宋丽俐

内容摘要 在大数据时代，很多先进技术已融入各个行业的发展中，人事档案管理是现代企业管理的关键，实际工作中仍存在一系列问题。数字化人事档案管理与传统的纸质人事档案形态有所不同，管理人员需要按照国家技术标准，引进大数据技术，实现传统纸质档案管理向数字化档案管理的转变，为档案管理部门获取全面的人事档案材料提供支持，实现档案信息资源的共享。文章主要分析了大数据时代对人事档案创新管理的影响及优化。

关键词 大数据时代 人事档案创新管理 影响 优化

1 引言

在现代化社会的发展中，劳动用工制度在不断改变，人事档案是人才信息的重要来源，为企事业单位合理用工提供了支持。在大数据时代，市场制度发生了很大改革，现代人事档案管理工作问题日益显现出来，为人事档案管理工作带来了很大影响，相关管理部门必须予以重视。基于此，文章介绍了大数据时代人事档案创新管理的优势，分析了大数据时代对人事档案创新管理的影响，总结了大数据时代人事档案创新管理的优化措施。

2 大数据时代人事档案创新管理的优势

2.1 安全集中

在各个行业的发展中，管理人员需要针对人事档案进行永久保存，这就突出了人事档案的长久性特点，而传统的纸质档案管理借用比较频繁，极易带来损坏、丢失等问题。对此，管理人员可以实行数字化档案管理方式，这种方式可以永久保存档案资料，但需要做好备份工作，突出档案资料的共享性，实现档案的充分利用[1]。与传统纸质人事档案管理形式相比，数字化档案管理具有集约性特点，存储介质可以从纸张转变成光盘、硬盘等，其体积小、容量大，能节省更多的存储空间。

2.2 节约高效

在现代化社会的发展中，大数据技术在档案管理中得到了有效应用，传统纸质档案中的文件信息发生了很大变化，逐渐成为数字化信息，节省了更多的存储成本和空间，实现了“无纸化办公”的目标，为快速访问工作的实施提供了支持。在实际档案管理工作中，人事档案管理模式是相对封闭的，需要投入大量的人力资源作为支持，这就使管理工作难度、复杂性有所增加。而数字化档案管理模式的应用，主要是利用电脑进行检索，为人事档案管理工作的高效性、准确性提供了支持。

2.3 实时更新

在过去人事档案管理过程中，资料收集、加工、整理、入库、存档全过程都需要大量人力资源作为支持，涉及多方面内容，引发了一系列信息过时的问题，无法实现档案材料的充分利用。在大数据时代，人事档案管理工作在不断更新，可以及时地更新档案信息，提高了档案材料使用的高效性、准确性。

2.4 管理规范

传统的文件信息对象是将纸张作为载体，而数字化文件管理对其进行了优化，逐渐转变成了机器可读文件存储，改变了档案查阅过程中抽取、撤换、涂改等问题，确保了档案管理的规范性、真实性，将静态档案管理转变成了动态档案管理，为人事档案管理创新提供了支持。

3 大数据时代对人事档案创新管理的影响

3.1 管理模式变革

在传统的人事档案管理过程中，普遍由管理人员根据自身的经验进行，不注重档案管理的科学性、全面性。而大数据时代的人事档案系统与传统的档案管理模式有所不同，传统管理模式的管理流程不够标准，以互联网技术为基础建立的档案管理系统，需要建立标准的管理模式，这就对管理人员的专业性提出了更加严格的要求，管理人员需要掌握互联网信息技术，这样才能够快速适应档案管理的工作流程。

3.2 管理难度增加

在新時期的发展中，互联网信息技术给传统档案带来了的很大冲击，使信息管理呈现出标准化特点，档案自身也属于信息，但其具有差异性、动态性特点。在大数据时代，档案数据在不断增加，为档案管理带来了很大难度，而档案管理系统的完善，使记录、变档、分类、归档、查阅和修改等各项工作更加便利，但无法确保网络数据的保密性，极易出现档案信息泄露风险，在档案信息未及时备份的情况下，会出现严重的档案遗失问题。

3.3 管理意识有待更新

基于大数据技术建立的档案管理系统需要响应的管理体系作为支持，这就对管理人员的专业性提出了更加严格的要求，但很多档案管理人员的意识还有待更新，无法明确档案管理系统的管理流程，其档案管理责任意识薄弱，给档案管理工作的实施带来了很大难度[2]。

4 大数据时代人事档案创新管理的优化措施

4.1 创新人事档案管理观念

现阶段，很多社会因素制约着人的行为，如社会舆论、社会监督、道德等都对人进行着监管，但仍需要合理的规则进行约束，这就需要针对人的档案进行有效管理。目前，传统的人事档案管理模式已无法满足新时期的发展需求，人事档案管理人员需要树立现代化管理理念，引进新型管理方法，合理地应用大数据技术，贯彻以人为本的理念，将人的发展作为目标，提高人事档案管理的整体水平。

4.2 确保人事档案资料信息的真实性

在人事档案管理工作中，管理人员需要提高自身的责任感，避免因疏忽出现档案资料、档案信息错误的问题。在传递档案信息的过程中，档案管理人员需要提前做好备份，定期核对档案信息资料，确保档案信息的真实性，且在购买、定制系统软件的过程中，尽量选择安全系数高、防御功能强的安全保护软件，避免出现网络攻击、中病毒的问题，确保档案信息的真实性、安全性。同时，档案管理部门需要建立数字化人事档案管理制度，管理人员需要树立保密意识，提高自身的业务素质，在利用、传递和保密过程中严格按照纸质档案要求进行管理。在大数据时代，档案管理数字化是社会发展的必然趋势，人事档案管理、存储和利用方式在不断改革和创新，数字化人事档案管理面临着新优势、新需求和新矛盾，企业需要建立完善的人事档案管理系统，规范数字化档案管理工作流程，提升档案管理人员的服务水平和综合素质，实现人事档案管理工作的数字化、自动化、网络化趋势。

4.3 加强人事档案管理队伍建设

在人事档案管理工作中，需要高学历、高素质的复合型人才作为支持，掌握计算机操作、网络等新技术的操作方法和专业知识，熟练掌握岗位环节，提高管理人员的业务技能。同时，档案管理人员需要不断提升自身的职业道德素养，提高自身的使命感、责任感和事业心，提供优质的档案管理服务。除此之外，企事业单位需要强化管理人员培养力度，定期开展业务知识培训工作，注重档案管理人员配置、工资待遇等福利工作，建立高素质的人事档案管理队伍。

4.4 构建人事档案管理制度

目前，很多大数据技术为人事档案创新管理提供了技术支持，管理部门需要建立完善的档案管理信息系统，将其作为人事档案管理工作的重点，还需要充分发挥出信息技术的作用。第一，实行无纸化档案操作管理模式。与传统的档案管理工作有所不同，大数据时代的管理创新主要是针对原有的纸质档案进行优化，利用电子扫描技术，将人事档案更新到数字信息数据库中，实现档案无纸化操作管理的目标。第二，大数据技术在人事档案管理中发挥着重要作用，使人事档案呈现出网络化、自动化特点，改善了传统的档案借阅、检索等各项功能，通过优化检索功能，提高了人事档案管理工作的整体效率。

4.5 提高人事档案管理的服务水平

在新时期的快速发展中，档案管理部门需要深入分析使用人员的各项要求，针对使用者的查询行为进行全面、系统的数据分析，将数据结果作为档案管理服务优化的依据，提高用户对人事档案管理工作的满意度[3]。除此之外，人身档案管理部门可以建立专业的档案信息网络服务平台，这样使用人员可以以注册登录方式，快速进入档案信息网络服务平台中，以获取自己所需的各项档案信息，实现电子档案信息的充分利用，在确保各项信息安全性的基础上，档案信息网络服务平台开放更多权限，为查档、利用提供便利。

5 结语

综上所述，人事档案管理工作具有一定的系统性，相关部门必须认识到大数据时代人事档案管理工作的重要性，加大资金投入力度，强化人事档案管理人员专业知识、电子信息化培训，提高人事档案管理人员的综合素质，建立专业、高素质的管理队伍，有效地实施人事档案管理工作，实现人事档案管理事业的持续、稳定发展。

【参考文献】

[1]董莉清，韩海涛.大数据对人事档案的影响[J].兰台世界，2016（3）：18-20.

[2]张瑶.人事档案创新管理研究[J].中国多媒体与网络教学学报（中旬刊），2018（8）：34-36.

[3]武曉燕.浅析档案在人力资源管理中的作用[J].办公室业务，2020（4）：164+166.