大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响

2020-09-02刘晓宇

时代人物 2020年9期

刘晓宇

人事档案管理是事业单位人才储备、培养和发展来的重要基础。然而目前，部分事业单位人事档案的管理和利用水平仍然较低，不能适应新的历史时期事业单位改革和发展要求。因此，要充分重视大数据时代背景下的创新管理，实现人事档案管理的转型升级，从管理和利用两个方面有所突破。接下来，本文就对大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响，目前存在的问题以及如何解决做了详细的阐述。

大数据时代对事业单位人事档案创新管理的影响

随着互联网时代的发展，大数据信息技术的应用对于人事档案管理已是必然趋势。大数据信息技术的应用不仅可以极大地提高人事信息保存的完整度和精确度，避免因人工操作失误而出现遗漏或者泄露的情况，同时可以提供精准的档案数据和方便快捷的检索系统，对人员信息进行及时的备份、更新和删减，最大限度地保证信息的安全和准确。因此，大数据信息技术必将对事业单位人事档案管理产生巨大的、积极的影响。

当前事业单位人事档案管理中存在的问题

重视程度不高，管理方式落后。目前，许多事业单位对于人事档案的管理重视程度依然不够，很多单位没有充分引进和利用先进的大数据技术，在一定程度上造成管理方式的落后。工作中常常出现人员信息不准不全，部分关键岗位人员的信息无法得到进一步的印证，重要的材料不能迅速查找、提供等等，对单位的发展造成一定的负面影响。

专业力量不足，利用效率低下。人事档案具有高度的专业性和机密性特征，要求管理人员必须具有较高的政治素质、专业素养和工作能力，但是许多事业单位都缺乏具有较高信息化水平的管理人才，导致信息技术不能及时运用到工作中，人员信息搜集、存储、管理、更新、利用标准较低，对进一步开展人才信息资源的发掘、分析、研判造成一定的不利影响。

内容不丰富，信息不全面。根据《干部人事档案工作条例》的规定，事业单位人事档案的信息必须遵循“真实准确、完整规范”的原则，而目前，绝大部分的事业单位对于人事档案的建立仅仅只停留于人员基本信息的收集，而在对信息的深入挖掘、整合和完善方面远远不够，人事信息的完整度、全面性达不到科学利用的标准，无法全面准确的反映人才的特点及成长规律，对事业单位人才结构的调整和优化造成一定影响。

建立“大档案思维”，促进“大数据”技术的应用

提升管理人员专业素质。必须加强专业管理人才的引进和信息技术应用能力的培训，优化档案管理人员结构，提升对人才数据的分析整合能力，挖掘数据背后价值，实现档案的高效利用，同时，要建立有效的竞争机制和激励机制，充分调动管理人员的积极性和主动性，实现人事档案管理的改革创新。比如，可以为从事档案管理的人员设置相应的岗位级别，根据表现和绩效和年度考核掛钩，设置一定的物质奖励和精神奖励。除此之外，事业单位还应对管理人员提供深入的学习机会，不断提高管理人员的信息技术应用水平和技能，真正实现人事档案的创新管理。

完善先进的硬件设施。先进的硬件设施是提升人事档案信息化建设的基础之基础，必须克服可有可无、可轻可重的思想，要保障专项经费的投入，配备足够的符合要求电脑、扫描仪等设备，从硬件措施的加强上保障档案保管的安全和完整，实现大数据的应用。

创新人事档案管理方式。一是对人事档案进行有效的分类，根据不同的部门和职责及人员数量的不同建立针对性的计算机人事档案库，使档案更加清晰有序。二是积极引进先进的数据信息技术，实现人事档案信息的综合利用。大数据时代为海量信息的分析、整理和存储提供了强大的技术支撑。数据的存储和分析在档案管理工作中的作用更加突出，事业单位、特别是事业单位的主管部门要根据系统的实际发展情况，建立起本系统的大档案数据体系，实现从端口中能够迅速、准确和全面的搜索到每个干部职工个人的全部信息资料，包括个人基本信息、工作情况、成果及奖惩等各种形式（文字、图片、视频）的全部资料。大档案体系的建立能够有效提升系统组织人事部门的工作效率，同时对于单位的统筹规划、人才评估和团队的组建都有十分重要的意义。

三是创建人事档案实时更新平台。大数据时代对于数据的真实性和实效性的要求比较高，事业单位人事档案管理部门要将人员的进退流转、职务升降、奖惩任免等信息及时准确更新，真实，有效，快速的反映出每一个人员的各种重要信息，为人事管理和人才服务工作提供有效的保障，优化人才结构，提高整体的人才水平。

四是确保人事档案的安全性。人事档案具有严格的保密性，大数据时代背景下档案的建立需要对信息安全进行管理，在用户的权限设定和密级方面进行加强，防止人事信息泄露，维护信息的安全。

五是加强信息资源的规划、建设、开发和管理，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。

六是加强人事档案工作的利用。人事档案利用应强化服务理念，严格利用程序，创新利用方式，提高利用效能，充分发挥档案资政作用、体现凭证价值，运用大数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服务。

人事档案管理对事业单位的发展具有十分重要的意义，事业单位应充分认识到大数据化时代对人事档案管理的影响，及时抓住大数据时代带来的机遇，建立一套新型、完善的档案管理方式，采取积极措施，加大专业管理人才的培养，优化管理人员结构，采用数据信息技术进行高效的管理，建立完善的人事档案数据体系，提高档案的使用率和管理率，促进事业单位的发展。