钱明 史敬阳

【摘要】在事业单位档案管理工作中，文件整理及档案归档是其中一个重要的环节。档案归档工作是针对一些处理完毕的资料和具有参考利用价值的文件进行整理、分类和保存，其档案归档工作的质量影响着事业单位的管理工作。基于此，本文对事业单位档案归档文件整理方法进行探讨，以此提升事业单位档案归档工作的质量。

【关键词】事业单位;档案归档;文件整理;方法探讨

档案，指的是经过科学的归档工作过后的文件材料，需要档案管理人员对文件资料进行相应的分类、整理、编号和归档。而在事业单位的档案管理工作中，若要提高档案管理工作的效率和质量，档案管理部门在进行档案管理时，需要采用科学合理的文件整理方法，针对有价值的档案进行分析和保存，同时对一些失去价值的档案，及时进行剔除或者经过审批之后将档案进行销毁。

一、事业单位档案归档文件整理的原则

（一）严格遵循归档文件整理规则。事业单位在进行档案归档文件整理过程时，应当严格遵循归档文件整理规则，遵循文件形成的规律。首先，事业单位在进行文件整理时，可以参照《归档文件整理规则》进行归档工作，其包含了许多档案归档以及文件整理的方法，比如按照档案纸张编目进行文件整理;同一事件的档案材料排列在一起;不破坏原有文件材料的排列顺序等等。这一规则内容给予事业单位档案归档工作以及文件整理指导性方法，促进事业单位档案工作效率的提升。其次，事业单位的档案资料是事业单位在进行各项会议学习活动中产生的，其数据真实反映了事业单位的发展特点和面貌，因此，在进行文件整理时需要充分考虑其文件材料产生的特点和规律，在进行档案归档以及文件处理时尽量保持活动的完整性。比如说，文件的整理应当保持某项会议或者某项活动的完整性;或者文件内容的整理，不可分割正文、批复、请示和附件等内容，保持文件的内在联系;或者文件整理时保持会议、决议等重要文件的初稿、讨论稿、定稿等形成过程进行排序。

（二）档案保存整理的基础原则。事业单位的档案文件资料，包括本单位各项活动产生的，上级部门对本单位下发的指示性文件、指导性文件，或者对本单位相关的批示和批复文件，本单位编印的简报刊物稿子和样本，出版物的样稿和样本等等文件资料，它们之间的关系密不可分，都同样呈现了事业单位发展的特点和面貌。因此，事业单位在进行档案归档及文件整理时，应当在保持各个文件联系的前提下进行，才能充分反映文件资料的时间、内容和形式，才能充分反映事业单位各项活动形成的面貌和历史特点，才能体现历史档案资料整理和保存的情况。因此，在档案归档及文件整理时，在保有历史整理的基础上尽量不拆分卷案整理，同时利用历史整理、检索成果，保存已经整理的卷案的原状，针对整理错误或者不当的文件资料，及时进行改动和纠正。

（三）坚持保管和利用的基本原则。事业单位在进行档案归档及文件整理时，除了保证其文件整理的有序性和完整性以外，还需应当坚持保管和利用的基本原则，以此实现档案管理的安全和有效利用的目的。及时针对一些具有挖掘价值的文件资料进行深入研究和保存，对失去研究价值的文件进行剔除和销毁，同时可以利用现代信息技术或者计算机技术对文件档案进行科学管理，比如利用计算机检索文档资料，可以快捷检索出分散在不同类目中的同一事件的资料或者同一问题的档案信息，以此保证档案文件之间的联系。

二、事业单位档案归档文件整理的方法

（一）文件整理的方法。1.分卷整理。针对事业单位中具有保存价值的文件进行有效区分，参照相关整理的法律条文规定，区分文件的价值时根据文件保管期限的长短进行，以此对文件进行分卷整理。2.文件性质区分整理。就是针对事业单位中的党务文件和行政文件分开整理，并且分别立卷保存。例如，某人社局在接收到相关的行政文件时，应当由相应的工作人员进行接受和整理，避免与党务文件相混淆。3.按年份区分整理。事业单位的档案资料较多、较繁杂，并且周期性较长，因此，在进行文件整理时，应当根据不同年份进行文件整理，相同年份的文件资料可以一起立卷，不同年份的文件资料不可一起立卷。4.区分加密文件和普通文件。许多事业单位的档案资料中存在很多加密文件，因此在进行文件整理时，应当将秘密文件与普通文件区分整理，并且加密文件与普通文件的整理标准不同，应当严格遵循其不同标准，保证文件内容的机密性，否则一旦信息泄露，会给事业单位带来严重的损失。

5.对特殊载体的文件进行整理。事业单位在进行文件整理时，需要在保持特殊文件不受破坏的前提下，对特殊载体的文件进行统一的整理归档。

（二）档案歸档的方法。1.档案的分类。事业单位在进行档案归档工作时，应当对档案实体进行分类，可以按档案信息的来源、时间、内容、形式等特点对档案信息进行层次划分，然后形成相应的类别体系。通俗来讲，就是对已经整理好的文件资料，进行分层管理，对文件的保存、放置、排序进行管理。而对档案实体分类主要分为三层：第一层主要是国家级的档案分类，对其历史属性、专业属性、地区属性、级别属性和形成属性进行分类，这种分类方法保证了国家级档案资料在档案管理库中的合理分布;第二层是对档案室内的档案区分全宗;第三层是对全宗内的档案按照相关标准，对其来源、时间、内容进行分类，建立系统化的档案卷整理体系。2.档案的整理。根据具体化、有序化的整理工作，将整理的档案进行保管，以此方便档案的查阅。并且在整理工作中应当与文书处理工作紧密联系，对档案进行查漏补缺，尽量保证档案的完整性。比如，有请示文件就应当有批复文件;或者重要文件的征求稿、讨论稿、修改稿、定稿齐全等等。3.档案的编目。就是在进行案卷文件整理之后，需要对案卷封面进行编目。狭义上的档案编目工作，是对归档文件的文件号、责任者、题目、文号、时间、页码和备注等进行项目标注，而广义上的档案编目工作需要在狭义编目的基础上进行档号的编制。档号是档案管理编号的总称，主要包括了全宗号、类别名称、案卷号、卷盒号和保管期限等。

（三）信息化档案归档文件整理的方法。事业单位在进行文件整理及档案归档工作时，应在原有的方法基础上，充分利用现代信息技术，对档案进行信息化的管理。新时期，现代信息技术不断发展，计算机技术在各个行业领域普遍使用，事业单位应当顺利时代发展的特点，充分利用计算机，建立信息化的档案管理工作，以此提升档案管理工作的效率。其具体方法为以下几个方面：1.通过计算机，事业单位可以下载和使用有关的文件整理及档案归档的文件，然后对文件整理及档案归档工作进行信息化管理。2.档案管理人员可以利用计算机，将来自不同时间、部门和来源的档案信息转化为电子化管理，并且将事业单位中的电子档案信息进行分类、传递、保存和管理，可以有效提高档案管理的效率。3.通过信息化档案管理，扩宽档案实际储存的空间，有效地节约资源。比如，某事业单位通过使用信息化档案管理，节省了档案储存的空间，相关的工作人员可以充分利用节省出的空间进行改造，改造成活动交流的地方，不仅提高了档案管理的效率，而且活跃了事业单位的工作气氛。

三、结语

总而言之，事业单位在进行文件整理及档案归档工作中，应当在参照档案管理的基本原则基础上，对事业单位档案归档文件整理的方法进行深入研究，同时顺应时代发展的潮流，建立起科学合理的档案管理模式。

【参考文献】

[1]郑太敏.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技经济导刊，2019，27（11）：232.

[2]李峰.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].现代经济信息，2018（24）：139.

[3]葛小娥.事业单位档案管理信息化建设[J].吕梁教育学院学报，2018，35（4）：61-62.