冯跃龙

摘 要：十九大报告指出：“坚定文化自信，推动社会主义文化繁荣兴盛，建设社会主义文化强国”。给档案工作赋予了更加丰富的内涵。在新时代背景下，随着计算机技术的迅速发展，对各级各类综合档案馆保管的纸质档案进行抢救保护工作显得非常重要，从而档案数字化管理模式应运而生。通过对纸质档案数字化和数字化安全管理，档案管理工作更加便捷且有效，纸质档案也将得到有效保护。本文主要对影响档案数字化质量现实问题和提升纸质档案数字化质量及安全工作的策略进行探究。

关键词：纸质档案;数字化;安全管理;质量控制

新时代背景下，网络技术得到飞速发展，被大量应用到各行各业，传统的纸质档案管理方式已远远不能满足人民群众查档的需要。为此，数字档案馆的建设迫在眉睫，在建设数字档案馆的过程中，纸质档案数字化质量及安全控制显得尤为重要，由此要求档案管理工作人员必须掌握相关的数字化安全控制措施，来实现纸质档案数字化质量控制及安全管理。

1 档案数字化管理工作的含义

档案数字化管理是借助电子计算机技术和数字化技术，将纸质档案录入到计算机中交由档案管理系统进行管理的一种新型管理模式，是档案管理工作的主要组成部分。当前纸质档案数字化有很多形式。如：对纸质档案进行激光扫描、对纸质档案拍摄和三维立体扫描等诸多形式。由于数字化档案使用不受时间限制，很多技术和机制有待进一步探索。在空间网络技术不断发展的今天，数字化档案管理的安全性显得更为重要，由此必须做好纸质档案数字化的安全和保密工作，有效保证数字化档案管理信息系统的安全运行。

2 影响档案数字化的现实问题

从基本意义上看，数字化档案管理相对于纸质档案管理更加便捷，查阅更加快捷，但在数字化加工过程和管理过程中对人员素质要求较高，稍有不慎档案数字化将失去其特有的意义。

2.1 重视档案收集数量忽视档案质量

在档案管理过程中對很多单位来说，普遍存在重档案数量，轻档案质量的问题。具体表现为将保管档案的数量作为衡量档案工作好坏的关键，对部门工作中产生的相关档案材料的价值重视程度不够。实际工作中对归档材料的收集只重视普发文件的收集，轻内部文件资料的收集，长此以往形成了只有红头文件才重要的定式思维，导致档案的门类不全。忽视对收集的档案资料价值鉴定，整理的案卷存在大量重件，页码错乱和目录不明晰等等问题，这些问题给档案数字化带来了繁重重复工作，最终严重影响档案数字化的速度、质量和利用满意度。

2.2 缺乏科学严谨的工作态度

首先，从当前各单位档案管理专兼职人员的工作态度及管理条件综合情况来看，相关单位档案管理的流程一般为次年上半年收集上一年度单位所有档案资料，对其按照归档范围及整理规则进行整理、消毒、除尘和编目，最后将其排列入柜，但严格按照档案管理流程操作的单位却少之又少。在档案室内虽配备了温湿度计，但能利用温湿度来调整室内温度管理档案的人员几乎没有。一些档案馆存在查阅档案过程中不按规定程序办理传阅手续，不采取保护措施，甚至将案卷交给查档人员随意翻阅等等。这些现象折射出我们档案管理人员严重缺乏科学严谨的工作态度和工作方法，对纸质档案的安全造成了很大影响，将直接影响纸质档案数字化工作的开展。

其次，档案数字化工作是一件循环而枯燥的工作，要求工作人员要有足够的耐心，每一个环节都要一丝不苟，最终才能保证档案数字化成果的质量。在数字化过程中如果工作人员疏忽了某个细小环节将影响整个工作流程和数字化质量。比如：一份张三等5人任职的文件，在著录目录时按照原文件标题著录，最终数字化挂接后在系统中将找不到张三之外的4人，给利用带来不便。这是由于工作人员不掌握档案数字化目录要求造成的。再如在利用高速扫描仪进行扫描时，由于工作人员不认真细心，会出现漏扫、多扫、扫描图像不清晰、撕毁原件等现象。这些问题的出现，严重影响档案数字化质量和利用。

2.3 缺乏现代化信息技术应用能力

档案数字化后，通过电脑完成群众登记、档案检索、浏览、打印等等查档流程，减少了进库房调取档案、逐卷页翻查的环节，更好地保护了实体纸质档案，提高了查阅速度和工作效率，为群众提供了更加快捷的档案信息利用体验。但就目前从各级各类档案管理单位的专兼职档案工作人员结构来看，管理人员多为40岁以上，他们虽然掌握了传统的档案管理技术，但对现代化信息技术了解较少，对计算机操作不熟悉，对档案管理系统、网络技术不熟悉等等，直接影响了档案数字化管理工作及查阅利用工作。离中共中央办公厅 国务院办公厅《关于加强信息资源开发的若干意见》的要求还有很大差距。

3 纸质档案数字化工作中存在问题的对策

档案工作的核心就在于提供利用服务，档案工作离开利用服务就失去其自身价值和意义，档案的利用率不高就会影响档案事业发展的速度，因此需要对其展开详细的研究并尽早提出相关措施。

3.1 加强档案管理人员的培训工作

创新是档案管理工作不断向前发展的动力，档案数字化发展对档案管理工作提出新要求和新标准。为此我们要从工作方式和手段及机制上积极探索并努力追寻纸质档案管理方式的创新，由此来不断提高纸质档案数字化管理工作质量及实际效率。作为档案管理工作人员，首先应当解放自身思想，加强业务技能的学习和培训，特别是计算机应用技术和网络技术的学习培训，积极探索并逐渐开拓创新做到与时俱进，在实际档案数字化管理工作中不断完善自我，做好纸质档案规范整理工作，为档案数字化打牢基础。其次，单位领导要高度重视档案工作，将档案工作列入年度工作计划与单位工作同部署同检查同考核，关心档案工作人员，鼓励其积极投身到档案数字化建设中，探索档案管理工作中存在的问题和困难，并有针对性的提出工作建议，逐步将纸质档案传统管理方式过度到数字化档案管理模式，为本地数字档案馆建设奠定基础。

3.2 加强档案数字化加工过程的监督工作

纸质档案数字化加工是一个复杂且繁琐的过程，在整个过程中不论哪个环节出问题，都会是严重失误，轻则纸质档案损毁、遗失，重则发生失泄密事件。为此档案数字化加工场所、人员的选择尤为重要。一是档案数字化加工单位选择，档案数字化加工分两种方式，即购买服务（外包）和内部加工。购买服务时选择的单位要有档案数字化加工资质且在上级档案行政部门有备案，对参与数字化加工的人员要层层签订保密安全责任书，并严格按照数字化加工流程进行。由管理单位自行进行数字化加工时要严格按照数字化加工流程进行管理。二是档案数字化加工场地的选择。主要考虑纸质档案实体保管安全，选择距离档案保管位置较近的地方，减少档案运送时间和距离。三是要在档案数字化加工场所安装监控系统，全方位监控加工场所，由此来监督操作人员的实际工作情况，严格出入档案数字化加工场人员的管理，备份保管好监控视频资料，以便于后期的查考使用。四是调档、入库要对案卷进行严格的登记检查，实行销号管理。五是地方政府要不断加大对档案数字化设备和数字化资金的投入，配齐地方档案馆档案数字化加工必备的数字化设备，由此不断提升其自身工作效率和工作质量，不断推进数字化档案馆建设。

3.3 加强档案数字化数据库的维护管理工作

数字化档案数据库是档案数字化管理系统的核心，对数据库维护和备份是档案数字化安全控制管理工作的关键。一是要及时做好数据库的维护、备份工作，避免数据出现丢失、破损或更改等潜在的危险。二是要定期对计算机进行病毒查杀工作，加强相关数据的整理工作，认真校对数字化数据，及时删除重复发送或错误扫描的相关文件。三是利用大数据平台做好重要数据的异地备份管理工作，确保数据库的安全。四是日常工作中对增加、移除相关数据前后，要对数据库进行备份处理，并做好对应的备份日志，以便于后期的查验。五是数字化档案管理信息系统要安排专人管理，专机专用，对进入系统设置专用密码，避免他人误操作造成数据库损坏。六是外网接入内外要加装保密安全设备，符合保密要求，进行数字化档案管理信息系统数据迁移、拷贝时要做进行物理隔离，专盘专用，避免感染病毒损坏计算机和数据库。

档案数字化安全管理工作是数字档案馆建设的核心基础，是一项长期而艰巨的任务，涉及诸多技术和档案管理知识的应用，需要每位从事档案管理人员在管理中不断探索与实践，由此来完成传统档案管理模式向数字化档案管理模式的转变，使档案数字化安全与质量得到有效控制。

参考文献

[1]丁勇，陶革.浅谈如何做好纸质档案的保护工作[J].天然气勘探与开发，2010年02期.

[2]程巧玲.浅谈纸质档案管理的保护工作[J].科技资讯，2011年15期.

[3]陆贤良，冯玮.信息环境下紙质档案管理的创新探索[J].兰台世界，2010年14期.