王宁

摘 要：对于办公室档案管理工作而言，不仅需要提升其工作效率和質量，还要利用科学的手段对办公室档案管理工作进行有效的改革和科学的创新，促进办公室档案管理信息化程度的提升，从而更好地服务于各单位的健康发展。本文详细地分析了办公室档案管理信息化的特点与内容，充分结合办公室档案管理工作在信息时代所面临的主要问题，详细的阐述了实现办公室档案管理工作改革与创新目标的具体措施，以期促进办公室档案管理工作数字化与信息化目标的实现，从本质上提升信息时代办公室档案管理工作的服务质量。

关键词：信息时代;办公室档案管理;改革与创新

档案管理工作已成为当前社会管理工作的重要组成部分。在信息时代的背景下，现有的档案管理制度已经不再适用于瞬息万变的社会环境。对此，积极进行档案管理制度的改革，探索新的档案管理方案，已成为众多专家和学者的主要工作。文章对档案管理工作进行了分析，找到其存在的一些问题，并提出了具体的解决策略，希望可以为相关企业的档案管理工作提供借鉴。

1 办公室档案管理信息化建设现存问题

1.1 信息化技术利用水平低下

在信息化飞速发展的时代，从一定程度上来说，作为办公室档案管理人员，不再是充当传统的信息传递者角色，而是变成了信息管理者，而相当一部分管理人员依旧停留在传统的档案管理模式，对信息化档案管理缺乏认知，就目前的情况来看，许多单位对于档案的存储及查找，依旧停留在档案柜的阶段，对于计算机信息管理系统的利用率较低，加之缺乏档案管理软件辅助，档案管理工作难以达到高效精准。同时，对于档案信息也难以进行及时有效的传输，保存的档案文件丢失、损毁现象较为严重，这种管理模式不但占用了大量的空间，加大了管理成本，而且管理效果尤为低下，严重阻碍了档案管理信息化建设进程。

1.2 缺乏先进的管理理念

传统的档案管理理念仅仅是对档案资料的存放管理，无法实现对档案资料的有效利用。而档案管理信息化，则是通过利用先进的信息化管理技术，实现对档案资料的及时调出和充分利用。阻碍这一目标实现的重要因素是档案管理理念的落后，使得档案管理工作仍然停滞在档案资料的粗略收集和存放管理方面。同时，管理人员的业务能力与职业素养较低，也是造成管理质量低下的主要原因。

1.3 档案管理信息化专业人才匮乏

人才是办公室档案管理工作的核心所在，缺乏相应的专业人才，再先进的技术设施和管理模式也无法发挥作用，从当前情况来看，档案管理信息化建设专业人才严重匮乏，具体来说，是缺乏计算机和档案管理工作同时精通的人才，许多单位并未设立专门的办公室档案管理员，通常是配备兼职档案员，这些人员在单位往往都是身兼数职，无法专注于档案管理工作，更无法谈及信息化建设。除此之外，档案管理员还存在年龄结构偏大的问题，其对信息化专业知识相对不足，信息化管理理念落后问题普遍存在，导致档案管理信息化建设程度严重不足。

2 办公室档案信息化建设对策建议

2.1 健全体制，强化对档案管理信息化重要性的认知

作为单位管理者，首先必须充分认识到当前时代档案管理信息化建设的重要性，依照单位实际情况，制定科学合理的信息化建设方案，对于投入资金、专业人才配备、专业配套设施以及总体发展战略等作出合理预算，并依照信息化建设实际开展效果不断加以完善。与此同时，可针对单位档案管理部门制定相应的工作责任制度，将信息化管理工作纳入单位考核硬性指标中。除此之外，还需加强单位内部宣传力度，强化单位全体人员对于办公室档案管理信息化建设重要性的认知。

2.2 培养专业的档案管理人员

档案管理工作需要专业的人员来完成，因此，在完成管理系统的创新之后，需要培养特定的人员来进行系统的管理和操作。专业人员的培养主要分为两点：一是技术的培养，要求档案管理人员对档案管理工作的内容和档案管理系统的操作方法具有充分的了解，只有这样，才能更好的将创新后的档案管理系统的优势表现出来。所以相关单位应积极的展开管理人员的技术培训工作，聘请系统创新开发人员进行新系统内容和操作方法的介绍，帮助工作人员更好的了解档案管理系统，进而提升档案管理的工作效率。二是思想的转变，在新的时代背景之下，要求档案管理人员的思想也能与时俱进，积极主动地学习新知识，具有创新意识和创新精神，领会到档案管理工作的实用价值和重要性，从而更好开展工作，提供更为优质的档案管理服务。

2.3 提升保密工作的强度

虽然科学技术的进步给办公室档案管理信息化与数字化的提升提供了基本条件，但是也产生了一系列的潜在风险，为此，提升办公室档案管理工作的保密强度迫在眉睫。在开展办公室档案管理工作时，要对各类型档案资料进行清晰的分类，并根据其具体保密程度进行保存管理。档案资料的保密程度通常分为一般形式、秘密形式、机密形式以及绝密形式。通过结合档案资料的机密程度，采取相应的档案资料管理措施，并对管理人员进行严格的监管，特别是档案秘密等级较高的情况，只有符合审阅资格的人才能对其进行管理，提高档案管理工作的安全性。

2.4 建立完善的档案管理体系

完善的档案管理体系是保障办公室档案资料管理信息化有序开展的重要基础，所以相关部门要及时建立科学完善的档案管理体系。首先，充分结合档案资料的类型，对管理人员进行详细清晰的责任划分，提升管理人员的责任与权力的明确性。其次，根据档案资料的公众性与保密性，实现档案信息资源内网与外网的有效隔离。再次，构建科学有效的办公室档案防护体系，例如在计算机系统中安装防火墙，杀毒软件以及报警装置等等，提高档案管理工作的安全性。

2.5 引进先进的管理理念，构建科学合理的管理模式

管理观念的转变和管理模式的创新，能直接促进办公室档案管理信息化程度的提升。虽然大部分档案资料的收藏与参考价值较高，但是在工作人员管理服务意识欠缺的影响下，使得对档案资料的管理仅仅停留在分类保存方面，无法有效地对各类档案资料进行有效的利用。为此，需要引进先进的管理理念促进传统管理模式的变革，使用更多先进的技术软件进行档案资料的管理与应用工作，提升档案管理的质量。

2.6 创新档案管理系统

在信息化的背景之下，对办公室档案管理工作进行创新，需要完善档案管理系统的建设，结合当代的信息技术，对档案管理系统进行科学化的创新。具体的工作内容包括：⑴积极地对已经录入完毕的档案进行重新编排，对于原有档案中较为繁琐的环节进行简化。⑵应用信息化手段，创新档案管理制度，促进档案管理工作效率的提升，同时确保档案管理信息的准确性。⑶完善管理系统，将档案进行分类管理，实体文本类档案需要及时准确录入，同时将文本合理保存，电子类档案进行分类归档管理。

3 结语

信息技术的发展，为办公室档案管理信息化建设带来了全新的机遇，档案管理信息化建设是社会发展的必然要求，充分利用信息技术，从总体上提高了档案管理工作的效率，但伴随而来的一系列问题也不容忽视，因此，我们不但要与时代步伐保持一致，提升档案管理信息化水平，同时也要结合单位实际情况，探索出一条适合本单位的办公室档案信息化建设路子。

参考文献

[1]牛函娟.信息时代高校办公室档案管理工作的创新[J].科技创新与应用，2016（16）：274.

[2]刘爱霞.信息化时代背景下档案管理工作的创新探讨[J].中国管理信息化，2017（12）：207.