张庆铭

摘 要：在科学技术发展过程中，为人们生活与工作创造了更为便利的条件，也促使传统工作模式发生了巨大改变。电子档案是科技发展的一项产物，在街道档案管理工作中，电子档案与纸质档案都发挥着各自的作用，能够保证档案的价值真正得到体现。在信息时代背景下，街道要认识到电子档案与纸质档案各自的优势，加强综合管理工作，确保两者相辅相成、互为补充。本文将简述街道电子档案与纸质档案并存的必然性，然后提出了街道电子档案与纸质档案综合管理策略。

关键词：电子档案;纸质档案;综合管理

在传统档案管理模式下，基本上以纸质档案为载体，电子档案作为现代科技发展的产物，能够充分发挥出信息网络技的作用，在网络普及与应用过程中，也需要加强电子档案工作，才能保证档案信息资源得到充分利用。街道也要关注对电子档案与纸质档案的并行发展，这是因为纸质档案有着真实性的特点，电子档案则发挥出便利性较强的优势，这需要做好对电子档案与纸质档案管理工作，将二者的优越性充分体现出来，进一步提升街道档案管理工作的有效性。

1 街道电子档案与纸质档案并存的必然性

街道档案记录着街道、社区里组织各项活动开展情况，一般以纸质文件为载体，虽然可靠性较高，但是在使用中容易出现破损与丢失等问题。在我国科学技术发展过程中，电子档案逐步兴起，在街道档案管理中发挥着日益重要的作用，在互联网、计算机等支持下，为档案管理与检索创造了有利条件[1]。档案储存是街道档案管理工作中的重要内容，对纸质档案来说，在环境、空间等影响下，不仅会占据大量存储空间，也无法长久保存。而对电子档案而言，将受到磁性现象等因素的影响，也不能保证街道档案的安全性。可见纸质档案与电子档案分别有着各自的优劣势，随着社会的发展与进步，街道需要采取电子档案与纸质档案综合管理的方式，结合不同类型档案的特性开展管理工作，并将档案充分利用起来，保证街道各项工作的顺利开展。

2 街道电子档案与纸质档案综合管理的意义

在街道电子档案与纸质档案综合管理过程中，主要是档案管理部门与人员运用多种档案保存形式，让纸质档案与电子档案实现并存，做到档案资料保持一致，相互之间形成对应关系，确保任何一种方式均可以查询到相关档案资料。通过采取这种措施，能够将电子档案与纸质档案的优势都体现出来，也解决了两者的缺点，即让纸质档案实现长久保存，保证其真实性与原则性，电子档案能够规范整理，提升档案检索与查找的速度，保证更好的利用街道档案。在档案数字化发展的过程中，街道档案管理部门也要加强对原始纸质档案的管理工作，这是因为纸质档案有着原始记录的属性，只有将保存工作做到位，才能延长纸质档案的保存期限，这比U盘、CD等电子档案载体保存年限更久。

3 街道电子档案与纸质档案综合管理的策略

3.1 实行“双套归档制度”

要借助先进的技术与设备，通过文本、影像等方式让街道纸质文件与电子文件信息在同一档案软件系统内存储，并保持相互对应的关系，打造完善的数据库，保证档案自动化管理水平的提升。在需要查阅相关文件后，能够利用档案软件进行检索，点开对应电子文件后能够方便的阅读使用。为了进一步保持街道档案的安全，还应该将“双套归档制度”，既要建立电子档案，也需要让纸质文件及时得到归档保存[2]。对纸质档案的内容、盒号以及存档位置来说，都应该和档案系统内电子档案信息保持一致。通过运用这两种管理模式，让街道档案得到统一管理，不仅让档案信息检索更为方便，也保证了街道档案管理工作的安全。在实行“双套归档制度”后，能够避免纸质档案由于频繁使用发生磨损问题，也保证档案使用效率得到提升，更好的共享档案信息资源。

3.2 建立二者之间相应联系

街道档案包含的内容众多，既有个人信息记录，也有档案与社区发展概况、各项日常工作开展情况等，通过多种形式存在的历史记录。加强街道电子档案与纸质档案的综合管理，能够为档案内容的保管与利用创造更加有利的条件，对此要想两者真正有效配合使用，需要在两者之间建立相应的联系。街道要针对库存内纸质档案过多、电子档案较少的情况，应该在条件允许的前提下，对纸质档案内重要内容作出扫描转换处理，形成相应的电子档案，让纸质档案与电子档案能够一起归档。此外，若是只有电子档案，则要打印出电子档案内需要永久保存的内容，转换为纸质档案，确保在电子档案设备出现损坏与故障的情况下，电子档案不再体现应有的价值时，仍然可以利用纸质档案，最大限度降低档案丢失造成的损失。

3.3 创新档案管理工作模式

当前我国科学技术发展很快，街道档案管理工作模式也要注重创新，确保跟上时代发展的脚步，在档案管理内容上进行创新，并结合电子档案与纸质档案管理工作现状，不断优化电子档案管理体系[3]。在街道电子档案管理中要以纸张为信息内容的载体，有针对性改进档案管理工作方法，拓宽档案管理范围。对街道档案管理人员来说，应该在工作中改进档案管理模式，如借助计算机完成繁杂的档案管理工作。在电子档案整理过程中，档案管理人员应该借助计算机对不同类型档案作出划分，这样省去了对文件载体的频繁转移。在街道档案管理内容上，电子档案要保持良好的规律，在各方面做好文件组合，逐步构建起完善的电子档案。虽然有的街道制定有电子归档制度，然而在实际情况中对同一内容的纸质档案与电子档案来说，必须在归档时做到同步，这样才能让档案信息内容保持完整，也有利于更好的共享网络资源，这样街道电子档案与纸质档案才能在管理中实现互补。

3.4 培养档案管理人员综合素质

现在还有很多街道未能配置专门的档案管理人员，且很多档案管理人员只懂得纸质档案管理方法，对电子档案不够熟悉。在实行“双套归档制度”后，档案工作任务更加繁重，必须要培养更多新型档案管理人员。第一，街道可以将文件形成部门与档案管理部门分开，设置专门的档案管理人员，促使双方加强沟通与合作。对文件形成部门来说，要及时将完成的文件移交给档案管理部门，而档案管理人员则将归档工作做到位，通过这种方法不仅大幅度降低了工作量，也保证了街道档案利用率实现提升。现阶段大多数街道很难将文件形成部门与档案管理部门真正分开，这也是今后需要努力的地方。第二，对街道已有档案管理人员来说，因为长时间习惯于传统档案管理模式，对电子档案存在着排斥情绪，这样不利于档案管理工作效率的提升[4]。对此街道要积极组织培训工作，以课程培训、讲座等方式促使档案管理人员观念得到转变，掌握新的档案管理技能，并注重培养档案管理人员的计算机操作能力，掌握档案软件系统的操作方法，才能更好的开展电子档案与纸质档案的综合管理工作。

4 结语

总之，在街道各项工作开展过程中，电子档案与纸质档案都发挥着极其重要的作用，如何管理好这两种类型的档案是需要重点思考的课题。对此街道档案管理部门与人员需要结合两种档案的实际特点，做好综合管理工作，制定完善的档案管理制度，同时培养更多高素質档案管理人员。这样街道电子档案与纸质档案才能真正实现并存发展，为街道各项工作的顺利进行提供可靠保障。

参考文献

[1]赵洁.浅谈纸质档案和电子档案并存的必要性[J].办公室业务，2019（16）：103-110.

[2]田超.电子档案与纸质档案并存期管理工作的有机结合[J].兰台内外，2019（20）：8-9.

[3]范海辉.浅谈电子档案与纸质档案的有效整合[J].国际公关，2019（07）：193.

[4]宋旭卿.浅谈电子文件与纸质文件同步存档的必要性[J].中国盐业，2019（12）：33-36.