简思华

摘 要：档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，是档案管理的发展趋势、是真正实现信息资源共享的通道。将信息化技术应用到档案管理工作中，能使人事档案工作更加高效便捷，使档案事业更加全方面发展。本文从档案信息化建设对人事档案管理工作的意义和现状两方面进行了分析，并对如何提高人事档案管理效率提出了具体措施，希望对通过档案信息化建设提高人事档案管理工作效率提供参考和借鉴。

关键词：信息化;人事档案;管理工作

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，是档案工作的新标志、是信息改革的新需求、是档案管理的发展趋势、是真正实现信息资源共享的通道。将信息化技术应用到档案管理工作中，并融合发展成为一种新的创新型管理方式，使人事档案工作更加高效便捷，使档案事业全方面发展，进而提高企业的社会效益和经济效益。由此可见，档案信息化建设对提高人事档案管理工作效率能产生直接的影响。在新时代背景下，研究如何通过档案信息化建设提高人事档案管理工作效率显得尤为重要。

一、档案信息化建设对人事档案管理工作的意义

（一）为纸质档案提供安全保障，有效延长档案寿命

纸质人事档案是有说服力的原始凭证、是历史性的标准体现、是法律依据的重要载体。档案信息化建设是加强档案安全保护、防止档案磨损丢失、实现档案无损管理的重要技术手段。建立人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，能有效维护纸质档案的完整、安全，有效延长纸质档案寿命。

（二）为查阅档案信息提供便利，发挥档案使用价值

纸质人事档案在查阅时通常会受到时间、场地、人员等各种限制，通过档案信息化建设，将档案材料扫描、录入到档案管理系统内，并按需设置相应的审批及查阅权限，查阅人员可以在局域网上进行搜索，信息能在最快时间内被查阅出来，极大地发挥出档案的使用价值，实现档案资源共享，而且能有效地遵循档案“保持原貌”原则，为延长档案寿命提供有力的保護条件。

（三）人员信息实现动态管理，为领导决策提供依据

档案信息化建设是开发档案信息资源、更新维护人员信息、实现动态化管理的技术基础。在信息化环境下，借助计算机的高速处理能力，对各种信息进行集成处理，简化各种复杂数据。档案信息化建设不仅能节约人员管理成本、节省打印纸张耗费，更能使人员现状、年龄结构、学历分布、合同期限等信息一目了然，为领导的决策工作提供准确的基础数据。

二、人事档案信息化建设的现状

（一）重视程度不足，缺乏人事档案信息化工作机制

在信息互联网技术全面深入推广之前，人事档案基本都是以纸质材料的形式保存的，记录、收集、归档、管理都是靠人手进行，人力需求大、工作量大、管理繁琐、查找困难。随着互联网技术和信息化手段的不断渗透，在转型过程中，由于管理方式、管理机制、管理流程、人员观念等方面的差异性，对人事档案信息化工作机制的建立形成了阻碍，使人事档案材料存在着不规范、不统一、不详细、不齐全等问题。

（二）资金投入不够，缺少人事档案信息化管理系统

目前，大部分单位认为在工作中用到档案时，直接来到档案管理部门进行操作即可，认为人事档案信息化只是单纯地将纸质材料转化为电子材料，多将资金应用于“看得见、摸得着”的经营效益，而忽略了能产生间接经济效益的档案管理业务，资金投入不够，没配备大容量信息化设施，缺少人事档案信息化管理系统，导致档案信息化工作难以开展。

（三）工作队伍不健全，档案意识薄弱、业务能力不强

一项事业的兴衰，领导是关键，档案事业也不例外。领导档案意识淡薄，上级检查就抓一抓、不检查就松一松，没有把档案工作作为一项长期的基础工作给予必要的支持和关心;领导不重视，对档案工作人员引起了连锁反应，部分档案工作人员长期的机械化工作，组织纪律松散，对自己要求不高，对本职工作能推就推、一拖再拖，缺乏工作热情和工作进取心，理论功底和业务能力也一直在原地停留。

三、提高人事档案管理效率的措施

（一）规范标准，建立档案信息化工作机制

一是档案室建设，根据工作实际需要，设立档案工作保管机构，配备档案工作人员，做好单位的文件收集、整理、归档工作;二是遵循“统一领导，分级管理”原则，明确分工、各司其职、密切配合，形成各部门共同参与的工作格局;三是把档案信息化纳入单位信息化建设整体规划，统一部署、同步实施，并进行全程监督指导;四是从“统一、效能”原则出发，对有条件的档案管理机构和人员进行资源整合，进一步协同衔接、提高效能。通过完善机制，深入推进规范化管理，促进档案事业创新发展。

（二）加大投入，建设档案信息化管理系统

一是开发和应用人事档案信息化管理系统，购置大容量载体实现档案材料电子化、人员信息标准化、管理工作现代化，满足快速增长的业务要求和利用需求。二是灵活变通，盘活资源，提高档案信息、人事信息的精细度、专业度和资源的系统度，促进内部人事档案信息资源整合，日益向信息化的新兴领域迈进。三是信息系统实现逐步覆盖到集团及直属各单位，使信息共享、互联互通，形成档案规范统一、数据格式统一、信息展示方式统一的信息化管理体系。通过技术管理创新，充分发挥计算机功能，实现档案信息电子化，提高企业社会效益。

（三）健全队伍，提高档案队伍综合素质和业务水平

一是加强档案宣传贯彻，强化单位领导对人事档案工作的重视程度，促进档案事业向上发展;二是强化责任担当意识，加强档案机构管理者的管档意识，使其看重档案工作，确保单位档案业务顺利开展;三是加强职业道德建设，全面培养档案工作人员政治素质、服务观念、业务能力，做到勇挑重担、敢负责任、严于律己、不计得失;四是确保人员队伍稳定，可以利用职业指导、教育培训、技能与薪酬挂钩机制、提拔晋升、纳入年度考核等，激励档案工作人员不断提升自身专业技能水平及综合素质;五是努力为档案工作人员提供业务交流、学习参观机会，开拓视野，鼓励其勇于接受新事物、进一步提高其计算机系统操作能力。通过以上措施，提高档案全员意识，努力打造一支政治坚定、业务精良、机构合理、相对稳定的高素质档案管理队伍。

参考文献

[1] 刘志强.关于干部人事档案信息化管理机制的构建[J].档苑论坛.2017（05）：97