摘 要：随着时代的发展和科技的进步，档案的种类越来越多样化，档案数量急剧增加，档案利用日益频繁，传统低效的档案管理模式已越来越难以适应当前高效、安全、人性化的档案保管利用要求。档案电子信息化管理模式能够更准确、更快捷、更方便地提供服务，使档案管理实现智能化管理，满足档案现代化、精细化管理的需求。

关键词：档案;管理;档案管理;档案电子信息化管理模式

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的、供保存备查的、形式多样的原始真实记录。随着档案事业的发展和档案信息化进程的加快，档案的载体、制作手段和表现方式等都发生了翻天覆地的变化。档案的数量与日俱增，档案资源实体管理难度日益增加，档案管理逐步向服务职能转变，档案管理水平亟需提升，传统的档案管理模式已显滞后，档案管理正面临着时代变革。由此，档案电子信息化管理模式应时而生。

档案电子信息化管理模式是为社会发展服务的一种新的形式，将包含文字、图片以及视频等的档案信息传输到数字档案馆（室）网站系统中，使档案以数字化形式展现，较之传统档案管理模式使管理更便捷、存储更安全、分享更及时，档案电子信息化管理模式已成为档案管理必然的发展趋势。

1 档案电子信息化管理模式与传统档案管理模式的区别

1）档案库房面积要求不同。传统的档案管理大多是对纸质文书档案进行归档保管，对档案库房的面积有一定的要求，除了要能容纳目前的档案资料存放外，还必须考虑今后的发展空间。而档案电子信息化管理由于电子化、数字化和无纸化的特点，精简了档案材料的存放空间，对档案库房的面积要求不高，但对数字档案馆（室）网站系统的存储容量提出了较高的要求。

2）档案整理归档方式不同。传统的档案管理模式是由专兼职档案管理人员按照立卷类目对纸质文书档案材料进行收集、整理、立卷、归档，耗时长、工作量大且繁琐。档案电子信息化管理模式则是通过计算机、扫描仪等设备技术，将文书档案、声像档案、荣誉档案等档案资料分门别类上传到数字档案馆（室）网站系统中进行集中统一管理，便于档案的有序整理归档。

3）档案整理装订方式不同。传统的纸质档案是用线订的方式进行装订，线订档案虽然美观牢固，但需要花费大量的人力、物力和时间，且对日后档案的复制和销毁存在一定程度的影响。档案电子信息化管理则是将所有的纸质档案予以数字化，将档案信息直接录入到数字档案馆（室）网站平台，使传统的纸质档案转化为电子数据，大幅度提高了档案整理的工作效率。

4）档案保存条件不同。传统的档案管理模式对档案保存条件和环境要求较高，必须严格控制好档案库房的温湿度。但随着时间的推移，纸质档案在保存的过程中往往还是会出现损坏、霉烂、虫蛀的现象，对长期保持档案资料的完好性存在相当大的难度。与传统档案管理模式相比，档案电子信息化管理模式将档案信息直接录入到数字档案馆（室）网站系统迅速处理和传递，同时做好备份，在很大程度上保证了档案材料的完整性和安全性。

5）档案查询效率不同。传统的档案归档后，如需检索利用，需要先依照流程办理相关手续，再由档案专兼职人员人工翻阅纸质档案材料寻找，频繁的翻动不但会磨损纸质档案材料，而且人工查询效率较低，不能随时对档案信息进行调用、分析和利用，远跟不上当前信息时代社会发展的步伐。档案电子信息化管理则不受人为的限制，预先在数字档案馆（室）网站平台上对相关人员设定不同的操作权限，登录系统后，只要在智能搜索引擎上输入关键词，就能快速查找、读取所需内容，精简了查询程序，优化了查询服务效率。

6）档案利用方式不同。传统的档案管理如需检索利用，需要进入档案馆（室）等进行现场查阅，受到时间和空间的限制。档案电子信息化管理平台凭借实时共享的性能，将查档申请流程及方式优化，通过档案信息化管理平台、计算机、甚至是手机终端就可以轻松查阅到想要的档案资料，进一步保障档案查阅需求，达到互联互通、资源共享、远程利用的作用。

与传统的档案管理模式相比，基于电子信息化管理模式的档案管理具备明显的优势。档案电子信息化管理模式不仅使档案管理更加系统化、条理化、科学化，便于档案的收集、整理、保管、检索、利用和服务，简化了档案管理工作程序，减轻了档案管理工作人员的工作量，更是提高了档案管理的工作效率和档案的利用率，提升了档案的服务功能，充分体现了档案的价值。

2 档案电子信息化管理模式的应用

1）当前，许多单位已逐步开始建立档案电子信息化管理系统，但由于对档案管理工作的重视程度不够，档案电子信息化管理平台数据常常不能得到及时更新，很大程度上影响了档案管理工作的开展和实施。

2）有些单位虽然设置了档案电子信息化管理系统，但实际的查询利用率较低，没有真正发挥出档案的服务功能。

3）由于数字档案馆（室）网站需要专人定期进行管理维护，且费用较高，部分单位对于档案电子信息化管理系统平台未能形成长效管理机制。

4）档案管理是一项长期且复杂的系统工程，从事档案管理的工作人员没有树立档案管理新观念，将档案管理水平提升到新的境界，档案管理人员的素质有待提高。

3 档案电子信息化管理模式的发展

档案最大的价值就是利用价值，是档案能够满足社会需求的直接表现。在电子信息化时代下，档案管理部门必须从以下几个方面对档案电子信息化管理模式重新认识和重新分析，才能从容应对当前社会对档案管理工作的挑战。

1）加强信息化管理理念。更改以往传统的档案管理模式，充分利用档案电子信息化管理技术，以信息化发展为依托，创新思路，强化档案电子信息化管理模式的推广力度，实现新型服务模式。将档案电子信息化资源和创新思维应用于档案管理工作，最大限度地提升档案利用效率，发挥档案管理的社会价值，更好地为党和人民服务。

2）加大管理队伍建设力度。加强档案管理部门对档案管理工作的重视程度，定期组织档案管理专兼职工作人员培训学习，提高档案管理专业技术水平和业务能力，加强档案管理人才队伍建设，不断提高档案工作效率。

3）改善档案电子信息化管理硬件建设。科技飞速发展的今天，信息量不断增加，互联网技术不断完善，需要不断扩充存储设备的存储空间、提高系统运行速度，档案管理部门必须给予一定的资金支持，保障档案信息的安全性和稳定性。

4）加快信息化软件开发。随着网络信息化的不断发展，档案电子信息化管理软件也要不断地更新，必须加以信息技术支撑，保证档案电子信息化管理工作的顺利开展。

5）提高档案工作总体认识。切实转变观念，进一步提高对档案管理工作的重视和关注程度，不断完善档案电子信息化管理体系和制度，形成长效机制，加大对档案工作的保障力度，推动档案事业科学发展。

6）科学整合檔案资源。创新服务形式，维护档案安全，发挥档案作用，利用报章杂志、网络、微信公众号等新媒体载体和形式，大力宣传档案电子信息化管理模式的发展前景，提高全民档案意识。

4 结论

档案在现实社会中具有巨大的价值和作用，与每个人的工作和生活都息息相关，是社会发展过程中不可或缺的关键环节，是传承文明，见证历史的重要手段。从传统的档案管理模式到档案电子信息化管理模式的演变，标志着我国档案管理建设进入了新的阶段，与此同时，也面临着信息资源建设、档案信息服务优化、档案管理技术创新等各方面的难题。目前，档案电子信息化管理模式还不能完全取代传统的档案管理模式，档案管理部门需要将这两种档案管理模式有机结合、并存运行、无缝衔接，以促进档案管理工作迈上新台阶。

参考文献

[1]李静.浅谈电子信息化管理模式在档案管理中的作用[J].中国管理信息化，2019（10）.

[2]刘宝军.谈谈档案的价值和作用[J].关爱明天，2015（9）.

作者简介

徐佳岚（1987-），女，上海，上海市青浦区夏阳街道社区卫生服务中心，助理馆员，本科（2005级学士），研究方向：档案管理。