理的整体效果。

三、保障文书档案管理保密性的措施

（一）加强文书档案管理人员的管理意识和管理水平

目前在企业文书档案管理开展工作时，企业必须要重视对文书档案管理人才的培养，通过定期开展培训与教育，积极扭转工作人员的思想观念，强化文书档案管理工作重要性的正确认识。还要提高文书档案保密工作的整体效率，组织全体员工参与到企业文书档案保密工作之中，保护文书档案，管理工作的质量。

（二）加强文书档案管理工作分工，实行信息一体化

文书档案保密管理属于动态化管理，所以在开展文书档案管理时，一定要制定相关的制度信息，明确责任与分工，管理部门要根据员工的具体情况合理安排工作内容。确保文书档案信息收集人员、登记人员、编码人员各司其职，提高彼此配合的效率。会计部门、征管部门要协调文书档案管理部门做好文书档案编档工作，加强对各个部门文书档案资料的收集与整理，确保文书档案资料信息真实准确。

企业最主要的就是重新构建完善的文书档案管理体系，可以利用计算机建立专门的文书档案信息化管理数据库，整合相关的文书档案信息资源，除了对文书档案信息进行整合之外，还需要确保文书档案信息的安全，规范文书档案信息资源的使用权限，还需要在此基础上实现文书档案管理数据库信息采集和查询等功能。建立文书档案信息化管理服务平台主要对各种文书档案信息资源进行收集，然后在此基础上对文书档案信息资源进行管理和利用，建立文书档案信息化管理的服务模块，可以建立实体的管理模块，对文书档案信息进行储存和查询，建立相应的元数据管理模块，进而对内部的数据进行管理，还能够实现模块的交换，还可以建立数据管理模块，这样就可以对数据库中的信息进行修改和删除等，进而能够在文书档案资料管理时，通过利用计算机建立完整的信息文书档案资料库对各种文书档案资料进行整合与归类，强化文书档案管理的质量与水平，对各种文书档案信息资源进行搜集。

（三）企業管理者应加强对文书档案管理的正确认识，全员参与文书档案创新管理

在企业文书档案管理工作开展时，管理层如果认识不到位，忽视文书档案管理，保密工作，则很难提高文书档案管理工作的效率。企业必须要积极提升管理者对文书档案管理的正确认识，将文书档案管理作为推动企业发展的重要动力，只有意识上深入分析，才能够积极完善优化文书档案管理体制。强化责任的落实，提高分工合作的合理性。

（四）积极优化与完善文书档案管理制度，提升规范化与制度化水平

在企业文书档案保密工作开展时必须要不断发展创新，共同努力确保文书档案管理，收集整理，等方面实现标准化，规范化。文书档案管理工作的开展离不开完善的制度。所以为了强化文书档案管理工作的整体质量与效率，必须要积极建设文书档案管理制度，各个部门要各司其职，提升文书档案管理的制度水平，构建完善的文书档案管理部门，同时还要设置专业管理人员合理分工，优化规章制度制定科学的文书档案划分原则。根据企业实际制定科学的文书档案保密机制，同时还要合理进行文书档案保密管理。

结语

文书档案保密工作是企业文书档案管理工作的关键，只有加强企业文书档案保密的整体水平才能够激活企业的发展，维护企业利益，使文书档案资源得到合理利用。为了确保文书档案资料的完整性，在项目完成之后，需要对文书档案管理工作进行考核，特别是文书档案的数量和质量，确保文书档案具有较强的一致性和完整性。加强对文书档案保密工作的正确认识，促使全员参与。完善文书档案管理制度，提高文书档案保密工作的规范化水平。

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