段淑瑞

摘 要：随着我国信息化进程不断加快，建设数字档案馆、推进档案数字化建设成为国有企业档案工作提质增效和创新发展的必然途径。文章主要结合信息化建设背景和国有企业档案工作特点，针对国企档案数字化建设过程中存在的问题进行分析，提出有益于国有企业档案数字化建设开发工作的建议。

关键词：国有企业;数字化;档案

当前国家正在大力实施网络强国战略，部分国有企业仍然固守传统档案管理工作思路，使得企业库藏的档案资源面临“养在深闺人未识”的困境。开展档案数字化建设可以破解传统档案管理过程中的低效问题，扭转国有企业档案工作的被动局面，但是档案工作的创新转型需要经历一段时间的调整才能完成，这就要求国有企业必须直面档案数字化建设工作存在的问题和不足，进行深入探究和分析，努力推动档案数字化建设落地落实，充分发挥企业档案信息资源的宝贵价值。

1 国有企业档案数字化管理的重要性

笔者认为，国有企业推行档案数字化建设的重要性主要体现在两个方面：

一是有助于实现企业重要档案信息资源的集成管理。国有企业作为社会经济社会发展的中流砥柱，其形成的档案资源真实记录了我国在就业、住房、交通、医疗、养老、教育、环保等多个民生领域的发展变化，是难以替代的信息库资源。通过运用大数据等网络信息技术、打破传统档案管理导致的信息界限和壁垒，有利于搭建起收、管、存、用“一体化”的档案信息资源服务平台，实现优质档案信息资源共享。

二是有助于全面提升企业管理规范化、科学化水平。按照国家《企业数字档案馆（室）建设指南》的有关规定，档案数字化建设应当纳入企业信息化建设规划同步进行规划。而无论是企业信息化建设还是档案数字化建设，都必须以企业规范、顺畅的业务管理流程、清晰的责任界面为基础。档案数字化功能的实现更是需要企业内部信息化管理部门、业务部门、档案部门、保密部门共同协作推进，企业内部档案的实际使用效率得到提升，也能够为企业带来一定的经济收益。

2 国有企业档案数字化建设过程中的不足及问题

眼下档案数字化建设方兴未艾，但总体而言，国有企业档案数字化建设水平仍然参差不齐，具体体现在：一是企业缺少切实可行的档案数字化建设战略规划。当前国有企业的档案数字化建设规划很少纳入企业整体的信息化建设进行整体部署、而是由企业档案管理部门牵头制定，全局性不足。二是国有企业信息化、数字化软、硬件设施缺乏统一标准。企业内部档案信息管理系统大部分都是基于自身企业实际档案业务特点进行开发的，系统兼容性较差，无法与企业其他管理软件相协调，降低了信息共享性。三是国有企业内部档案信息化专业人才短缺。一些企业内部为了节约人力资源，在档案数字化建设方面没有配备充足的人员，也为档案数字化工作顺利推进带来了阻力。

3 促进国有企业档案数字化建设顺利开展的建议

首先，结合现有档案数字化建设战略缺乏的问题，企业内部档案数字化管理人员需要完善数字化管理制度，为档案数字化管理奠定基础，提升数字化战略可行性。企业档案数字化建设属于企业档案信息资源建设中的主要内容，因此档案数字化建设的实际质量对档案信息资源的开发和使用有着重要的影响。企业内部建立档案数字化建设管理制度需要认识到其他业务部门和管理部门在数字化建设中的作用，发挥出自身的职责。优化档案数字化建设规范，从政策和制度方面规范档案数字化建设，从而促使企业内部档案信息朝着标准化和规范化发展，提升企业内部档案的资源共享程度，为档案数字化的建设做出保证[1]。

其次，企业对于目前档案数字化建设中软硬件管理问题可以增加档案数字化建设管理人员，完善档案数据库。企业需要提供合理的资源内容，为档案部门配备适合的硬件设置，各个单位部门还需要结合企业实际需求升级相应的信息化设备，使信息化设备可以兼容企业内部的其他軟件，二者互相协调，共同作用于企业内部数字化建设。而档案的数字化加工可以提升企业档案信息化系统的适应性，使档案信息可以与企业内部的其他软件相协调。在开展档案数字化加工的时候，应该以企业实际情况为基础，合理的进行当纳数字化范围划分，将一些纸质档案转化为数字化档案，实现较为彻底的档案数字化加工。档案管理人员需要对企业档案开展鉴定作业，筛选出具有使用价值的档案，去除一些已经失去价值的存档，这样不但可以节省档案管理人员的工作量，还可以避免出现一些资金浪费。结合我国档案文件整理标准和企业特点，可以结合档案的类型对其进行编码和整理。使用一些数据采集设备对一些较为重要的纸质档案实施扫描，将其转化为数据形式提升存储效率。在档案内容扫描完毕后可以对数据进行加工，对方向不正确的图像进行调整，使其符合阅读习惯，调整档案图像亮度和色彩，为档案数字化内容的完整性奠定基础[2]。

最后，企业内部档案数字化的建设和开发都需要信息化人才作为支撑，所以这就需要企业基于档案数字化建设进行合理的服务，具有一定的超前意识，着眼于企业未来发展制定档案建设目标。档案信息的时效性就代表了档案信息的价值，所以档案管理人员不但要具有一定的超前的思想，还需要具有专业的信息化技术，提升企业档案信息利用率。企业档案信息化人才需要掌握档案管理新型技术和理论知识，在培养档案管理人才的时候，企业可以采取以下几种方式开展人才培养。企业可以和一些高校建立合作关系，使高校可以为企业输送信息化专业人才，还可以提升招聘标准，提高档案管理人员的基础素养，降低后续档案业务培训难度。一些在职人员可以积极参与一些档案信息培训和讲座，与档案管理专业人员沟通交流，实现高效学习。企业应该增加人员培训支出，为信息化人才的培养提供正确的引导。可以从档案管理部门中选择一些具有基础档案管理能力和计算机技能的人员实施信息化素质培训。培训过程中需要提升教学效率，注意教学方式，可以结合档案实际管理工作进行讲解，还可以以信息化技术为基础实现远程教学，企业选择合理的教学方式有利于打好企业档案信息化工作人员基础[3]。

随着国有企业内部改革的逐渐深化，档案管理人员的变动较为频繁，这时企业档案管理部门就应该对一些新入职的档案管理人员进行档案管理制度的普及，使其能够快速融入到企业档案管理中去，为企业档案管理工作的规范开展铺平道路。企业档案信息化人才在素质教育在落实的时候，需要企业管理部门对其给予充分的重视，在培训的时候还需要分层次划分工作性质，可以从档案类型，数据库加工，档案信息分析或研究等方面将其分类培训，这样不但可以形成较为完善的学习体系，还可以提升工作人员的学习效率。培训结束后，需要参与培训的工作人员掌握企业档案工作流程和信息化技术，将其应用到各个档案工作中去，拥有较为敏锐的档案信息处理意识，适应企业数字化建设需求。

参考文献

[1]韩阳，贺瑜，管秀妍.企业档案数字化建设探析[J].机电兵船档案，2019，000（003）：93-95.

[2]王辉.大数据环境下档案数字化成果在企业开放利用的管理难点和要点[J].卷宗，2019，009（005）：58.

[3]王翠萍.推进档案数字化建设提升档案科学管理水平[J].兰台世界，2018，000（0S1）：P.77-78.