李清华

摘 要：电子档案是对传统企业纸质档案的升级，它同时具有传统档案的优势，也能实现电子化的档案存储，借助先进地计算机网络技术来对档案进行管理，这种管理具有较强的自动化以及智能化，从根本上促进了档案管理效果的提高。电子档案管理模式对于企业的管理来讲是非常有益的，能够为企业整体管理质量的提升奠定坚实基础。基于此，本文对企业中电子档案管理方法以及执行地途径进行了研究。

关键词：企业管理;电子档案;途径;方法

对于企业来讲，档案管理是必须进行的一项工作，互联网信息技术为档案管理带来了新的活力，电子档案也随之兴起，这为企业的档案管理工作带来了一定的便利，是企业整体运营质量提升的前提。电子档案管理比传统的档案管理模式更加智能、自动，能够快速为企业提供有效的信息。

1 电子档案概述

电子文件是指人们将硬盘、磁盘等作为文件信息的有效载体，对文件的信息进行记载，它涵盖着电子文书、电子信件以及电子图书等。与传统的纸质档案相比，电子档案表现出以下特点：电子档案的文件已经不再是纸质的文件类型，它需要在依靠现代化的办公设备才能阅读和浏览电子档案;同时电子档案能够通过计算机等方式来进行快速传递，距离已经不再是限制电子档案传播的元素;电子档案的保存环境以及条件要求已经发生了明显的变化，它能够被复制或者存储在不同的介质当中，获得者借助电脑便可以对电子档案内的信息进行阅读。电子档案属于创新性的文件管理形式，对企业的发展有所帮助，因此需要加强对电子档案的建设，为企业的快速发展奠定基础。

2 电子档案与传统档案的区别

2.1 保管方式不同

电子档案大多是借助多媒体信息技术来进行文件信息储存，设置文件的可读性。在收到相关的档案信息之后，管理部门可以将其打印出来作为备份，当然最终还需要计算机技术来辅佐，这样档案管理部门便能够实现对电子档案文件格式的转化，使其被转化为统一的格式内容，这能够为以后档案的利用以及管理更具规范性和统一性。

2.2 电子档案分类不同

电子档案本身具有一定的特殊性。作为档案管理部门，在接收到相关的电子档案文件之后，如果条件允许，可以借助全方位的检索工具来对相关的信息进行有效检索。档案的管理人员便可以利用这些信息来对档案文件信息进行检索，这有效地降低了档案管理人员的检索难度。

2.3 文件查询方式不同

唯有与企业规定相符的人员才可以获得浏览信息的权限，他们可以利用远程登录等形式，在计算机系统进行身份核查和确认之后，便可以查询相关的电子档案信息，这能够有效保证电子档案信息的安全有效性。

3 电子档案管理的方法与途径

3.1 各相关部门积极配合

电子档案管理制度严格，电子档案的文件来源相对比较广泛，相关的人员不仅仅包括对接的业务管理部门人员，也涵盖着档案信息录入人员以及计算机技术人员等等。需要一定的制度对这些与档案接触的人群进行约束，使得相关的档案人员能够自觉遵守这些制度规则。那么完善相关的档案归档制度就成为必然之举。将电子档案的归档纳入企业归档制度体系的一部分，同时对档案信息工作的布置、登记以及总结等工作环节进行约束，对电子档案工作流程进行考核。为了实现有效的档案管理，档案的管理部门、计算机部门以及信息技术部门需要进步结合起来，对电子档案管理的流程进行完善，提升企業电子档案信息管理的质量和效率。电子档案文件的形成部门对相关的管理工作更加熟悉，对文件的形成规律以及相关文件之间的联系了解得比较深入，它们是承接电子档案管理工作的主要责任人，在对相应的工作价值进行鉴定时往往更加具有发言权。计算机部门以及信息技术部门能够对电子档案的形成、变更等，对于电子档案的管理提供了必要的技术支持。因此良好的电子档案管理需要建立在三者相互配合的基础上。

3.2 “两套制”归档

“两套制”归档的形式有助于提升电子档案的安全性。在新的时代背景下，印章或者是签字生效的标志在于具有法律效力的文件能够通过文件的形式进行存储。电子档案信息能够被不留痕迹地修改，因此需要将重要的电子档案信息拷贝到硬盘当中进行存储以此来保证数据信息的安全有效性。

3.3 技术处理工作

为了提升电子档案的安全有效性，就必须做好技术处理的工作，以此来防止出现信息丢失的现象。对于已经归档的文件需要借助加密、姓名签署或者身份认证等不同的形式来对其进行技术处理，除此之外，文件阅读的权限可以被限制，当文件被设置为只读后，大部分人只能阅读文件但是却不能对其进行修改，“这使得电子档案的原始凭证能够被有效留存，促使电子档案与纸质档案是统一的，在企业管理中发挥出其应有的价值。从理论上来讲，以化学磁作为载体的电子档案可以被永久性保存，这类文件中信息的传导不需要直接接触，电子文件能够在介质层中被密封，不会受到外界的影响和干扰，也不会受到空气中灰尘、水分以及有害物质的侵袭。但是电子文件的储存时间未得到有效的验证，所以对电子文件进行备份是非常必要的，避免出现文件信息丢失的现象。

3.4 工作平台方面的创新

建立相应处理系统的目的在于优化传统业务工作借软件编程、数据库管理技术等，实现计算机工作流程的重塑，并维持后期的各项执行管理机构的运转以及业务活动。通过信息系统的创新应用，对于企业办公领域而言，可以创建起性能完善的工作平台，集登录、流转、收集、鉴定、保存、利用等，具有涉及信息数据量大、参与人员多、数据库稳定、信息传递准确迅速、便于交流沟通、和办公工作流程接近等优势。不难看出，其可以为企业员工提供现代文明化办公、规范化管理的平台，与此同时通过信息系统的创新和建立能够为企业的业务活动提供规范的信息流，实现合理的控制数据集中信息灵活利用等平台，使得文件和档案管理有效突破传统期间的瓶颈问题。

3.5 管理模式创新

对于现代企业档案管理部门而言，要具有采取科学化、合理化管理手段的意识，进而可在极大程度上实现档案管理的现代化发展，并为此打下坚固基础。当前是信息化发展时代，计算机经常出现设备故障、病毒入侵、用户操作失误等各种影响因素所导致的问题，这样就会造成计算机系统的进一步被破坏，导致数据的丢失等。所以这就需要在档案管理期间添加信息安全管理这一重要举措，首先可设置防火墙等电脑技术手段，这样就可在硬件设施方面阻隔不安全隐患的出现，保障系统运转的安全性和稳定性;其次，还要强化工作流程文件夹管理、信息保管的管理，保障信息运转的可靠性、流畅性。最后，设立相应的系统管理员负责流程的运转、监控、管理等，这是系统保障安全稳定运行的重要内容之一，也可以保障系统所产生应用的电子文件的真实性、原始性、完整性。与此同时，还需要工作人员提起重视强化责任意识，端正工作态度，积极投入到管理工作当中。

4 结束语

随着我国信息科学技术的快速发展，企业档案管理也逐渐走向电子化。电子档案为企业提供了更加有效的档案管理方式，有助于企业内部人员及时获取到相关的信息，存储档案更加简单、便捷，这对于企业来讲是非常有益的。同时电子档案也存在一定的安全风险，因此企业需要制定出针对性的措施来应对电子档案信息可能被窃取的状况，以此来保证档案信息的安全性。