刘亦齐

摘 要：档案信息化属于现代化档案管理的主要方式，其代表着档案管理的未来发展趋势，其中，档案信息化的优点诸多，除了可以高效率保存内部档案资料之外，还可以共享以及整合各项档案资源。从中看出，大力建设档案信息化和全面管理档案是很有必要的，其直接决定了档案水平的提升。不过，从档案信息化建设以及档案管理实际开展情况来看，还有着较多的问题，这些问题完全不利于建设档案信息化，阻碍了档案管理工作的进一步开展。在本文中，重点探讨了档案信息化建设以及档案管理情况。

关键词：档案信息化建设;档案管理;存在的问题;管理策略

档案在单位以及个人中起着一定的记录效果，本身伴随着时代的变化而改变。而档案管理具备系统性的特征，在该项工作开展期间，相关人员除了合理使用相关技术之外，还必须遵循各项原则强化对档案信息化建设以及管理的分析力度，结合实际情况制定出完善的对策，这是档案管理面临的工作要点。

1 档案信息化管理期间遵循的基本原则

1）遵循规范化的原则。档案信息化建设工作涉及的要点比较多，在实际工作开展期间，相关管理单位应当遵循规范性的要求实施，制定完善的标准制度，防止电子档案归档期间出现矛盾。一旦没有合理规划档案管理工作的话，少了规范性制度为支撑，那么档案管理效率就会下降，难以保证整体质量。

2）遵循统一化的原则。当收集和整合档案的时候，只有及时更替不同的信息，才能够满足于档案管理工作中的统一性原则，严格遵循该项原则是基本需求，基于此，对档案进行管理的过程中，必须整合相关的信息内容，统一管理，以此提高档案管理效率。

2 对于档案信息化建设和档案管理工作存在问题的分析

1）没有正确了解到档案信息化建设工作的重要性。档案信息化建设工作的实施使得以往传统的档案管理方式发生了改变，不过大多数管理人员尚没有了解到信息化技术在档案管理期间产生的作用，认识不到位，完全阻碍了档案管理变革工作的实施，不利于提升档案管理效率。从中看出，对档案信息化建设缺少正确性的了解和认识是限制该项工作开展的主要因素。

2）采取的档案管理方式较为单一和滞后。从当前情况来看，我国尚没有制定健全的档案管理体系，采取的管理方式比较单一和滞后，档案管理人员技能不高，专业水平较低等，难以高效率的管理各项档案，完全阻碍了档案管理工作的正常开展。比如，依旧是使用以往手工档案管理模式来收集以及整合各项档案，根本没有和当代信息化技术相互融合到一起，导致档案的安全性降低，难以安全开展该项工作。

3）各个档案部门信息化水平参差不齐，有高有低。对于各个区域来讲，经济发展水平不一致，因此使得档案部门信息化开展和档案人员的工作能力也有着诸多的差别，有的部门逐渐引进了计算机技术来管理档案，档案管理效率有所提高，可是有的部门依旧是应用单机管理档案，档案管理水平和效率较低，难以共享资源，无法科学的应用档案内的资源。

4）没有制定健全的档案管理体系。健全的档案管理体系有利于推动档案管理工作的良好运行，不过现阶段，大多数单位过于将关注点放在经济效益提升等方面，完全没有加大对档案管理工作的关注度，并且并没有结合实际情况来制定完善的制度，大多数档案管理工作趋于形式化，管理不严格。

5）信息资源使用理念有着较大的误差。当前，在使用信息资源期间理念上还有着极大的误差，这是影响档案信息化建设效率提升的主要因素。相关人员一味的认为，只需要收集以及整理好档案然后保存即可，可是信息化档案建设的重点是共享档案，在储存档案的过程中合理使用资源，将档案的价值体现出来，可是对于有的档案管理人员而言，依旧是将目标放在档案管理方面，完全忽视了档案资源的合理使用，最终弱化了档案的整体价值。

3 实施档案信息化建设与档案管理相关措施

1）强化档案信息化管理力度。在对档案信息化进行管理的时候，相关人员需要提前了解到工作的具体要点，遵循基本要求和社会形势来制定有关的信息化建设计划，处于框架档案管理期间将网络平台的灵活性体现出来，拓展功能，定期创新和改进软件，使该项工作和社会发展要求相一致，从根本上促使档案信息化工作高效率开展。与此同时，在信息化档案管理期间优化管理方式，不同类型的管理方式产生的作用是不一样的，所以，务必按照档案管理具体情况进行探究，选取与之相符的模式，从而促使信息化管理工作良好开展。

2）增强档案管理信息化意识，健全信息化建设基础设施。档案管理信息化建设有着极高的优势，因此务必加大对其的推广力度。首先，对于领导部门来讲，需要对信息化建设给予高度重视，起到良好的带头作用，组织其他人员积极学习信息化建设管理方法以及知识点，熟练操作各项信息化建设技术，创建规范性的计算机网络平台，以此为职工学习知识点提供便利。其次，制定健全的宣传制度，全方面实施档案管理信息化建设工作，以此提升该项工作的效率。现阶段，在档案管理信息化建设工作开展期间还有着较多的问题，其中就属基础设施不完善现象最为明显。要想促使档案管理信息化建设工作更加合理和规范的开展，有关部门需要对基础设施建设工作投入相应的资金，比如采购专业性的扫描设备以及仪器等，健全各项基础设施，从而促使档案管理工作得到更好的开展。

3）强化电子文件管理。在计算机档案网络创建的背景下，诸多文件被储存到了网络中，这就凸显出了电子文件档案管理工作的重要性。通过相关探究来看，实施电子文件档案工作可以将重要的信息全部保存下来，将档案信息的优势发挥到最高，意义非凡。因此，强化电子文件管理力度是很有必要的，具体措施如下所示：其一，成立专门管理和维护各项电子档案的部门，增强电子文件归档的规范性。其二，有效处理电子文件，相关人员从电子档案接收、储存等方面入手，严格进行管理，确保电子文件的有效性。其三，电子文件形成时间较短，可否长期储存缺少验证，基于此，当管理电子文件的时候，应当大力解决电子文件储存問题，定期复制长时间储存的文件，以免发生档案信息缺失现象。

4）共享档案信息。我国当前已经迎来了大数据时代，因此为了为后期工作开展提供便利，应当有效的共享档案信息，在共享档案信息的过程中，需要提前培养可以熟练操作计算机的人员，保证档案信息共享工作顺利开展。在共享档案信息的工程中，密切关注档案信息的安全性。大数据时代的来临除了能够为人们生活提供方便之外，同时还使其面临着较多的隐患性，其中网络安全是最为明显的一种情况。所以，要想避免档案信息被恶意损坏，务必重视档案信息的安全性。

5）摒弃以往传统的管理模式，加大创新力度。档案管理部门只有摒弃或者是创新传统管理模式，才可以将档案的优势发挥出来，提升档案管理效率。基于此，各项单位应当强化信息化档案管理力度，优化自身理念，将档案管理从以往传统模式转变成信息化模式，落实档案管理体系，为创新档案提供良好的依据。

4 结语

从以上论述来看，档案信息化建设工作的实施起着决定性作用，其可以进一步推动档案事业的良好运行。基于此，有关部门需要从实际情况入手，全面探究档案信息化建设期间的不足之处，定期培训人员，整合各项资源，在创新管理方式的基础上实现档案信息化管理的稳定开展。

参考文献

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