摘  要：日常办公能够直接影响高校的发展，要保证相应工作的顺利完成，提高办公效率，就需要不断加强高校办公的自动化建设。在新时期背景下，高校办公自动化建设面临的环境更加复杂，如何提高其建设质量和发展效率已经成为当前的重中之重。针对这种情况分析了现阶段建设办公自动化的重要性，最后提出了相应的解决对策，希望能够促使高校办公自动化的科学化建设。

关键词：高校;办公自动化;科学化;信息化

中图分类号：G647       文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2020）01-0107-03

Abstract：Daily office can directly affect the development of colleges and universities. In order to ensure the smooth completion of the corresponding work and improve the office efficiency，we need to constantly strengthen the automation construction. In the new era，the construction of office automation in colleges and universities is facing a more complex environment. How to improve its construction and development efficiency has become the top priority. In view of this situation，this paper analyzes the importance of the construction of office automation at this stage，and finally puts forward the corresponding solutions，hoping to promote the scientific construction of office automation in colleges and universities.

Keywords：university;office automation;scientific;informatization

0  引  言

在高校的发展过程中，办公自动化作为众多工作中的核心内容之一，有利于提高基础工作的效率，是促进高校进一步发展的重要保障。因此，必须注重办公自动化建设的开展，全面提高相关人员的业务能力，从而提升办公的效率，为高校开展其他工作打下一个坚实的基础。大量的实践表明，合理地构建办公自动化是解决这一问题的有效途径之一，对于高校的发展具有十分重要的意义。

1  高校办公自动化OA系统概述

在高校办公自动化OA系统当中，涉及高校日常办公的多个方面，因而高校在设计系统时需要进行综合考量，在考虑实际操作性的同时，还需要兼顾系统的安全性。一般情况下，OA系统使用J2EE的各种技术与B/S架构三层结构相结合的设计思路来进行设计，其中J2EE为系统提供统一的技术规范，并且可以支持JDBC、JSP、XML，这在很大程度上简化了相应的工作程序，减少了工作量，而B/S架构是当前使用者最容易接受的一种形式，仅仅通过浏览器就可以完成相应的操作。具体的OA系统总体架构如图1所示。

相比于人工整理数据，办公自动化系统能够更加及时和科学地整理高校日常全过程中所产生的各类型数据，并且可以更加准确地将这些数据进行整理和分析，对影响办公的因素进行汇总，从而为高校的运转提供数据支持。通常来讲，日常办公会涉及财务、认识和文件发布等等，然后可以结合本校的实际情况设计OA系统功能模块，具体如图2所示。

2  高校办公自动化建设与发展的有效途径

2.1  提高重视程度，创新办公自动化模式

从目前的情况来看，制约办公自动化建设开展的主要因素之一就是人们的思维方式，为了有效地开展办公自动化建设，必须要让员工转变观念，认识到办公自动化可以为自身工作的开展带来极大的便利，还需要认识到其可以为整个学校的发展带来动力，从而能夠更加清晰地定位办公自动化建设的目标和功能，更加适应当前社会的发展。因此，应该创新办公自动化模式，设置专门的工作小组，负责建设和监督工作，建立一个比较完善的办公自动化建设和发展制度，划分好相关责任人的义务和权利，同时可以聘请专业团队参与到相关工作中，进而完善办公自动化的建设和发展。除此之外，还可以将办公自动化模式的构建纳入考核工作中，从而提升相关人员对办公自动化的建设和发展的重视程度，以便于后续工作的顺利开展，同时促进其他工作的有序开展，为高校的整体发展提供强劲的动力，这就更加凸显出办公自动化模式创新的重要性。

2.2  完善办公自动化制度，为办公自动化提供制度保障

在当前的信息化时代，高校只有紧跟社会发展，适应新时代的需要，才能创造巨大的社会优势，促进高等教育事业的长期稳定发展。因此，对于高校来说，必须建立一个协商机制，从而让更多的相关责任人能够参与到办公自动化建设工作中来，进一步完善建设监督机制，加强对建设工作的规划，带动高校各项事务的发展。为了切实提升办公自动化的质量，相关部门应该转变以往的强势建设角色，可以依托现有的高校内部资源和力量，逐渐形成一个完整的办公自动化体系。相关部门需要做好引导者、支持者和参与者的角色，主动联系学校内部的各个部门，积极引进新技术，发挥出自身的作用，不断提升办公自动化水平，继续扩大办公自动化的覆盖范围，严格把控质量关，落实办公自动化质量，坚持大数据与小数据相结合，注重服务的交叉性。除此之外，高校还应该积极构建一个完善的风险预警机制，加强对相关工作的监督，促使办公自动化模式更加完善。

2.3  积极开展相关培训工作，构建高素质办公自动化队伍

办公自动化建设的开展与落实是离不开人的，因而需要注重对相关工作人员的培养，提高其工作能力和工作效率，对办公自动化各项业务工作的绩效进行全面整合、科学设计、细化内容，集体讨论各绩效模块的设置，解决由于业务不熟悉、流程不明确、细节不清楚所导致的建设功能与实际工作相脱节的问题。在办公自动化建设中，可以安排一些有经验的人员，同时需要定期安排理论知识的学习和实践操作的培训，应从本校的实际情况出发，营造良好的氛围，加强相关人员之间的沟通与协调，以带头人的形式促进全体人员专业技能的提升，确保让办公自动化建设人员能够将先进的理念和技术合理的运用到当前的工作之中。除此之外，为了提升建设工作人员的工作积极性，对于一些表现优秀的工作人员，还可以给予一定的奖励，改变建设人员的工作态度，促使其不断努力工作。

2.4  加强系统安全性建设，避免数据丢失

现阶段，随着科学技术的不断发展，网络安全事件具有突发性和范围广等特点，使高校办公自动化系统不可避免地会存在一定的安全漏洞，所以应急响应是防止入侵的一项重要手段。对于自动化系统来说，其中包含了许多的高校办公数据，但是由于计算机技术仍然存在一定的风险，非常容易出现数据被盗和丢失的情况，因而高校需要加强安全建设工作，构建软硬件安全、信息安全和保密安全的三位一体安全防范体系。因此，高校应该做到以下几点：一是加强相关硬件的安全性，及时完善和升级系统的服务器，建立防火墙等保护措施;二是加强信息安全防范，不断加强软件的备份，并且还可以引入相关的内控机制，为数据存储提供保障;三是加强保密安全防范，加强相关人员的培训工作，提高安全防范意识。此外，还需要将线上与线下相结合，保留传统的纸质办公体系，将一些涉密材料仍然通过纸质文件进行流转，必须要构建一个科学的应急响应预案，定期对自动化系统进行检查、评估和维护，同时还需要在发生安全事件之后，定期对所制定的应急响应预案的合理性进行分析，分析应用过程中出现的问题，在查明不足原因之后则需要及时做出改进。对于安全事件需要做到“三早”，即早发现、早确认和早处理，在最大程度上降低安全事件带来的损失和影响。

3  高校办公自动化系统的实现效益

在实际的本校办公中，可以发现应用办公自动化系统能够有效提升工作效率，并且保证了系统的安全运行，表明该系统能够促使高校办公现代化，发挥出了极高的价值。将传统办公效益和办公自动化效益相对比，具体如表1所示。

4  结  论

综上所述，高校办公自动化建设具有十分重要的意义，为了能够适应当前快速发展的社会形势，高校必须要积极引进先进技术，加强对相关人员的培养，促使高校办公的效率能够得到大幅度提升，推动高等教育事业的发展。

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作者简介：张晓妍（1977.10-），女，汉族，湖北公安人，就职于综合办公室，副主任，本科，研究方向：公共政策分析。