崔婷婷

摘 要：本文在COSO内部控制框架的基础上，从运营、报告、遵循3个目标和控制环境、风险评估、控制活动、信息与交流、监督活动5个核心要素，探索档案管理在企业内部控制中的支撑策略及具体方式。

关键词：档案管理;企业内部控制;应用

档案管理与企业内部控制关系密切。加强档案管理有助于证明合法合规、完善监督控制、提升信息质量、加强信息交流;强化企业内部控制要求重视档案管理工作、规范档案管理工作、优化档案管理模式。

1 档案管理对企业内部控制的促进

1.1 完善监督控制

有些企业赋予了档案管理部门新的职能，就是参与内部风险评价监督，负责向内外部审计机构提供完整、真实、全面的规范运行资料。监督控制是企业内部控制的重要组成部分，完善的监督控制系统能够有效地帮助企业尽可能地规避风险。譬如，国家生态环境部提出了对重点企业的环保核查，某家公司档案管理部门发挥其内控监督作用，组织制订了迎检方案，查证了相关档案资料、运行台账等，开展了环保现状自评，落实各责任部门对不符合项组织整改，将整改进度、效果反馈至公司月度、年度考核系统。

1.2 提升信息质量

高质量信息为企业内部控制活动的实施提供可靠的前提和保障。加强档案管理有利于提升企业内部控制过程中所需信息的质量。巴罗和帕萨从精确性、一致性、完整性和及时性4个方面判断信息质量的高低。档案管理则正是从这4个方面提高企业内部控制所需信息的质量：高质量的档案作为企业活动的原始记录，具备一定的精确性;同时这些档案也记录着企业从创建、成长到逐步发展的整个过程，具备一致性与完整性;档案信息化的发展在一定程度上能够及时满足企业各方面的信息需求，具备及时性。

1.3 加强信息交流

企业内部信息传递不通畅、不及时，可能导致决策失误、相关政策措施难以落实。现代企业内部控制通常使用ERP模式对信息流进行跨部门、跨地区、跨时空的全面集成，以实现整个信息链需求。而企业档案部门作为企业信息的汇聚点之一，在ERP中居于重要位置，可有效促进信息交流。

2 企业内部控制对档案管理的提升

第一，重视档案管理工作。对企业档案工作重视不够，一直以来都是企业档案工作面临的首要问题。例如，过去煤炭企业管理人员就将精力全部放在如何开辟煤炭销路上，煤矿企业的档案管理基本处于一个无人管、无人问的状况，这种情况给企业后续相关管理工作带来诸多问题。现在，档案管理在企业内部控制中所发挥的作用逐渐显现出来，使得企业逐渐正视并重视档案管理工作。第二，规范档案管理要求。企业内部控制过程中的风险评估、信息沟通等所需要的企业活动信息要求具备真实性与可靠性。档案部门作为企业信息的汇集点之一，在控制过程中占有重要的地位。因此，规范档案管理是加强企业内部可控制的必然要求。第三，优化档案管理模式。档案管理模式优化是企业内部控制进一步发展的必然产物。传统企业档案管理模式难以为继，一方面是档案实体管理模式遭受冲击，另一方面是档案信息管理模式实效不高。

3 基于COSO框架目标层面的档案支撑策略及具体方式

3.1 基于运营目标

第一，收集、管理、利用好企业运营各个环节的档案，确保企业运营过程的连续性和关联性。把各个环节的档案利用好，能够为企业运营提供综合信息支持。第二，制定重要档案专门规定办法，确保重要项目档案收集及时完整。重要档案的缺失会造成企业重要项目验收的延期甚至失败。第三，企业内部档案知识化，为企业运营和决策提供科学依据。在原始数据的基础之上对档案进行深入加工、分析、挖掘，获取有用的信息、知识以支撑企业决策。

3.2 基于报告目标

COSO内部控制框架的报告目标是确保企业内外部所需报告的可靠性、及时性和透明度。档案管理能够提升企业内部控制所需信息的质量。如何进行档案管理才能够提高信息质量，确保报告目标的实现？第一，建立可靠的档案信息系统，提供可靠信息支撑。信息的可靠程度在于其完整性和真实性，因此档案信息系统一方面要全面、完整覆盖现有的企业信息流，不断归档最新信息;另一方面要对系统内部的档案进行科学鉴定，保证信息的真实性。第二，建立有效的档案信息管理系统，解决档案在传递过程中的受阻问题，完成跨地区、跨部门甚至跨公司实时信息的整合，推动信息的及时传递共享。

3.3 基于遵循目标

第一，企业档案部门有责任协同企业管理层一起增强企业的法规遵从意识，指导企业依法有效地管理档案，确保企业活动信息的真实、安全，从而为企业生产经营活动提供合法性证明。第二，各类档案的收集、保存流程一定要依据法律要求，保证其可用性，尤其公司资产合同、知识产权类、财务类档案要妥善保存。

4 基于COSO框架核心要素层面的档案支撑策略及具体方式

4.1 基于内部环境

第一，对档案信息进行知识化处理，为企业机构合理设置及权责的合理分配提供科学可靠的信息、知识，避免领导层“拍脑袋”决策。第二，加强审计档案管理，形成公正、真实、专业、保密、关联、成套的审计档案信息，以提高审计工作质量，切实避免企业财务风险的发生。第三，优化人事档案管理工作，增强对人事档案的重视程度，提高人事档案准确性，激励企业工作人员发挥其潜力。第四，发挥档案在企业文化中的教育作用、历史借鉴作用，在企业历史的教育和回顾中夯实企业文化底蕴，形成“企业记忆”。

4.2 基于风险评估与控制活动

第一，确立档案信息安全风险控制目标，并确保档案信息安全风险控制目标在与企业风险控制总体目标相适应并在可承受的范围内。第二，强化会计账簿、财产报告、预算清单、绩效考评等信息的核查，逐项进行档案信息风险控制。第三，构建档案信息安全保障体系，确保企业信息及企业信息系统的安全可靠，为企业进行风险识别和风险分析提供依据。第四，提前建立应急预案系统与应急机制，保证档案信息安全风险具有可控性，以使损失最小化。

4.3 基于信息与沟通

第一，信息收集要涵盖内部信息与外部信息，同时对收集来的各种内外部信息进行合理的筛选、核对、整合，提高信息的有用性。第二，构建有效的信息管理系统，对收集来的信息进行有效处理，实现企业对信息的查阅、参考、传递、共享，参与到企业管理目标策划、实施、改进、提高各个阶段。第三，建立信息传递制度，明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序，确保信息及时沟通，促进内部控制有效运行。

5 结语

综上，档案管理与企业内部控制的关系密切，强化档案管理能够在一定程度上推动企业内部控制的发展，反之亦然，两者是相互促进、良性互动的关系。企业档案部门可以基于COSO内部控制框架，从目标和核心要素层面来支撑企业内部控制。本文为国家社会科学基金项目“国有企业境外档案监管体系研究”阶段性研究成果之一。

参考文献

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