当前基层检察院档案工作的现状与对策

2020-06-01张慧敏

法制与社会 2020年10期

关键词基层检察院档案工作现状对策

作者简介：张慧敏，东莞市第一市区人民检察院，初级档案员，研究方向：检察院档案管理。

中图分类号：D926.3 文献标识码：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2020.04.079

經过多年的发展，检察院对档案管理工作的重视程度不断提升，档案库房基础设施日益完善，档案组织管理日益增强。然而，目前基层检察院档案管理工作之中依旧存在许多问题，阻碍着档案工作的质量与效率提升。基于此，加强对基层检察院档案工作现状的研究是非常有必要的，并在此基础上制定有效的解决对策[1]。

一、基层检察机关档案工作所取得的成效

首先，构建起完善的管理体系。加快建设了档案管理组织网络，配备专业的档案管理工作人员。部分地区组织成立了档案工作领导小组，其中，组长由监察长担任，副组长由分管领导担任，而小组成员由各个部门负责人组成。

其次，确定有关主体任务与职责。明确人员的职责，分管领导负责监督工作，各科室负责人负责协助工作，具体操作由专职与兼职档案员负责，推进层次责任制度，建立健全绩效考核制度，完善赏罚分明的奖惩制度，调动全体人员积极性，加强部署，逐步推进[2]。

最后，加大对档案工作的投入，建设档案室与陈列室，配备完善的软硬件设施。引进先进的扫描仪以及库房专用除湿机。

二、基层检察院档案工作现状

（一）缺乏对档案工作足够的重视

现阶段，许多检察院将工作重点放在执法办案方面，对档案管理工作缺乏足够的重视，难以认识到档案管理工作的重要性，并未将档案管理工作纳入至全局工作中，未做好档案管理与其他业务工作的区别，难以充分调动全体干警对档案管理工作的重视。除此之外，大多数干警对档案管理工作缺乏足够的认识，将档案工作和业务工作混为一谈，甚至许多从事于档案管理工作的干警察在开展档案工作中存在着重管理、轻服务，重收集、轻利用的问题，难以充分发挥出检察档案的重要价值。除此之外，部分承办案件的干警自身档案意识非常薄弱，在办理相关案件过程之中，未按照规范要求及时做好案卷材料归档工作，而这对后续工作的开展是非常不利的[3]。

（二）档案管理水平偏低

管理工作不到位是制约检察院档案工作质量提升的另一因素，具体表现为以下几个方面：从人员管理方面来看，未构建起完善的岗位目标责任制度，岗位责任指标落实不到位;从工作流程方面来看，档案工作中存在着诸多问题，如卷内材料不齐全、借阅归还严重拖拉以及移交手续模糊等，种种问题的存在加大了档案遗失的概率，不利于档案的管理与应用;从档案内容方面来看，纸质档案与电子档案对接不到位，无法实现对纸质档案与电子档案统一管理，加大了档案调取、归档以及借阅的难度[4]。

（三）对于档案的开发利用滞后

实现对档案的开发与利用是开展档案管理工作的最终目标，为检察院开展提供重要的参考依据。然而，档案工作将工作重点放在档案的收集、归档与整理等方面，对于档案资料价值缺乏足够认识，尤其是不重视对检查档案的编研。除此之外，目前基层检察院的专职档案人员数量较少，仅有一名至两名，很多时候档案工作由办公室人员负责。然而，由于这部分人并未接受过专业化与系统化培训，资质与能力都不符合要求，仅仅能够处理一些基础性档案工作，也就难以实现对档案资料的开发与利用[5]。

（四）忽视对现代化档案管理方式的应用

随着“两房建设”的逐步推进，基层检察的档案室实现了阅览、办公以及库房相互分开，且完善与优化了库房设备，引进了先进的设备，诸如扫描仪、计算机、密集架以及音响柜、复印机、打印机等，为档案工作的开展创造出有利条件。然而，目前在开展档案收集、整理、检索以及编目等工作时，依旧采用传统的手工操作方式，而忽视对现代化计算机技术与档案管理系统应用，档案管理工作质量与效率难以得到提升，无法实现对档案高效率的开发与利用，更难以提升档案管理现代化水平。

（五）档案工作服务意识有待提升

目前，基层检察院在开展档案工作中存在以下几个方面的问题：第一，重收集诉讼档案、轻收集文书档案;第二，重收集反贪案卷，轻收集控申、监所以及民行案卷;第三，重收集文字材料，轻收集照片、声像以及实物等材料，上述问题的存在使档案系统档案的系统性与完整性大大降低。除此之外，重保管、轻利用成为档案管理中另一重要问题，难以发挥出档案资料在服务检查工作的重要价值，造成对众多信息资源的闲置与浪费[6]。

（六）档案管理人员的知识结构缺乏合理性

当前，基层检察院在招考选拔公务员时，更多是招收法学专业毕业生，而档案管理专业毕业生寥寥无几，很大程度上影响了检查系统内档案管理专业化水平的提升。目前，虽然大多数档案管理人员都比较熟悉检查业务，在整理与归档诉讼档案时效率较高，但是在归档文书档案时就显得力不从心，影响了档案门类排列顺序，无法保证密集架存放排列的规范性。除此之外，在处理零散的文书档案、基建档案以及会计档案等时，档案管理人员往往是无从下手[7]。

三、开展基层检察院档案工作的措施

（一）提高对档案工作的认识

为了推进基层检察院档案管理工作的顺利进行，最为关键的是提高对档案管理工作的认识，明确档案分级管理职责制度，由上至下的提升领导干部以及全体职工的档案工作意识与档案法治观念。

具体而言，可以从以下几个方面入手：首先，将档案管理工作纳入至重要议事日程，采用有效措施处理现实问题;其次，发挥出档案管理机构职能，根据档案分级管理责任制度要求，开展监督与检查工作，查看各个部门诉讼以及文书档案的立卷归档情况，及时的发现并处理问题;最后，作为档案管理机构负责人要对各个部门负责人以及专兼职档案人员开展不定期培训与学习活动。

（二）推进档案管理制度的建设

构建起完善的管理制度，保证档案工作的科学性与规范性，加强对档案工作流程的控制，确保档案工作有章可循、有法可依。具体可以从以下几个方面入手：第一，建立健全相关的规章制度，并修订与补充存在漏洞的旧制度，诸如移交借阅保密制度以及立档归卷保管等。同时，对纸质档案和电子档案对接与管理这一没有制度约束的地方，要及时的制定相关的管理制度。第二，保证制度的有效执行。贯彻落实制度是发挥制度作用的关键，在平时档案工作中只有贯彻落实相关制度，才能够避免日常管理中出现各种问题。除此之外，档案工作人员要及时做好诉讼案卷的归档工作，并保持与各个科室的沟通与联系，督促案件承办人及时做好档案归档、分类、整理、编目、扫描、装盒以及上架等方面工作[8]。第三，加强对文书和门类档案的分类管理，及时对数码照片、实物、基建设备档案进行归档与分类存放。及时归还借阅档案，保证档案的安全性。推行审阅借阅申请制度，编制档案借阅审批表，做好档案借出和归还记录，对于超期借阅档案，要办理相关续借手续。执行档案借阅出库入库登記与检查手续，避免出现档案丢失与泄密问题，全面保障档案的安全性。

（三）发掘档案资料的内部价值

丰富的档案信息资料可以为检察院开展案件办理、院史教育、立法普法、调研信息等方面工作提供重要帮助。而要想充分发挥出档案价值，首要任务是明确方向，档案人员要积极转变工作重点，由以往的重收集与保管，转变为重利用转换。与此同时，档案人员在平时工作中要不断加强专业学习，提升自身档案编研能力，为检察院开展工作提供内容全面、详细的信息资料。其次，积极转变服务模式，及时主动发现档案工作中问题，并制定有效的解决方案。广泛征求档案利用各方面的需求方向，对外公布档案室的服务范围以及馆藏状况，热情招待每个档案借阅人，创设良好的借阅环境，提升借阅与查询质量与效率。最后，加强信息化建设。随着信息时代的到来，档案工作中要注重对信息技术的应用，重点加强对信息资源的开发与利用，落实档案扫描、编目以及检索等方面工作，从而实现对信息资源的共享。

（四）加强对档案人员的培训

一支高素质的档案管理人员队伍是保证档案工作质量的基础，基于此，为了提升基层检察院的档案工作质量的提升，基层检查院要重视加强对档案人员的培训，培训内容主要是文书、诉讼、会计、声像以及实物档案的整理与收集，全面提升档案管理人员的责任意识与服务意识、安全意识以及创新意识等，促进档案管理人员的业务能力与综合素质的提升，为基层检察院档案管理工作质量提升奠定坚实的基础。

（五）推进档案管理工作信息化建设

随着信息时代的到来，计算机技术与网络技术在社会各个领域之中应用广泛，档案管理工作也不例外。基层检察院在开展档案工作中，要加强对计算机技术与档案管理系统的应用，落实档案的整理、编目以及入库等方面工作，确保档案文件和档案管理系统两者同步。与此同时，要借助于档案管理系统应用，高效完成档案查询以及统计等方面工作。除此之外，要推进档案数字化建设进程，将传统纸质档案转变成为电子档案，并做好档案的备份工作，实现对档案资料的永久性保存，从而促进档案利用服务水平的提升。

（六）提高档案管理工作服务意识

作为档案工作的主要执行者与实施者，档案管理人员自身专业水平与综合素质高低直接关系着档案管理工作质量与效果。因此，为了提升基层检察院档案工作水平，作为档案管理人员要积极转变服务方式，由以往的被动服务方式转变为主动服务方式。与此同时，档案管理人员要提高自身业务水平，熟悉档案室的档案内容、成分、数量以及存放位置等，便于向借阅人提供准确系统的档案，满足借阅人不同的需求。

除此之外，档案管理人员要对重大活动的归档价值做出评估，并主动地做好收集重点文件与材料工作，及时对重要档案材料进行归档，便于后期的应用。