段东芳

摘 要：随着中国经济的高速增长，中国信息化有了显著的发展和进步，并随着信息技术在企业中的应用的不断深入显得越来越重要，档案事业在信息时代背景下也获得了很大的发展。然而，在实际进行档案信息化管理过程中，还是容易出现一些问题，有本文就信息档案管理中的问题以及对策进行以下探讨。

关键词：信息时代;档案管理;问题;对策

1 档案管理信息化概述

1.1 档案管理信息化的含义

档案信息化是在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。档案管理模式从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。档案信息化建设必须遵循三条基本原则，即文档一体化、双轨制和确保网络安全。

1.2 档案管理信息化的特点

1）保存手段更先进。传统档案的保存手段有：纸质、图片、照片、录音等，会因为时间的变化，各种原因导致信息毁坏，常常要花费大量的时间和金钱去保存档案。而现在通过档案管理信息化，把档案借助计算机网络，做成电子版，能更好的保存档案。

2）节省储存空间。传统的档案都是由实体的，需要相当大的一个空间来进行保存，档案信息化，把档案做成电子版，变成虚拟的保存在网络上，大大的节省了储存空间。

3）提高档案管理质量。利用信息技术进行档案管理，能够充分发挥信息管理优势，实现资源的有效整合和利用，从而实现档案管理数字化，提高档案管理质量[1]。

2 信息时代档案管理工作面临的问题

2.1 管理人员档案管理意识缺失

管理人员档案管理意识的缺失是信息时代下档案管理工作中的问题之一，由于缺乏对于档案管理工作的重视程度，使得档案管理工作难以有效开展，并不能取得较好的管理效果。而这很大程度上是由于管理人员还是对该项工作存在误解，普遍认为档案管理工作不重要，信息技术也不重视[2]。

2.2 档案信息安全问题

传统的档案管理工作能够对信息安全进行保证，因为想要盗取以实物为载体的档案信息有极大的难度;而信息时代的档案则不同，由于其涉及联网问题，所以可能会受到网络黑客和病毒的消极影响，档案信息有丢失、泄露的危险。尤其是一些重要的档案信息，一旦丢失，后果将十分严重。

2.3 档案管理软件问题

目前，我国现有的档案部门基本都进行了信息化管理，但是其所使用的软件存在着一定的差异，这也就使得档案管理部门无法进行简单的一键式简便管理操作。此外，不同的计算机管理系统也存在着差别，统一管理可谓难上加难，尤其是在调取外地档案的时候，十分不方便。所以从未来发展的角度来看，必须要对这一问题进行解决。

2.4 档案管理网站问题

档案管理的网站建设时间不长，建设形式也不够标准和统一，大多数人仅仅按照自己的想法对信息数据库进行建设，网站建设水平不高，同时也不够规范，这就导致了一旦后期要进行档案管理，就会出现较大的难度。数据库与数据库之间的差异将会对档案管理统一性进行持续的影响，所以应该对其进行注意。

3 加强信息时代下档案管理工作的方法

3.1 强化对档案管理的重视程度

首先要保证管理人员能够对档案管理工作给予足够的重视，因此首先要做的就是要提升档案管理工作人员对这一工作的认识程度，能够充分认识到档案管理工作所具有的重要意义。为了能够帮助管理人员提升对档案管理工作的认识，还可以做好对档案管理工作重要性的宣传工作，提升单位内部员工对这一工作的整体认知水平，从内心深处重视起来。

3.2 提高档案管理人员素质水平

在企业档案管理中，保持档案管理人员良好的政治素养是做好档案管理工作的基础，档案管理员的素质水平，决定了档案管理工作的效率和质量。因此，企业要对档案管理人员的政治素质、科技素质、业务素质、经济素质进行全面提升，针对性开展教育培训工作，将能力强、水平高、品质好的人员放在档案管理岗位上，并对其进行信息技术、计算机技术培训，使得档案管理人员成为全新的复合型人才，从而更好的推进企业档案管理工作[3]。

3.3 档案管理的安全保障

正如前文所说，由于信息时代的档案管理涉及联网问题，所以可能会受到网络黑客和病毒的消极影响，档案信息有丢失、泄露的危险。针对这一问题，必须要加强安全保障，例如，加强对档案信息安全系统的建设，对档案信息资源的安全进行一定程度的保证。当然，仅仅是加强系统建设还不够，相关部门还需要加强投入，对档案信息数据库的稳定性进行维护。档案信息数据库的维护需要从两个方面入手：首先，是对储存信息的维护，保证储存安全，防止数据库信息入侵。其次，是对使用过程的维护，针对使用过程中的安全措施，应该利用实名登记的方式，严格审查信息使用相关人员的信息。

3.4 档案管理的数据库建设

对于档案管理工作人员来说，其必须要强化思想，在开展档案信息化建设时就必须要对数据库进行建设。正如前文所说，数据库与数据库之间的差异将会对档案管理统一性进行持续的影响，所以，在进行档案数据库的建设时，工作人员应该充分结合当下的情况，同时对未来的情况进行预测与规划，确保数据库在未来一段时间不会淘汰。与此同时，管理人员还需要对数据库档案信息的质量进行保证，提高数据库的质量。

4 结束语

综上所述，信息化时代就是信息产生价值的时代。信息化是当今时代发展的大趋势，信息化时代档案管理的创新迫在眉睫，檔案管理对每一个企业有着重大的意义，所以，需要充分地利用信息化技术对档案管理工作进行创新，提高档案管理工作的效率和质量，保证档案管理的安全性[4]。

参考文献

[1]屈希阳.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].劳动保障世界，2012，（20）：78-79.

[2]李文龙.关于信息化时代档案管理的创新探讨[J].黑龙江科技信息，2017，（17）：295.

[3]李然.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].才智，2017，（27）：252.

[4]高平.探究信息时代下档案管理工作的创新[J].吕梁教育学院学报，2017，34（3）.