吴垠

摘要：电子档案在人们的日常生活和工作中起着非常重要的作用，通过电脑传输和保存记录一些内容，实现电子档案的存档。因此，做好档案管理工作，也要把电子档案管理工作做好。而现如今，电子档案管理工作中仍然存在很多问题，例如电子文档在管理中很容易遭到破坏，无法保障安全。因此，我们针对完善电子档案管理工作的方法做出讨论，加强安全保障。

关键词：电子档案;管理;安全性

现如今，全球化全面发展，我们进入了一个全新的信息时代，电子档案的管理对于档案管理工作来说是重中之重的。电子档案管理工作已经取得了一定的发展，但是仍然存在着一些不足之处，电子档案虽然方便接收他人的信息但却容易被更改，数据容易丢失，不够安全。因此，我们应当发现存在的问题，裨补阙漏，才能有所广益，最终提升电子档案管理的水平。

一、电子档案管理对于事业单位的重要性

（一）电子档案管理用于存档各类信息，更加的系统全面，充分利用现如今的信息技术，更加的方便快捷，用户的信息在网络中可以实现共享，更加方便查询和利用，为社会和生活提供了更方便，更优质的服务。

（二） 之所以要加强电子档案的管理，正是因为传统的纸质档案保存方式没有电子档案的保存方便和高效。电子档案走向信息化，网络化，紧跟现代信息技术的发展，使得日常生活中对于电子档案的管理以及应用更加方便快捷。

（三）最近几年，全国各项设施基本完善，档案管理工作水平也逐渐提升，但是生活中，社会上有很多的档案管理工作，数量增加促使传统的档案管理工作不在那么简单。因此我们需要发展电子档案的管理，可以在原有基础上减少很多的工作量，然后更加高效地实现档案管理水平，提高档案管理工作效率。

二、电子档案管理现存的不完善之处

电子档案作为现代化社会中新兴产业，仍然存在很多有待改进的地方。电子档案可以有效的储存大量信息，方便快捷，但是它本身还具有一些安全隐患等问题。

（一）高度树立电子档案管理工作的意识

现如今，电子档案管理工作属于新兴产业，接触电子档案管理的工作人员，对于它的认识还有些不足，对电子档案的重视程度也不够深，这是因为长期以来大家都是利用纸质档案存档，对于两者的不同，可能存在误区。一些基层管理工作人员可能还没有认识到从纸质档案管理到电子档案管理工作的不同之处，思想观念还没有形成，意识不够强。对于网络化，信息化的电子管理重要性认识不足。有一些部门认为档案管理工作不是作为主要工作，就没有指派专人或者用心的去管理，以至于电子档案管理工作没有条理。

（二）很难确保电子档案的初始完整性

电子档案很容易更改和操作，因为文件的本身就具有很高的分离性。档案的管理人员或者是技术人员可以查看档案信息，共享等数据信息，也就造成了信息的发散和不完整。因此，电子档案很容易被修改和复制，多次的传递查看更改就会和原来的存档不一致，最终电子档案和原始存档的内容有些不同，就无法确定档案的真实性和完整性。

（三）存在安全性隐患

现如今是一个全球信息化网络时代，网络的使用范围很广，使用人很杂，这也就导致了很多文件，电子文档在网络上很多人可以查看和转发，所以电子文件的初始的安全性存在很大的隐患。电子档案的存储空间很大，但是调理却不是很清楚。电子档案管理工作中，能够实现文档和重要数据的备份但没有明确的规定，哪些文件要以什么樣的方式保存。除此之外，电子档案随意放置不够规整，文件可能存在U盘中，也可能在硬盘里，对比之前纸质档案的存档都是条理清楚的放置，而且电子档案也很容易被档案管理工作人员以外的人查看或者拷贝，安全性存在很大隐患。

（四）管理的标准化有待加强。

电子档案管理应该将实现标准化管理作为基础，档案管理部门应该加强档案管理工作，多加指派相关工作人员，做到系统化，标准化，全方位管理。有些部门没有将电子档案管理工作纳为重要工作安排，从部门的集体利益处罚统筹发展，以至于电子档案管理工作零散杂乱，各行其是，电子档案管理工作也不能够得到发展。

三、实现电子档案管理的可行计策

电子档案管理工作作为新兴产业，管理方式和对象与之前的传统的档案管理工作有很大的差异性。因此我们应该根据电子档案管理工作的特点，因材施教，完善电子档案管理的一些有效，可行的对策，制定出电子档案管理相适宜的管理制度。

（一）有效建立电子档案硬件系统

电子档案首先是由电子文件组成的，因此，我们首先应该针对电子文件的保存做出相应对策，那就是加强硬件系统的设施管理，拥有一个稳定功能齐全的硬件存储设备是电子档案管理的核心基础。硬件设施的建立需要考虑到温度环境适宜，采用磁带，光盘，数据热备份等多种方式，做好电子档案，长期保存的充分准备。而且电子数据的完整性和原始性非常重要，因此需要建立安保措施设置进入和使用的方式，防止被随意查看和删改，尽可能的保证电子文件的存储安全。

（二）增强存储信息的安全性。

电子档案管理最重要的就是要保证档案的私密内容，档案管理部门首先要树立安全保障意识，注重档案信息的隐私，也不可监守自盗。采取现代化网络安全技术，利用加密，防火墙等多方面手段，保护电子档案信息的安全。除此之外，采取有效的方式将电子档案进行统筹管理，方便查看和存档。电子档案管理部门的工作人员应该不断的探索实践，最大化的完善电子档案管理体系。

（三）大力开展电子档案的整理工作

电子档案大多数是具有保存意义的，因此我们要系统化的对电子档案进行归纳和整理。与传统的档案整理不同的是，电子档案整理主要是将各类介质进行整理，对于接收到的电子文件进行分类编排，然后备份便于以后查询使用。同样的，建立和完善电子档案管理制度相当重要，相关工作人员应该按严格按照规定，规范管理制度，结合实际情况和实际操作对电子档案进行分类整理。同时也可以设置电子档案管理工作各个环节的责任人。有各个责任人负责自己的部分，哪个环节出现问题更加方便查找和改正。

（四）提高工作人员的职业素养

首先，作为一名档案管理的工作者，要有明确的档案管理基本意识，要有高度的责任感和热心。履行岗位职责，整理归纳档案要具有职业道德，保证公平公正，保密周到。除此之外，新时代电子档案管理的灵活性更强，要求电子档案管理工作人员要学会整理归纳各项数据材料，对于计算机网络的熟悉程度要加强。最重要的一点，工作人员的个人素养要提高，将档案管理工作作为一个认真的工作，维护电子档案的公正性，权威性，私密性。公平公正，不以权谋私。同时也要加强自我建设，在自己原有的水平和基础上，丰富自我，灵活掌握计算机技能，并将其运用到电子档案管理中。另外，部门领导可以设置一些档案管理工作人员的培训课，加强工作人员的各项素质，培训工作技能。

四、结束语

电子档案管理工作是单位蓬勃发展的基础保障工作，顺应当今信息时代的发展，有效地利用电子档案，不断提升电子档案管理工作的可行性。

参考文献：

[1]王晓伟.浅谈数字档案管理制度的完善[J].科技创业家，2011（01）.

[2]曹峥.电子档案管理的现状与解决之道探讨[J].中国科技纵横，2011（10）.

[3]夏利宏.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].新西部（下半月），200908-31.