张洋

摘 要：现如今不管是企业，机关还是学校办公室，公文管理与保密工作都是十分重要的一项任务，尤其是在这个信息高速运转的时代，公文管理与保密工作就显得尤为重要，是提高工作效率，确保公文有效运转的重要保障，企业或者单位如遇重大事件的时，都会通过公文来传递，转达指示。因此，公文的管理、保密以及监督利用就会直接决定企业及单位的信息传递和运转。

关键词：公文管理;概述;问题

一、办公室文档管理工作中存在的问题

（一）公文管理制度不健全。公文管理工作是一项具有系统性与整体性的工作，公文的接收、登记、保存、调取与审阅等全部环节，都是相互关联的，因此公文管理需要通过有效的规章制度来起到规范与指导的作用，确保公文管理工作的规范性与标准性，并起到一定的约束效果，确保公文管理与使用过程中严格按照制度进行，保证公文的安全与完整。现代化的公文管理工作，在很大程度上依赖管理与保密制度的完善，但许多办公室都存在制度缺位的问题，公文管理与保密制度存在缺陷，或者制度未能得以贯彻与落实。许多办公室的文档管理人员自身不能按照相关制度执行，公文保存与管理的规章制度并没能起到有效的指导作用。另外，许多办公室的公文管理与保密工作依旧沿用陈旧而刻板的传统制度，按照老办法进行的公文管理，无法与时代接轨，也无法满足办公自动化建设的需要。除了制度陈旧之外，许多文档管理人员未掌握先进的电子文档管理技术，缺少足够的信息技术，公文管理与保存的有效性难以提高，办公效率低下，存在公文安全风险隐患。

（二）缺少公文保密意识。公文管理的保密问题，许多情况下都是由于文档管理人员与办公室其他工作人员缺少文档保密意识而导致的。在保密意识缺失的情况下，办公室对于文档的管理、登记与保密重要性缺少正确的认知，未将文档保密工作与办公室利益及自身利益有效结合起来，认识不到文档的丢失与泄密会给单位带来巨大损失，这就限制了公文保密工作开展的有效性。另外，许多单位都存在人情问题，将能否顺利查阅公文与信任、人情、关系、工作甚至事业相互挂钩，认为文档管理人员拒绝自己不正当的公文查阅或浏览要求，就是“不给面子”，就是“信不过自己”，就容易引起争端。同时，在人情的影响下，文档管理人员常常会在上级领导的要求下向领导提供公文信息，并且不予登记，这就进一步增加了公文的安全性威胁。

二、对办公室公文管理与保密工作的几点建议

（一）加强文档管理与保密工作人才队伍的建设

拥有一支高素质、高效率的文档管理队伍，是做好文件管理工作的必备条件。要建设这样一支队伍，需要从人才引进与培养、提高管理人员素质、强化管理人员责任等各个方面入手。直接引进接受过文档管理方面的专业教育或者是在文档管理方面有丰富的实际操作经验的高素质的专业人才，可以直接借用他们在学习和工作当中积累的经验，可以快速的使公文管理与保密工作高效进行。此外，加强原有文档管理人员的培养，是对更多单位来说更切实可行的一个办法。比如组织学习新的文档管理规定、条例，新的文档管理理念和方法;对文档管理工作中的难点重点进行讨论研究，结合实际工作特点找出解决的办法，总之提高我们的文档管理者的工作能力与责任感，才能使自己的管理工作有条不紊，快速准确。

（二）规范文档管理与保密制度

文档的管理与保密，是有规律可循的，我们在平时的工作中，忽视淡化了规章制度对文档管理工作的重要性，导致工作不畅。所以，规范文档管理与保密制度，显得尤为重要。有了制度，执行就有法可依，各个环节步骤的管理才能环环相扣，共同的做好工作。建立文档管理与保密制度，需从以下几个方面入手：

1.及时准确的文件登记制度

文件登记在文件的管理中是基础性的环节，管理人员需要把收集来的文档公文等资料及时的登记在册。办公室的办公资料很多，能够在需要的时候及时准确的找到需要的资料，是高效办公的必备条件。在实际工作中，我们看到很多人把资料文档到处乱放，需要时东找西找，浪费时间，耽误办公。因此，文档管理首先需要建立文档的登记制度，把不同的文件，按照名称、时间、类别、轻重缓急等类别进行标注和分类，登记在册。需要的时候就可以根据记录查看，准确快速的找到需要的文件。

2.文件归档保存的制度建设

办公室的许多公文都需要保存供日后使用，每天收到很多的文档，就需要管理者在登記、传阅后进行保存，保存制度就是用来指导保存工作的方法和依据。首先要利用起传统的保存制度，如按照文件的部门、时间、重要等级、编号等进行分类，再按照单位，季度时间等要素进行公文的保存。我们常见的公文柜就是传统的保存办法。在传统的文档保存中，需要注意几点：①同一类别的、有关联的文件，要保存在一起，如请示与批复这样关联的文件，有明显的内容联系性，管理者需要把他们放在一起。②公文保存的摆放，要按照时间顺序进行划分，什么时间的文件放在什么地方，文档管理者需要在心里非常的明白。③特别标注的、重要的文件要进行独立保存。

3.文档查阅的规章制度

在工作中，需要不时的查阅文档，所以就需要建立完善的文档查阅制度，约束人们的行为。例如：建立文件查阅登记跟踪制度，需要查阅文件的，要首先进行登记，借阅文件、借阅时间、借阅人，归还日期等都要登记清楚，这样可以明确文件特别是重要文件的管理责任。值得注意的是，很多人在面对上级领导的查阅时就容易忽略了文件的借阅登记，这也是很多重要文件泄露甚至丢失的重要原因。所以，建立起了文档查阅的规章制度，就要严格执行，这也是文件保密的前提。

（三）建立起严格的文件保密制度

文件保密制度，是指办公室人员在与具有重要信息的文件的接触中，需要对文件的内容进行保密或回避的规定。在工作中，会有很多紧急的，重要的文件，需要大家进行保密，这就需要严格执行制度，保证文件安全。文件保密工作的开展，可从以下几点开展：

1.强化办公室人员的文件保密意识

文件的保密，是在文件合理的登记、传阅、保存的基础上建立的，需要大家的共同努力。加强办公室人员的文件保密意识，是非常必要的。一是文件的管理者需要时刻紧绷保密的思想意识，做好文件登记工作，严格执行文件借阅制度，妥善保管好文件确保安全，是文件保密的首要责任者。二是其他办公室人员也要提高保密意识，在与文件的接触中，不随意翻看，不随意传播，遵守借阅制度和保密制度，保证文件在流传环节的保密。

2.建立严格的文件保存、整理工作制度

重要的文件，要定期进行整理和检查。如在每月底对保存的文件进行整理，清点、查清重要文件的去处、流向，何时归还等信息，做好登记。对于过期的，没有留存价值的文件，在领导确认后，可进行销毁处理，保证信息不外泄。文件的保存要安全严谨，必要时可借助现代化的工作如密码箱、摄像头等进行保护，保证没有漏洞。

结语

在办公室中，对于公文管理与保密工作，首先应当建立健全相关制度，从制度的层面对工作方式与管理方法加以规范与约束，继而从思想层面提高文档管理人员及办公室工作人员的公文保密意识。从技术角度来说，在办公自动化的环境下，办公室也需要做好电子文档的保密管理工作，提高文档管理人员的技术应用水平。

参考文献：

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