刘晴

摘    要：本文对企业印章的涵义与作用进行分析，立足于当前国企印章管理工作现状，挖掘管章意识、管理制度、管理风险等方面存在的问题，并提出科学有效的解决对策，力求通过提高管控意识、健全管理体系、加大风险防范力度等方式，使印章管理更加规范可靠，促进企业的健康长久发展。

关键词：国有企业;印章管理;有效措施

引言：在企业管理工作中，印章的地位不容小觑，它具有极高的权限，许多企业的重大事情决断都需要印章的存在才可生效，可见印章的重要作用。但是，当前一些国企的印章管理存在诸多问题，主要体现在管章意识、管理制度、管理风险等方面。对此，应通过发挥政工工作效力，转变思想，填补缺口与漏洞，使印章管理工作更加科学妥善。

一、企业印章

企业印章是由企业刻制的，在当地公安部门备案的、以文字图形为主体的公章与专用章，它是企业公务活动中职权行使与运用的重要工具。盖有企业印章的文件是受法律保护的，说明企业要对该文件的内容负法律责任，因此要确保印章安全有效，切实维护用印的权威性和法定性。企业印章一旦被他人盗用或者冒用，很可能为企业带来不必要的纠纷，甚至巨大法律责任。此外，印章的重要性还体现在对社会各界的承担主体方面，在法人名义承担中，印章是作为代表单位的法人形象而行使权力的。因此，需要加强印章管理力度，提高领导与员工的法律意识，有效防止滥用和误用，自觉遵守相关用印规定，杜绝违法乱纪的盖章行为，这对企业日常经营和服务具有重要意义，甚至关系到企业的生死存亡[1]。

二、企业印章管理工作存在的问题

（一）印章管控意识淡薄

当前，部分国企对印章管理与使用的重视程度不足，在思想意识方面存在些许问题，在一定程度上为企业带来了经济损失与风险隐患，主要体现在以下两个方面：一方面，缺乏专业的管章人员，虽然一些企业设置了专人负责管章，但管理人员常常负责多项工作，如文秘、办公室、档案工作等等，有时多枚公章由不同部门负责管理，很容易导致管理混乱;另一方面，登记要素缺失，印章管理责任不够清楚。用印登记应包括序号、时间、部门、内容以及负责人等内容，但在实际操作中，一些单位存在登记要素不齐全现象，未对相应文件严格审查，审批流程的记录不详细，这些都对印章管理与责任分配起到了负面作用。

（二）管理制度不健全

部分国企的用印不够规范，存在较大的主观随意性，相关管理制度不健全，导致规范性错误时有发生。例如，一些管章人员单纯对一些审批材料与日期加盖公章，对一些证明材料或者因文字错误而更改后的文件却没有加盖公章，很容易引起矛盾纠纷，且部分公章加盖会标注有效期，对于此类公章加盖，部分企业认为没有必要。在盖完章后，一些已经失效或者错误的文件，没有及时销毁，而是随手丢掉;一些盖章过的空白纸张也未有效处理，为有心之人提供可乘之机，引发违法乱纪现象，为企业带来巨大经济损失。

（三）印章管理风险存在

由于企业或人员忽视印章管理的重要性，导致印章管理存在诸多风险，主要体现在以下方面。一是印章滥用，印章管理者借助职位便利使用印章与第三方进行交易，从中谋取私利，在无形中对企业造成损失;二是印章盗用，部分企业对行政章的保管较为严格，很少出现大问题，而对于非法人单位印章来说，则经常出现被盗用或擅自使用等情况，需要引起企业高度重视;三是印章伪造，由于印章的备案期为两年，超过两年的印章将无从查证，为不法分子提供了可乘之机，通过伪造企业印章敲诈勒索，加上违法成本较低，此类现象经常发生;四是印章监管不到位，一些企业综合检查的中心侧重于项目进展，忽视了印章使用方面的监督检查，问题发现与整改不及时，不利于风险防控与管理效率的提升[2]。

三、企业印章管理的有效措施

为了尽量减少和避免企业因用印管理不当影响自身正常运行，应针对当前企业用印管理方面存在的问题，采取科学有效的管理措施，通過提高管控意识、健全管理体系、加大风险防范力度等方式，使印章管理更加规范可靠。

（一）加大宣传，提高管控意识

在新时期背景下，外界环境纷乱错杂，人们面临的诱惑增加。企业应加强思想观念教育，选择具有较强职责操守与责任意识的同志管理印章;并定期举办培训教育活动，向全体员工宣传印章管理的重要意义和价值，提高员工的印章管控意识，使大家能够自觉按照印章管理办法办事。针对违法用印的情况应提高警惕，加大宣传教育，使员工清楚认识到滥用、盗用、伪造印章的严重性以及需要承担的法律责任，不要被一时的利益蒙蔽双眼，触犯法律走上不归路;还应鼓励大家自觉参与到用印监督工作中，针对违法用印行为积极举报，为企业生产经营活动营造良好的环境。此外，企业领导应以身作则，积极响应印章规范化管理的号召，合理合法的使用印章，维护企业利益，将印章管理在各项工作中贯彻落实，从根本上杜绝风险问题产生。

（二）完善制度，健全管理体系

1.健全印章管理制度。企业上下应深刻认识到制度是执行的基础，在日常工作中应严格按照印章审批登记制度合理用印，对于需要用印的文件，必须走审批程度后才可使用;

2.落实管章责任制度。国企印章数量众多，种类多样，应为各类印章配备专人负责保管，在使用、移交、归档等各个环节均可能发生风险，应切实做到“章在人在”;由于非法人印章的使用相对频率，风险因素更多，应加强对此类用章的审批和使用，明确责任人员，在每次用章前都要请示和登记，做好各类审核单据的移交工作，定期检查和不定期抽查相结合，提高管章效率;

3.制定授权制度。对于授权委托书加盖印章形式确定的授权事项与范围，并以合同附件形式发送给单位的，一定要求保留签收记录。将不适宜授权的内容剔除，防止被授权者擅自承诺为企业带来风险;部分国企经常对外投标，需要管章人员带章出差的，管理者应做到章不离手，时刻保障用印安全;

4.明确电子印章使用规范。在信息时代背景下，许多企业采用网上办公的方式，对于电子版的文件则需要加盖电子印章。在规章制度制定时应与时俱进，与企业实际情况相结合，明确电子章的使用规范。在使用时应与信息管理部门积极沟通，确保在安全的网络办公环境下使用，以免产生风险和损失。

（三）多管齐下，抵御管理风险

1.构建印章专用系统

对于大型国有企业来说，各类印章数量众多，一般会超过100枚。要想加强印章的规范化、透明化管理，单纯依靠人工力量远远不足，还要引进先进的信息技术，通过构建印章专用系统的方式来实现。由于该系统中涉及的内容与部门众多，构建难度相对较大，需要多个部门的协调配合，落实相关人员的职责，对现有印章管理体系进行梳理后，将数据信息录入到印章管理系统中，要切实做到无疏漏、不瞒报，各企业根据自身实际情况构建印章专用系统，确保管章工作的高效合理，促进企业稳健发展。

2.强化印章风险防范

对企业现有印章使用情况进行综合调查与分析，实现全面摸底，包括用印情况、审批环节、保管情况等等，经过全面调查后对现有印章进行规划和整理，严格按照规章制度办事，定期对用章情况进行检查，确保不留死角。当印章受损、被盗或者遗失时，应立即保护现场，并向上级领导报告。如若是企业公章被盗或者遗失，应立即向公安部门和公章刻制机构反映情况，及时采取有效的补救措施，尽量将损失降到最低。此外，还应构建印章监管制度，定期检查和不定期抽查，构建追责制度，对于利用企业公章谋取私利的情况，一概从严处理，追究其法律责任[3]。

3.注重作废印章管理

在企业运行过程中，有时会因人员流动、样式变更或者受损等因素导致印章无法使用而作废，需要企业派遣专人负责管理此事，并严格按照相关流程办理手续。针对作废印章，应及时公示，可通过主流媒体进行公示，并通知相关业务单位知晓;科学有效的对作废印章进行处理，严格按照国家法律规定将其销毁，以免产生风险;部分印章可以回收，例如机構注销、企业或部门变化、原印章丢失等等。当印章作废后，印章使用者应及时将其上缴给档案管理部门对其进行封存管理;对于丢失或者被盗的印章，应在企业内外进行公示后，重新办理审批刻制，以免影响相关业务的开展。

结论：综上所述，在国企经营与发展中，印章管理的作用不容忽视，应采取多样化措施加强印章内部管理力度，并通过制定完善相关制度，对全体员工的用章行为进行约束，提高领导与员工的法律意识，有效防止滥用和误用，自觉遵守相关用印规定，杜绝违法乱纪的盖章行为，实现印章管理的规范化、透明化。

参考文献：

[1]雷玉文.加强印章管理规范化及对策分析[J].管理观察，2019，000（006）：174-175.

[2]刘敬琳.企业印章管理中的法律风险防范[J].经营管理者，2019（6）.

[3]魏兆兵，魏梦雅.企业印章管理中的法律风险防范[J].秘书之友，2019（7）：12-13.