包福祥

摘 要：行政事业单位档案管理工作人员要在档案管理的电子化建设上下足功夫，应考虑实际情况后做好档案管理方法的创新，并且提升综合素质、业务水平、实践能力等，最后为行政事业单位长远规划及可持续发展目标的实现创造有利条件。档案管理电子化建设过程中，信息技术的应用和管理经验的积累显得非常必要且关键，档案管理工作人员只有站在新的角度、不同层面上分析电子化建设的重要性，才能发现档案管理电子化建设的真正价值。

关键词：行政事业单位;档案管理;电子化建设;分析

社会经济以及科学技术的飞速发展，使企业信息化建设的步伐不断加快。做到与时俱进，扩大技术领域，对于行政事业单位内部改革与长远发展而言可以起到促进的作用。档案管理电子化建设，就是行政事业单位长远发展中不可或缺的重要内容，分析它的巨大优势，妥善解决管理问题，档案管理工作也将取得事半功倍的理想成效。对此，笔者特意凭借多年实践经验的积累，对于行政事业单位档案管理的电子化建设总结了一些可行性对策。

1 行政事业单位档案电子化建设的重要性

部分行政事业单位依靠人力完成档案文件的整理和档案资源的分类。人工处理方式的应用，比较节省资金投入，但是档案管理速度较低，管理工作问题较多，甚至存在操作失误等情况，直接给行政事业单位整体的发展带去了不利影响。传统观念下的档案管理，无法满足行政事业单位档案管理工作的要求，新时期运用信息技术、媒体技术和网络技术，针对上述问题做出妥善处理，巧妙融合电子化管理理念，加强档案管理的电子化建设十分关键，这样一来，还能促进行政事业单位内部革新，其他部门工作协调配合，一举数得[1]。另外，档案管理人员在较短时间内完成规定任务，进一步提升行政事业单位的工作效率，此方式实际的推广价值相当高，避免耽误更多时间，同时保障工作质量，行政事业单位现代化发展取得良好成效，长远规划之路必然走得一帆风顺。

2 行政事业单位档案管理电子化建设的问题

2.1 安全性不高

现阶段，行政事业单位中的档案管理还缺乏安全有效的保证，在行政事业单位中，有一部分档案信息和资料是具有特殊性质的，会涉及国家的机密性问题。在档案管理电子化建设的过程中，行政事业单位并没有对此类档案资料进行区别对待，而是做出的统一性处理，这虽然在很大程度上方便了档案信息资料的应用，但是，这也成了一个非常大的安全隐患，国家机密性档案资料很可能在审查与公开工作当中遭到泄漏，甚至会因为黑客入侵问题而遭到毁损。

2.2 匹配性不高

近些年来，行政事业单位已经逐步推行了无纸化办公，但是，其中有一个非常严重的问题，那就是当前的电子化建设平台不能够兼容全部的专业软件以及文件形式，这就导致档案管理工作的效率与便捷性难以实现统一与提升[2]。虽然，单位成员都可以凭借自身的权限来阅读一些文件，但是，其中也常常出现由于管理不规范所导致的电子文件丢失的现象。

2.3 专业性不高

在档案管理工作当中，很多的工作人员都并不具备专业的工作经验，对档案管理工作了解也不够透彻，专业技能和理论积淀都是非常薄弱的，这就使得当前档案管理工作中出现了诸多的问题，比如档案整理无序杂乱、档案信息丢失等等，这与档案管理人员工作能力与综合素质低下有着非常紧密的关系。

3 行政事业单位档案管理电子化建设的对策

3.1 转变档案管理方式

在处理数据方面，应结合公文处理和档案管理，让文档一体化的发展，实现各类档案资料的统计工作自动化的完成，并能绘制出统计报表;要实现记录和检索的方式转变为电子版，即以电脑为基础的环形工作区域。实现档案指导、编研下作从有形实体向虚拟网络转变。另外，不妨根据现实所需，积极革新信息技术重建档案管理的运行环境、作业环境，使其能够适应电子化信息管理。

3.2 提升人员综合素质

行政事业单位必须展开培训工作，让档案管理人员可以对于现代电子化的档案管理方法与技能详尽的掌握并应用，经讲座、课程培训等途径，培养员工更多的档案管理电子化知识，提升其综合素质和技能。而且档案管理工作的主要内容为服务行政事业单位的工作人员，因此应该重视加强档案管理人员队伍的综合能力。

3.3 加快硬件软件建设

首先，加快档案管理硬件建设，就是将有关档案管理的老旧机器设备进行换新。设备是工作的基础，设备先进了，人员的工作效率自然就提升了。还要做好对机器的保养，做好定期的检查工作。设备性能不稳定，可能会导致档案数据缺失，这是非常大的工作失误，所以有关人员需要重视，避免此类事情的发生。加快档案管理硬件的建设，是为了推进档案管理工作的工作效率[3]。传统的档案信息采集需要到指定的部门登记，储存的档案占用空间巨大，而且寻找起来极其费时费力。然而网络时代让我们深切体会到档案电子化管理的魅力，信息的储存和采集，既方便又快捷，大大的加快行政事业单位发展的步伐。其次，完善档案管理应用软件的开发工作，对于加速行政事业单位发展是至关重要的一步。处于信息时代，那么软件的更新程度，会影响整个档案管理工作的工作效率。所以应该选择适合本行政事业单位的软件版本，切不可人云亦云，不然只会适得其反，不利于单位自身的发展。软件的深入开发，会将档案电子化管理的优势发挥到极致。行政事业单位档案管理是系统工程，包括信息保管和调取等流程，所以单位档案管理的应用软件必须符合规范化的要求，要有健全的数据库，这样才能完美实现档案管理的电子化。当然，管理人员要确保软件对文件管理的完全性，不能出现信息泄漏的问题。

4 结束语

总而言之，行政事业单位档案管理电子化，在单位现代化建设期间发挥出的作用巨大。档案管理电子化能够对于行政事业单位相关的档案信息资源进行深入的开发，获得信息资源共享，进而推动单位人员更迅速的检索以及查阅档案信息，将行政事业单位工作效率有效的提升。因此，行政事业单位必须高度重视档案管理电子化建设，采取科学手段，切实的将档案管理现代化管理水平提升。

参考文獻

[1]胡凤蕊，蒋美彤.行政事业单位档案管理电子化建设[J].现代科技信息，2019（02）16-17.

[2]常健康.关于行政事业单位档案管理电子化建设的研究[J].办公室业务，2019（30）124-125.

[3]顾华.试论事业单位档案管理电子化建设的有效策略[J].科技创新导报，2018（19）335-336.