王昕

摘 要：随着信息化进程的加快，传统化的信息管理手段已经不能满足当前的工作需求，必须要进行改革创新，这样才能不断的优化档案管理工作。信息化时代，档案管理工作也必須要更新管理手段，不断的加快信息化管理进程，借助大数据管理的优势，把管理工作向着系统化、全面化、便捷化发展，推动整个档案管理工作的全面发展。基于这个前提，本文对当前档案管理工作在信息化时代所遭遇的问题进行简要分析，并提出相应的解决对策，全面优化管理工作流程。

关键词：信息时代;档案管理工作;问题

信息化的时代给人们的生活、工作都带来了很大的便捷性，但是与此同时也存在一定的挑战性。档案管理工作在采用信息化管理手段时，首先要对自身的工作性质必须要有一个明确的认知，而不是一味的借助于信息化办公手段。在实际的管理工作中，信息化档案管理工作理念也存在许多的问题，如果没有正视这些问题的所在，那么就没有办法真正的将信息化档案管理工作充分的落实。

1 信息时代下档案管理工作面临的问题

1）管理软件缺乏通用性。随着信息化和技术手段的发展，档案管理软件的研发力度也逐步加大。目前来看，问世的这些档案管理软件虽然可以满足档案管理的基本要求，但是从目前档案管理工作的开展前景来看，现在所研发处理的档案管理很难满足档案管理与电子政务系统、办公自动化系统一体化的发展需求。另外，很多档案管理软件对办公的电脑以及软件也有一定的要求，这一点就大大的降低了软件的通用性原则，制约了档案管理软件的全面化发展。

2）档案管理要求的规范化程度降低。很多企业的档案管理工作要求规范性强，统一性强，形成一致化的工作标准。但是，从当前很多档案管理软件中来，这一点没有被落实得十分有效，档案管理软件在实际的应用中每一个网站建设的标准和要求各部一样，这就导致档案管理工作的服务性比较差，很多时候没有办法做到文件信息的全网共享。由于标准化不确定的情况下，很多软件也存在不可移植的缺陷，到现在为止也没有办法达到一致化的管理水平。可能某一款管理软件仅适用于这一个企业或者这一个行业，还存在比较大局限性，也没有办法进行全面推广，这个原因也比较限制信息化软件的大规模的使用。

3）档案管理软件的安全性存在漏洞。信息化时代，很多手工档案管理方式已经慢慢被信息化管理手段所取代。但是，由于信息化管理手段的安全性存在一定的漏洞，这样给档案管理工作也带来了很大的威胁。很多不法分子会通过网络的漏洞以及使用人员的不专业行进行资料的拷贝和盗取，更有甚者对重要文件进行修改和删除，使档案管理工作陷入极大的网络风险。另外，由于电子档案文件的繁多，存储方式也较为多样，如果电脑一旦瘫痪或被人攻击，那么电子档案就会遭到损坏，给企业带来不可弥补的损失。

4）档案管理人员的素质有待提高。档案管理工作人员是实际管理工作中的主力军。但是，从目前很多企业的档案管理队伍来看，虽然档案管理工作人员具备相应的档案管理知识，但是很多管理人员的计算机水平以及实践操作能力需要大大提高。同时，企业的网络化工作环境以及办公软件也必须要给员工配置齐全。在招聘的过程中，也必须要加上一项对计算机软件以及实践操作能力的考核。如果档案管理工作人员的素质以及工作能力得不到提升，那么全面化的信息管理工作局面也很难实现。

2 提升信息化档案管理水平的对策分析

1）加强档案资源的信息化建设。提出档案管理工作的信息化建设的最初目标是提高工作效率，加工文件资料的共享，实现档案信息的最大化价值。在加强档案工作的信息化建设过程中，必须要借助信息化管理软件，实现档案管理的自动化工作流程，从而使一些工作文件和信息可以导入到系统中，这样所使用者和建设者都可以共享到档案资料。第二，对于一些不同格式的文件可以利用软件转化为同一格式载体，便于上传到软件中进行统一管理，还可以在文件中加一些图片信息，丰富文件的多样性。最后，信息化档案管理的最大优势是文件以及信息资料可以实现最大限度的资源共享。这样不仅可以实现档案信息的海量化存储，还能提前预防一些资料被盗或者被损坏的情况。

2）加强档案信息化管理的安全性。在强化档案管理信息化的同时也必须要加强对信息管理的安全性。信息化的档案管理形式是大大的提高了办公速度和办公效率，但是一旦存在安全隐患，所有的管理工作都前功尽弃。而且随着信息化技术手段的不断提高，很多黑客的入侵手段也防不胜防。为了进一步的强化档案信息化管理的安全性，首先，就必须要强化档案软件的安全性，就必须要建立强有力的信息管理保障体系。建立信息化管理保障体系有两大目的：第一：保证软件整体的安全性;第二：保证工作人员早操作过程中的安全性。在信息化软件不断发展的同时，一方面提高了人们的便捷性，同时也对信息安全造成了比较大的威胁。对此，在平时的操作培训中，要提高工作人员的安全意识和安全性，在防范网络风险的同时应对采取相应的安全管理措施，比如建立密码，建立相应的防火墙，重要机密文件要采用手工和电子档多种存储方式，还要加前对软件使用者的身份认证。另外，档案管理工作人员的计算机也必须要装配最新的杀毒软件，采用企业内网的工作模式，以此来有效的提高档案信息化管理的安全性。

3）建立完善的档案管理数据库。数据库的建立是确保档案管理工作可以有序的开展下去。档案管理数据管不仅要符合正常的网络传输标准，而且也要符合办公人员的操作习惯，同时数据库的建立还应该符合计算机的读取标准。数据库的建立也必须要具备长远的眼光，不能只局限于当时的使用效果，随着信息化技术的不断发展，数据库也能同步更新数据，并符合日后的管理工作需求。数据库建立之后也必须要定期进行数据维护，以此来保证数据的完整性和准确性。

4）加强对档案管理人员的素质培养。信息化档案管理工作已经开始逐步的落实到日常工作中来，这也就说明对档案管理工作人员的要求也越来越高。在档案管理的工作中，不仅要对文件以及档案信息了如指掌，也要对计算机操作技术十分熟悉，比如一些单据和文件的输入，软件的整个操作流程以及文件的导入、导出和共享等等。管理人员既要具备相应的档案管理能力，同时也要具备档案软件的实际操作能力，这样才真正的符合信息化管理人才的需求。另外，档案管理人员也必须要具备高度的责任心和安全意识，企业也需要对档案管理工作人员的工作给予相应的支持，并且采取相应的措施来提高档案管理工作人员的核心素养，提升档案管理信息化的发展水平。

3 总结语

总而言之，信息化档案管理模式是当前企业发展的大潮流，在对工作管理模式进行创新和改革的过程中，必须要顺应时代的潮流，紧跟信息化产物，全面化的推动信息化档案管理工作的有效发展。在档案管理工作的具体开展中也会遇到一些实际的操作问题，对于问题要给予重视，提出有效的解决方案，保证档案管理工作的顺利开展。另外，档案管理工作人员也必须要加强对自身专业素质的提升，只有保证自己的能力能跟上时代的发展，这样才不会被时代所抛弃，才能为企业创造实质性的价值。

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