廖建兵

【摘要】本文主要研究高校管理工作的档案管理。随着高等教育事业的快速发展以及社会科技信息化水平的不断提高，高职院校档案管理工作相对比较落后，信息化水平比较低，需进一步加强和完善信息化管理模式，提高档案管理的效率。本文就大数据背景下高职院校档案管理工作的现状以及档案管理工作需要采取的措施进行了研究。

【关键词】高职院校;高校档案;管理

高校档案是高校开展各项工作、从事各项活动的原始记录，真实地记录高校在科学研究、教育教学、办学规模、师资、招生等方面的真实情况。高校档案材料对高校在今后的发展、重大决策的制定等方面具有重要的参考价值，也是教育部门评估高校办学质量的重要依据，对高校的长远发展具有重要的历史意义。鉴于高校档案的重要性，其作用也日渐突出。目前，随着信息网络技术的快速发展，信息化技术和信息化观念的普及，信息化管理技术应用于社会各行各业，其中高校档案管理工作也逐步走向信息化。很多高校在档案信息化管理方面做了大量的工作，现代化的办公设备、数字化管理应用软件及配套设施都已建设好并投入使用。但是，一些高职院校虽然得到了较好的发展，办学规模也越来越大，但档案管理工作还比较落后，与大数据背景下社会信息化水平相比存在很大的差距，有很多问题亟待解决。

一、高职院校档案管理工作的现状

（一）对档案工作认识不足，不够重视。无论是学校领导、教职员工，还是档案管理工作者，都认为档案管理部门就是简单地将学校各行政管理部门的文书资料进行收集、分类、整理、归档，没有真正认识到档案管理的价值。随着国家政策对职业教育的大力支持，很多高职院校都得到了前所未有的发展。在办学场地、办学规模、教育教学、师资、科研等方面都得到了很好发展，但是学校档案管理工作还没有得到领导的重视，未将档案建设列入议事日程，在这方面的资金投入不足，造成档案管理工作在场地、人力、办公设备等方面资源不足，档案管理工作不能有效开展。

（二）缺少档案管理制度及绩效管理機制。现在很多高校意识到档案管理的重要性，建立并完善了良好的档案管理制度，但是一些高职院校由于历史原因，对档案管理工作认识不足，有些还缺少相应的档案管理制度，有些虽建立了一些制度，但也不完善。而且在实际工作中，由于档案管理工作不受重视，有些档案管理制度没有顺利执行，或执行不到位、执行力度不够，也没有监管机制，造成档案管理工作可有可无，工作人员没有积极性，工作很被动。学校直接产生档案资料的各二级管理部门对档案制度缺乏统一认识，在立档、归档方面没有统一标准，不及时递交材料。在档案材料的收集、整理、归档方面，有时甚至出现一些重要档案资料的缺失，档案资料整理混乱，难以发挥档案的服务作用。

（三）档案管理工作人员专业性不足，服务理念不强。在高职院校，由于对档案管理工作的认识不足以及对档案管理工作的不重视，学校在以往的人事招聘中很少招聘档案管理相关专业人员，档案管理工作者绝大部分都是非档案专业人员，有些还身兼数职，流动性较高，专业素养不高。学校对档案管理工作者也缺乏系统的专业培训，造成工作者对其工作的重要性认识不足，工作积极性不高，服务意识不强。

（四）档案管理方式落后，信息化管理水平低。社会信息技术快速发展的今天，随着“互联网+”“大数据”时代的到来，信息化技术及信息化理念的普及，信息化管理在社会各行各业中都得到了应用。目前，一些高职院校各部门办公条件都得到了改善，基本都配备了信息化的办公设备，学校行政办公、教师教学、学生管理、后勤保障等很多管理工作都逐步走向信息化。但是高职院校的档案管理部门还是以人工操作为主，配备的计算机主要用于文件及卷宗的编制、检索等基础性工作，档案资料的存储还是以纸质为主，信息化程度不高，管理方式比较落后，造成档案管理工作效率不高。随着学校的快速发展，传统的纸质档案管理模式越来越不符合时代要求，满足不了学校的发展，而且纸质文书不易保存，容易造成文件的损坏或丢失。

二、大数据背景下高职院校档案管理的措施

（一）转变观念，开展档案业务学习，提高全校教职员工对档案工作的认识。学校管理工作的一个重要组成部分就是档案管理工作，要改变档案管理工作的现状，首先要从学校领导到每一位教职员工都转变观念，重视档案管理工作。学校领导重视档案管理工作，将档案管理工作列入议事日程，并加强对档案管理工作的领导和监督，制定相应的档案管理制度以及对档案管理工作的监管制度，定期听取档案部门的各项工作汇报，加大资金投入，从长远发展做出规划，严格遵照国家档案局、建设部、发改委联合制定的《档案馆建设标准（建标103-2008）》的相关要求，结合学校的实际情况，合理布局，满足档案工作的环境和场地需求，实行办公室、库房、借阅室三室分开。同时要加强宣传、培训，举办档案知识专题讲座，使全校教职员工熟悉档案知识，认识到档案管理工作的重要性，营造人人都积极参与到档案建设工作中的良好氛围。

（二）建立健全档案管理制度，加大执行力度。学校档案为了更好地服务学校，在管理上应按照国家档案的相关法律法规，根据学校实际情况，建立一套健全的档案管理制度。如建立部门立卷归档制度，明确归档内容、归档时间、归档要求、归档手续等。这一制度既是立卷部门开展材料归档工作的基本规范，也是档案部门督促、检查立卷工作的依据。该制度的制订以及执行情况直接关系到档案资料的完整性、系统性以及档案工作的效率及质量。如建立档案管理软件操作制度，制度应明确规定档案管理软件操作人员职责、操作规程和要求等。只有建立一套健全的档案管理制度，才能使档案管理工作制度化、标准化、规范化、科学化，才能在全校范围内，形成自上而下、统一协调、权责清晰、管理明确、全员参与的良好局面，才能使档案管理工作跟上时代步伐获得可持续发展。

（三）培养档案人员综合素质，提高服务意识。档案管理工作需要专业知识极强的人员胜任，工作人员应具备档案学背景以及良好的职业道德和专业素养。为了学校档案管理工作的有效开展，学校应对现有工作人员进行档案管理系统化培训，使他们充分认识到自己工作岗位的重要性，明确岗位职责，对档案资料及时检测、整理、归档和维护，确保档案工作的质量。同时，随着“互联网+”“大数据”时代的到来，传统档案管理模式已满足不了学校的发展要求，信息化管理在档案管理中将占主导地位，所以对工作人员应定期开展相应的信息化学习培训。为了满足学校档案管理信息化的需求，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率，工作人员应掌握现代信息科学技术、计算机专业知识等，实现档案的数字化管理，所以学校人事部门应根据档案部门的实际情况，积极引进具有档案学背景、计算机与网络应用以及具有中文、历史等专业背景的管理人才，对他们进行岗前培训，逐步形成一支结构合理的专业档案管理工作队伍，不断提高档案管理水平和服务水平。

（四）构建数字化档案馆，加强档案工作信息化建设。伴随着大数据时代的来临，人们生活的各个方面融入了数字化概念，管理模式和思维方式也有所改变。建立数字化档案，已成为档案管理工作的趋势。高职院校也应把“构建数字化档案”列入议事日程。为顺利完成这一工程，学校应制定数字化工作方案，购买数字化设备，结合学校信息化建设及办公自动化系统实际情况，落实电子文件与纸质文件同时归档制度，加大电子档案的收集、归档工作力度，逐步规范电子档案的收集、整理、归档。同时逐步推进对纸质档案数字化处理，完成全部馆藏档案的数字化录入工作，构建数字档案馆，实现档案的数字化管理。

（五）加强档案信息安全防护。随着信息化的建设，高校档案管理工作也進入网络化、快速化、线上化，网络安全建设尤其重要。高校档案包含个人信息、教育教学、科学研究、重大决策、招生就业等重要信息，因此学校档案信息安全保障是一项重要的工作。网络信息化时代，信息安全保障工作更是一项复杂、重要的工程，涉及信息防范、网络监控、平台安全隐患的排查以及漏洞弥补等一系列工作。高校可以定期备份学校档案管理系统中的数据，构建数字防火墙，从源头上防止个人信息及学校重要信息的泄露。同时，社会个体在请求查询档案信息时，学校应了解其查询目的并告知查询档案时应遵守相关规定，否则按要求承担相应责任，防止个体泄露档案信息。

三、结语

在新形势下，档案管理工作在学校管理中显得越来越重要。档案管理工作者应抓住时代机遇，解决工作中存在的问题。同时学校领导要重视档案工作，投入足够的资金，完善信息基础设施的建设，加强对管理人员的专题培训及专业人才的引进，为学校档案的信息化建设及可持续发展提供有力保障。

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