陈暘

摘    要：伴随教育体制改革政策的不断落实，各大院校逐步扩张教学规模，也给日常的教务管理提出了更高的要求，工作内容更为繁琐。期望更好的适应高职院校的发展，为教学管理奠定基础，教务管理系统必然要朝着信息化、标准化、高效化的趋势发展，尽可能优化管理工作的信息化程度。本文针对高职院校的实际教务管理工作进行分析，探索系统运行过程存在的不足之处，并给出相应的解决方案。

关键词：高职院校;教务管理系统;问题;对策

社会的发展，经济的转型，新产业、新业态、新模式纷纷涌现，急需大量的经过专业培训的熟练技术工人。国家职业教育改革实施方案指出，把职业教育摆在教育改革创新和经济社会发展中更加突出的位置，着力培养高素质劳动者和技术技能人才。随着高职院校招生的不断扩大，教学规模进一步扩张，教学科目稳步上升，但学员素质差异较大，致使高职院校日常的教务管理工作承受更多的压力，工作容量显著上升，并且教务工作人员日常工作负担进一步提升，也面临着更加严峻的挑战。

一、引进教务管理系统的必要性

纵观近年来的不断发展，高职院校招生规模日益提升，推动教育体系朝着信息化方向不断前行，但教务管理人员队伍难以有效扩充，面临着人员短缺、工作压力增大的问题，这就要求教务管理朝着标准化、信息化的趋势快速发展，进一步提升工作效率。此外，伴随计算机技术的逐步完善，越来越多的高职院校普及网络体系，这也为教务管理过程中的信息交互、资源共享奠定坚实的基础，更好的在高职院校中搭建起高效的教务管理体系。所以，期望适应高职院校的发展，要设计行之有效的教务管理体系，突破传统管理方式的束缚，带领教务管理朝着信息化、高效化的趋势前行。

二、教务管理系统应用初期存在的问题

（一）系统培训不足，工作人员操作水平不高

教务系统的研发企业由于注重时间成本，往往会在同院校签署购买合同后，就立即开展验收环节，而当验收工作完成后，便难以有效落实合约内容，无法为院校提供可靠的教务系统技术人员。正是由于培训体系无法落实，就需要教务管理人员自行完成学生信息管理、课程管理以及成绩管理等操作的学习，而这只能借助系统操作说明在实际使用中不断探索。所以会导致在教务管理系统刚刚建成时，技术人员很难掌握系统的各项操作，甚至会出现误操作以及数据偏差等问题，严重影响学校的正常秩序。除此以外，教务管理压力不断增大，工作容量显著攀升，管理岗位常常面临流动性较大的问题，尤其是部分刚刚步入管理岗位的职工，计算机技术较差，难以有效完成工作任务。反观教务系统来说，为用户提供的模块种类较多，且存在较强的内部联系，一旦在录入基础数据时出现误差或出现系统无法识别的信息就会导致数据难以添加到系统数据库中或者影響其他功能的使用，这就需要教务管理人员具有良好的计算机技术并能够系统学习教务管理基础知识。

（二）基础数据采集的准确性不高，系统难以匹配

院校在成立初期，因为外部影响因素较多，申请教学专业时未能有效同市场和公司实际需求相匹配，致使学生培养方案和教学体制同社会发展脱节，课程制度存在较大问题。此外，学生培养方案在实际完成时通常会对各个科目、对应学分、课时完成情况以及科目类型进行调整，导致出现内容相似的科目名称差异较大、相同课程划分成不同代码和学分的问题。上述问题的发生也会造成教务系统在录入基础信息时发生异常。教务管理体系本质上是由诸多功能模块集合而成，包括有：生源信息管理、教师信息管理、教学方案管理、课程安排、考试管理等。各个模块之间关联度较高，也就需要精确的基础数据作为保障。所以，就给教务管理人员录入基础数据时提出较大的挑战，一旦基础数据出现异常就会引起后续操作的问题，难以对信息进一步分析。

（三）系统更新不及时，问题解决相对滞后

教务管理系统自身携带有诸多基础服务模块，各项功能较为完善，且为用户提供系统框架，能够在实际运行过程中根据院校本身的办学特点、校园条件、管理目标提供针对性的优化方案，并设计个性化的功能模块。而这就要求系统研发企业和院校深入合作，对存在的问题及时修补并对系统定期升级。针对实际需要进行个性化定制的过程较为繁琐，需要对问题进行全面论述并给出优化方案、提交优化申请、备份基础数据、研发企业优化系统、技术人员实际测试并提供修改说明、院校安装指定程序完成更新。纵观整个系统装设步骤来说，院校从购买到实际应用需要经过较长的时间周期。并且，教务管理人员同企业进行问题交互时仅仅借助QQ平台完成，如果发生突发性异常，一旦问题情况表述模糊或者客服员工未能有效掌握院校的定制化模块，就会出现多次协调等问题，造成时间成本的严重损失，而软件却难以优化，问题仍然存在。

（四）学校硬件配备不到位，系统兼容性不够

高职院校成立初始阶段往往流动经费不足、教务管理团队缺失、办公条件较差，也就导致院校难以对日常教务管理存在的问题进行优化并对设备进行升级。但从实际发展来看，目前教务管理系统大多选用C/S结构和网络平台，这就需要高效的硬件设备和完善的网络体系做支撑。一旦院校难以及时优化硬件设施，就无法保障网络运行情况，以至于教务管理系统的功能模块难以发挥实际效用，无法实现预期管理目标。

（五）系统数据管理不便

教务管理系统中所涉及到的信息数据都会同功能模块相关联，如果关联落实后就无法修改。但实际来说，院校制定的课程培养方案和科目类别会根据实际情况进行调整。所以，只要人才培养计划发生改变，教务系统就需要全面更新科目数据，但通常使用的教务管理系统进行数据录入时仅开放初始阶段的数据导入，难以完成实时更新，也就造成很多的课目数据发生重叠，录入系统无法有效识别，导致信息添加错误。信息录入出现异常后，就会消耗较多的时间成本，需要技术人员手动添加培养方案中的新信息，导致工作负担显著增加。

三、提升教务管理系统使用效能的策略

（一）加强人员培训，提高业务素质

日常教学一定是职业院校的核心所在，而教务管理内容较为复杂，容量较大，就导致院校在选用工作人员时，需要严格审核教育经历、技术水平等，同时还需要对承担工作任务的管理人员进行全面的业务培训，以便于工作人员更好的熟悉管理内容和各项技能操作，更好的完成工作任务。因为教务管理需要完成诸多的业务操作，就要求管理人员树立起良好的责任意识并在工作中集中精力。日常管理时，管理人员需要结合实际操作同系统研发企业进行深入联系，更好的设计出适合院校发展的个性功能，及时弥补系统存在的问题。

（二）加强市场调研工作，确保基础数据的准确性

教务管理系统实际投入使用前，需要精确的基础数据作为支撑。院校设计人才培养计划时，也需要同市场和企业进行交流，构建出适合社会发展的培养计划，建立起完善的课程体制，防止实际运行时对数据进行多次调整，避免劳动力浪费等问题。

（三）建立配套的管理制度，加快系统更新速度

伴随计算机技术的逐步完善，教育体制正处在转型时期，信息化程度进一步提升，教务管理系统也逐步应用在实际管理之中。高职院校要紧紧抓住这一发展契机，搭建出同教务管理系统相匹配的管理体系，为院校提供针对性的管理方案，实现管理目标。当前，职业院校按照教务管理系统实际运行情况并结合院校特点逐步完善管理体系和管理内容，并对系统需求和研发企业深入交流，要求研发公司针对院校独有的教务管理体系进行功能设定，并对个性化模块的功能进行调整，防止教务管理人员因为优化问题造成系统无法运行，确保管理系统发挥出应用作用并建立起稳定的教学环境。

（四）加强教务管理投入，改善系统运行环境

教务管理系统期望顺利工作，就需要完善的网络体系和高效的硬件设施作为保障。由此来说，高职院校需要进一步提高教务管理体系的成本投入，有效改进网络体系和硬件设施，确保系统为用户提供高效的工作环境和稳定的功能服务。此外，还需要引进综合素质优秀的管理人员，对日常的工作管理进行有效指导，并做好后勤工作。

（五）数据分批存储，智能信息提取

实际进行教务管理时，各个学年或是各个学期出现的信息数据都存在共同点，比如说各个学期设计的课程安排并不会改变。虽然每一条基础数据都会和功能模块相关联，但能够借用共同点进行数据的快速识别，并检索出该学年的对应数据。由此便能够在完成数据整合时，对各个学期的数据快速划定，不仅提高了管理效率，还能减轻管理人员的工作负担。实际整合数据时，仅需要指明不同类别的数据，借助相关工具完成录入，有效降低人工录入的成本投资，优化运行速率。

四、结语

总而言之，教务管理系统只有充分结合每个院校的实际情况，加以不断的修改完善，从而减少教务管理人员的繁琐性事务工作，让工作人员拥有更多的时间和精力投入到教务系统的研究，为充分实现教务系统的网络化、高效率，进而全面提升高职院校的教学管理水平奠定良好的工作基礎。

参考文献：

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[2]李青， 张燕玲. 正方教务管理系统应用中存在的问题及应对策略——以保山学院为例[J]. 保山学院学报， 2014（02）：90-92.

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