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信息时代事业单位档案管理创新研究

2020-08-10董珊珊

卷宗 2020年13期
关键词:安全措施管理方法科学化

董珊珊

摘 要:随着信息化技术的快速发展和普遍应用,现代社会的许多管理工作更便捷、高效。在这个背景下,事业单位的档案管理工作也正在进行优化和改变,信息化录入将成为未来档案信息录入的主要措施,档案信息的管理工作也不止于数据的处理。因此,在信息技术背景下,事业单位档案管理依然需要不断优化。

关键词:信息化;管理方法;安全措施;科学化

信息技术在事业单位中档案管理中的应用意义较为突出,但是在实际操作环节中仍然存在一些显著的问题。需要充分根据当前档案管理工作的实际情况注重提升工作人员的计算信息技术应用水平,认识到其具体应用的重要性,使之适应当前事业单位发展的实际需要。

1 信息技术在事业单位档案管理中的应用意义

将信息技术应用在事业单位档案管理中可以提升整体管理效率,是对传统档案管理工作的更新与完善,并逐步朝着电子档案管理的方向发展,有助于实现档案信息的集中化管理。在此环节中,借助信息技术的优势对档案资源进行处理与筛选,准确的对其进行归类,与计算机信息系统相结合,将有效的档案数据进行自动化的分类,并设置不同的专题栏目,在搜索栏中可以准确的筛选出所需要的档案信息,有助于减少人为操作的误差。其信息技术以其共享功能的优势可以加强事业单位各个部门之间的沟通与协作,将档案数据信息通过计算机技术的方式进行传播,有助于提升事业单位的整体工作效率,节约人力资源的消耗,减少运行管理成本。同时,还可以优化事业单位的结构,事业单位规模逐渐扩大,人员数量也呈现上升的趋势,在对档案进行管理时,如果使用传统的档案管理方式将会造成更大的成本,部分事业单位的档案管理人员由别的部门临时借调进行管理,对相关档案管理的专业知识掌握不透彻,而借助信息技术的优势可以减轻工作人员的工作压力,全身心的投入到各自的岗位中,有助于提升档案管理效率。

2 事业单位档案管理中存在的不足之处

2.1 对信息技术应用的认识不到位

虽然信息技术已经基本应用到多数事业单位的档案管理工作中,但依然有一些工作人员对信息技术了解不到位,对其使用的具体操作认识不到位,导致管理工作中产生各类问题,诸如数据备份不及时、信息遗失等。一些工作人员在使用信息技术出现过分依赖的心态,错误的认为管理工作只是对档案信息进行录入,没有认识到对信息进行备份的重要性,如果出现设备故障,难以保证档案信息的完整性。此外,还有一些工作人员因为对信息技术的了解不到位,在工作时频繁出现失误。

2.2 电子档案的管理工作不完善

事业单位管理工作中使用信息技术时,各类信息各项数据一般以电子文档的形式进行存管。但许多事业单位没有把这些电子文档进行合理、规范的分类和管理,导致档案管理无法实现自动化办公。部分单位则未能在档案管理中接入相应的信息技术,单位内负责档案管理的工作人员人手不足,导致电子文档的管理工作未能完善进行。目前许多单位,在电子文档的归档管理方面,只是简单地进行相关信息的输入工作,没有使用硬盘等储存设备做好文档保存备份工作,若出现突发事故,文档大有可能丢失,让档案管理失去作用。

2.3 工作人员专业素质水平较低

有一些单位已建立起较为完整、规范的档案信息管理系统,相关设备的建设也逐渐完善。不过依然有部分单位的系统建设相对较慢,或者是有完善的系统,但未能进行有效的档案管理工作,系统作用并能真正体现。其主要原因在于,管理人员的专业素质参差不齐而且普遍处于低下的状态,并且只有少数人接受过系统的教育和培训,缺乏相关知识,档案管理接入信息技术后,也只是进行简单的使用,未能完全发挥信息技术的作用。

3 优化信息技术下档案管理工作的措施

3.1 加大信息技术的使用力度

如果要在本质上通过信息技术的应用提高工作效率,实现事业单位档案管理的现代化发展,保障信息管理工作拥有较高的效率和稳定的安全性,就必须加大信息技术的使用力度。给单位配备专业水平较高的设备,合理、规范设立网络管理系统。可以保障信息的安全性,保障各业务间的合理配合。同时,还必须开展相关人员的培训工作,充分保证档案管理工作的科学性。

3.2 优化并完善相关管理制度

事业单位需要依照我国在相关领域颁布的相关法律法规,合理制定一些适用于事业单位档案管理的相关规定,并且明确、合理地规定档案信息的存管、归档等步骤的操作细节,进一步规范信息技术下的档案管理工作。建立健全内部控制制度,才可以提高档案管理工作规范性及合理性。同时还需要把档案管理工作的相关职责进行细分及落实。此外,必须要求工作人員把操作的流程详细记录下来,防止出现行为违规的情况。

3.3 提升管理工作人员的职业素养

基于信息技术背景下,档案管理工作需由职业素质和专业水平较高的复合型人才来完成。人才的引进和培养主要有两种方式,其一,可以从国内的大学毕业生中选取这方面的人才,尤其要重点挑选一些同时拥有信息技术知识与档案管理能力的人才。其二,对相关管理人员开展有针对性的培训和教育工作,重点培养出一批能使用信息技术进行档案管理的员工,从而快速提升档案管理工作的业务水平和工作效率。另外,还必须保证管理人员了解相关法律知识和具备较高的职业道德素养。也就是说,基于信息技术背景下的档案管理工作的从业人员不但要有良好的工作能力,还必须拥有较强职业素养。

4 结束语

社会的发展已进入全面信息化的发展时期,对于事业单位的档案信息化以及电子档案的存管和使用有着非常关键的作用。而且事业单位相关工作愈发繁杂,对于相关人才的具体要求不断提高。基于信息技术背景下的事业单位档案工作,可以使事业单位在将来的发展过程中,更能体现科学性和规范性,并且已经成为未来的重要发展方向。所以,想要推进事业单位档案管理工作的未来发展,尽可能符合日渐增加的需求,必须加大在档案管理中信息技术的使用力度。想要保障管理工作更能迎合事业单位与社会的变化形势,需要不断优化信息技术下的档案管理制度,才可以让电子档案信息得到安全保管,保障档案调取使用的规范性,提升使用档案信息的效率。

参考文献

[1]徐冬冬.新常态背景下事业单位档案管理创新[J].农家参谋,2020(07):205.

[2]侯苏珊.新时期事业单位档案管理工作的思考[J].国际公关,2020(03):179.

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