文晨

摘  要：当前信息时代发展速度越来越快，因此各行各业都需要对目前复杂的数据进行有效地整理。从实际情况出发，不断地重视对大数据的有效管理，才可以更好地顺应时代发展的需求。在档案管理领域中，因为涉及到众多的信息，就需要提供数据，保存社会中的相关记录，同时可以随时进行检阅、搜寻、查找、利用。而这些也构成了大数据时代下档案管理工作的主要内容。由于所涉及的任务繁杂，因此就需要采取有效的措施，来不断完善目前的档案管理工作。

关键词：大数据;档案管理;挑战;机遇

1 大数据技术引入档案管理中的必要性

1.1 大数据技术在智慧城市档案管理中的应用

档案馆是档案的永久保存地，它是能有效为社会提供服务的社会科学文化机构，里面存储了海量的信息数据，是社会各类信息资源的汇集地。但是其管理的方式相对落后，同时缺乏相应的人才，尚未形成很强的社会档案管理意识，对这些强大的档案信息资源没有进行很好地开发和利用。建设智慧城市是开发和利用档案信息资源的重要契机，是将档案馆彻底融入城市并提高城市形象的重要机会。依赖于信息的使用，智慧城市要想让档案馆真正融入其建设中，需要将档案馆里所保存的信息进行盘活，同时让智慧城市中能融入这些信息，使之为公众所使用。档案馆的海量数据单纯依靠人力是无法完成其保存和利用的，需要借助科学技术，大数据处理技术就是最好的选择。

1.2 大数据技术在电子文件管理中的应用

电子文件在大数据时代每天以指数级的速度增长，这也给电子文件的管理带来了巨大的困难，这些海量的电子文件中蕴藏着巨大的财富，但是从这些电子文件中获取有用的数据却是困难重重。在对这些海量文件进行处理时，我国一直倡导使用直接鉴定法来进行鉴定，文件由专业的鉴定人员进行逐一核对，但是如此海量的电子文件导致工作量太过庞大。此后得到认同的方法是宏观鉴定法，即从总体上判断电子文件的价值。这样在确定好电子文件的管理对象后，需要对产生电子文件的机构进行文件收集工作，但是对这些电子文件的检索又是很困难的事情，同时面临如何进行分类、如何进行监督、如何进行利用等问题。大数据技术能很好地解决这些问题，通过将大数据转发器安装在一般的硬件上，对数据进行收集并形成相关的数据系统，这个量级是很庞大的。同时，大数据还能为机器生成的海量数据进行检索，并将其整理成能进行搜索的链接。大数据的应用除了具有很强的数据规模外，还拥有数量庞大的文件。那么，如何对这些文件系统层累积进行管理，并且在处理的过程中保证系统的性能和拓展能力不受影响？档案工作人员面对增长速度极快的非结构化文件，管理时困难重重，这时可以利用基于大数据技术的数据库比如SQL的使用，既可以做关系数据，又能进行非结构化数据处理。档案工作人员使用大数据技术能有效处理非结构化电子文件。

1.3 大数据技术可以让档案馆加入到政府2.0的建设中

政府2.0是政府的电子政务根本性转变的重要标志，是政府与民众的直接沟通与互动，是政府真正向服务型政府转变的重要标志。通过政府2.0可以整合相关的电子政务信息系统，实现政府信息资源的跨部门共享和协同。作为科学文化的重要事业机构，档案馆能提供有效的档案服务职能。政府2.0的建设需要档案馆的参与，当前的档案馆所用的档案信息管理系统都不相同，在不同的档案部门有着不同的档案信息，政府部门和档案部门间存在着较大的鸿沟。大数据技术能让档案跨越平台、跨越信息在政府2.0上流动，从而将档案管理的能力提高，满足社会的需求。

2 大数据时代背景下档案管理工作中产生的问题

2.1工作人员综合能力不足

在目前很多企业的档案管理工作人员还仍然运用相对比较传统的管理观念以及工作形式，那么，面临着大数据时代针对档案管理工作人员的严格要求，大部分档案管理的工作人员还没具备解决大数据时代档案管理的实力。那么，在现阶段大数据时代背景下的档案管理工作与传统的管理工作相互比较，体现出档案管理工作比较专业化、数据资源更加信息化、档案管理方法更加的多元化，这就要求从事档案管理工作的工作人员娴熟的运用计算机技术，具备相对比较强的数据资源研究解决的实力，除此之外，现阶段我们国家社会各个行业的逐渐创新进步，各个企业规模也在逐渐拓宽，所以，在当下可以更好的承担此项工作的人员相对比较少。

2.2信息安全系数比较低

在目前大数据时代背景下，档案管理工作包括的信息相对比较集中，数据信息资源的保密指数非常显著，即使在正常情况下增强了档案管理工作的作用，可是会产生一定程度的数据资源安全风险。第一，在目前社会各个行业中高质量人才起伏性相对比较高，各个企业更加关注高质量人才的能力，针对高质量人才的综合素养未能进一步了解，所以让胜任大数据时代背景下的档案管理工作存在一定的风险，除此之外，目前网络技术高端的网络高手一些违法乱纪行为有很多，这些网络高手侵入到信息资源数据系统中是一件非常容易的事情，所以，万一被网络高手侵入的数据系统，就会使企业档案中的数据信息资源泄露，同时不能很好的恢复档案中的数据信息。

3优化和提高档案管理工作的对策

3.1提高档案管理从业人员的综合素质，优化人员结构

大数据时代的到来，作为档案管理的从业人员，应当不断更新观念，以迎合时代发展的需要，应当不断提高自身的综合素质，首先扭转传统的档案管理观念，开始掌握大数据时代背景下应当具备的专业技能，在过去的传统档案管理工作中解放双手，逐步引进具有先进的档案管理理念的专业人才，提高从业人员的整体素质，这是针对大数据时代给档案管理工作带来挑战的积极应对措施。

3.2档案管理工作中先进技术的引进

为了使档案管理工作与当前大数据的时代背景相结合，就必须将涉及到档案管理工作的技术引进到档案管理的实际操作中来。无论是政府机关还是事业单位，亦或是企业，档案管理工作都应当主动谋求与大数据公司合作，针对单位的实际研发符合自身情况的档案管理技术和工具，由于大数据环境下的档案管理工作需要多方合作才能完成，不是一台电脑就能完成相关工作的，因此要想使单位的档案管理工作运用现代化的大数据技术，就势必需要采用多种技术手段，将虚拟技术、云存储等相结合。

3.3档案管理监管制度的建设

大数据时代下，档案管理工作既有机遇又有挑战。面对大数据时代下的档案管理工作，更加开放和多样的信息也给档案管理工作的安全性产生危机。因此，在实行大数据时代时，档案管理的监管制度应当进一步加强，严格相关数据的准入制度，并对各类档案信息加强监管，实行档案数据的保护措施，防止因为操作不当，引起的档案信息泄露，或不法分子利用系统漏洞入侵档案管理系统，盗取相关信息。在加强对档案管理监管的同时，可以降低档案信息丢失的风险，使档案信息的相关数据安全性得到保障。除此之外，还应当加强政府部门及相关单位对档案信息安全性的重视程度，加大对大数据时代建立现代化的档案管理工作的资金投入，利用更先进的技术和专业人员，定期维护和更新档案管理工作的技术，这也是提高档案管理工作安全性的有效举措。

参考文献

[1]  王璞.淺谈大数据时代背景下的档案管理[J].各界，2018，（20）：85.

[2]  张旭兆.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].青春岁月，2018，（32）：493.