李艳丽

摘 要：随着科学技术和计算机技术的快速发展，档案管理形式也发生了翻天覆地的变化。传统的纸质文件载体已经不能适应行业发展需求，档案信息化管理成为必然趋势。事业单位越来越重视电子信息技术，不仅使得管理过程更加的便捷，还有效的规避了传统管理的弊端。电子信息档案是当前比较先进的档案应用形式，但是存在不安全性。事业单位人员在应用电子信息档案时，需要做好保护和管理工作。本文主要是针对电子档案管理在事业单位应用及风险控制层面的探究，并结合实际情况提出意见和建议。

关键词：电子信息;档案管理;事业单位;应用;风险控制

为了更好的适应经济发展需求，档案管理模式发生了巨大的转变。运用电子档案信息管理手段，保证事业单位的稳定持续发展。采用电子信息档案的方式来进行档案管理、归纳、整理，将有效的提升档案管理的效率和质量。但是电子信息档案管理也存在很多的缺陷，要在合理利用档案管理的基础上，尽可能的降低应用风险。

1 电子信息档案在事业单位的应用

1.1 提升档案管理效率

传统的档案都是保存在纸质文件上，现代化电子信息技术方案都是采用计算机来储存档案信息。计算机的信息处理功能强大，运算速度也非常的快。有效的应对传统档案延迟拖沓的问题，对于后续工作的开展提供有力支持。传统档案采用人工操作，在实际的管理过程中经常出现信息收集不全、字迹不工整、遗漏信息的情况。电子信息档案更可以规避传统管理的缺陷，进一步的提升档案信息管理的效率。

1.2 提升了档案传达的安全性

传统的档案管理都是采用人力运输，经常会因为人为失误造成破损和丢失的情况。档案修复的难度较大，档案运输的安全性不足。电子信息档案传输可以有效的应对这种问题，但是可能因为网络安全引起负面影响。随着信息技术的快速发展，网络安全管理的水平不断提升，出现档案延误和丢失的概率会越来越小。

1.3 提升部门之间的资源共享

传统的管理方式限制了部门之间的信息交流和共享，使得很多的档案闲置，最终造成了严重的资源浪费。随着大数据时代的到来，电子信息档案管理技术的应用，提升了数据的传输效率。不仅适应了经济发展节奏，同时又提升了档案的应用效率。部门之间的信息共享变得更加便捷，对于事业单位的持续发展也做出了巨大贡献。档案的信息化管理模式应用，不仅加快了信息的传递，还有效的提升了档案管理的调节能力。档案资源的应用水平不断提升，将逐渐的体现在经济效益层面。网络是档案信息的载体，凭借计算机网络搭建庞大的数据库，从中获取更多的信息。实现资源信息的存储交流，强化部门之间的沟通交流。及时获得反馈，从而增进部门之间的业务联系。

1.4 优化档案保管模式

运用互联网技术实现电子信息档案存储，就可以从根本上避免出现纸质档案虫蛀、防潮的问题。档案保管更加的便利，为后续的查阅也提供了有利条件。信息档案相较于纸质档案保管时间更长，更不容易被破坏。电子信息档案的保管过程中呈现出稳定性的特征，同时也节约资源做出更多贡献。

2 电子信息档案在事业单位应用过程中遇到的问题

2.1 数据的安全性得不到保证

电子信息档案管理也存在很多的安全隐患，比如网络攻击、突然停电等。电子档案信息保存在计算机硬盘、光盘等介质之中，在上述情况下就极易出现丢失、泄露和损毁。还有黑客为了谋取私利而攻击事业单位的电子档案系统，造成电子信息的遗失和泄露。安全风险是当前电子信息档案最大威胁，对于行业的发展造成很大的负面影响。

2.2 管理水平有待提升

电子信息档案属于新兴管理模式，档案信息的载体和传统纸质文件截然不同。传统的管理体系不能适应电子档案管理需求，新的档案管理体系还在逐步完善。当前的电子信息档案缺乏系统的理论支撑，导致后续的管理存在很多的漏洞和不足。档案管理的风险增加，对于人员的专业素养提出了更高要求。缺乏相应的风险防范意识，管理人员对于电子信息保护的存在偏见。缺乏相应的风险认知和评估能力，导致档案管理的风险不断增大。

3 应对电子信息档案管理风险的具体措施

电子档案信息相较于传统的档案管理存在很多的优势，但是在应用过程中还是会受到很多的阻碍。因为互联网的自身属性，保密工作已经成为信息檔案管理的核心问题。科学技术和信息技术发展迅速，档案管理的加密手段受到了很多挑战。要将档案加密管理作为重点内容，不断的提升风险应对水平。如果缺乏科学有效的措施，就可能造成事业单位电子档案损坏和丢失的情况，进而造成巨大的经济损失。

3.1 确保电子档案的储存安全

保证系统安全，为后续工作开展打下坚实基础。计算机病毒针对管理系统有着巨大的破坏性，需要制定更具针对性的防护措施。档案管理人员要运用杀毒软件定期的进行杀毒，及时的进行病毒库的扫描。设置安全报警系统，及时的解决相应的问题。选择正版的安全防护软件，从根本上杜绝出现系统崩溃的情况发生。针对软件进行定期的升级，操作者要及时的处理各种问题。同时要做好数据安全管理。避免信息档案的泄露，确保信息安全。采用防火墙来隔绝外来计算机的传输和下载，只有获得权限的访客才能传输信息。针对电子信息档案的备份，可以有效的预防计算机系统瘫痪。通过适当的备份处理，提升档案信息的管理效率。妥善的保管备份信息，通过多层的备份实现保护的目的。

3.2 提升管理人员的专业素养

计算机是由人员操作的，因此要保证事业单位的电子信息档案管理人员掌握相应的工作原理。管理人员要具有正确的操作意识，还要具备档案安全意识。计算机网络要能够有效的服务于电子档案管理工作，对于事业单位的正常运转做出更多贡献。针对档案管理人员进行严格培训，保证事业单位管理人员能够掌握最先进的技术。积极适应网络发展速度，正确的处理电子信息档案管理中遇到的问题。

3.3 搭建完善的工作制度

事业单位的档案管理的核心目的，就是要促进事业单位的稳定持续发展。充分的发挥出档案的价值，做好相应的流通和利用工作。完善的电子档案管理体系是提升管理水平的有效措施，积极打破事业单位部门各自为政的局面。电子信息档案的使用可以实现部门之间的资源共享，有效的节约人力、物力，从而提升工作效率。确保信息资源的安全性，制定出更加详细的工作制度和管理章程。充分的展现出监督作用，保证档案管理的顺利进行。

4 结束语

综上所述，针对电子信息档案管理在事业单位中应用及风险控制层面探究是十分必要的。明确电子信息档案在事业单位的应用价值，为后续工作的开展提供理论支撑。结合电子档案信息档案管理遇到的问题，制定出更具针对性的应对措施。进一步的提升档案管理水平，促进事业单位的稳定持续发展。

参考文献

[1]刘鹏.大数据背景下电子信息档案管理的创新途径[M].电子技术与软件工程，2018（05）159

[2]付冰.电子信息档案管理在事业单位中的应用及风险控制的措施[J].黑龙江科技信息，2016（21）：186.

[3]李晓玲.电子信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2016，（8）：195.

[4]朱雁丽.浅议档案管理与信息化建设[J].科技展望，2017，（2）：203.

[5]朱允彤.浅谈电子信息档案管理的风控方法[J].办公室业务，2018，（3）：47