周洪平

摘 要：建设档案在工程管理中具有举足轻重的利用价值。本文列举了常见的档案管理问题并针对性提出相关解决问题。此外对建设档案在工程管理中的重要性做具体陈述，概括来说建设档案是工程项目质量控制的有效利用工具，是质量监督和维护的凭据，是工程核算的数据支持，并有力反映了企业的工程管理水平。

关键词：建设档案;凭证依据;优化措施

我国现代化建设的进一步加快，越来越多的工程弊病也随之突显出来，但企业却因以往的档案不健全，建设档案管理方式的不恰当与管理人员的不专业性、档案内容的不完整拖慢了工作效率，困扰着企业发展。因此有必要对建设档案在工程管理中的作用进行分析，提高相关部门对建设档案重要性的认识。

1 建设档案的概念及涉及范围

建设档案主要是指建设工程从设计到施工、竣工期间所涉及的一系列文件内容。它主要包括工程阶段准备文件如建设计划通知书、立项书等、监理文件如监理规划、工程竣工总结、质评意见书等、施工文件如沉降观测记录、钢筋接头试验报告等、竣工验收文件如室内环境质量检测报告、防雷检测报告等，这些都属于建设档案中所涉及的具体内容。一般情况下，建设档案除了记录建设工程在建设阶段所接触到的所有文本资料、技术工艺等，还对后期工程竣工验收及维护管理等方面内容进行了采集。此外，建设档案还包含建设工程在建设期间所实施的扩建、拆除等活动的信息内容，及设计图纸、原始勘测材料等。通过对建设档案管理实施有效的控制可有利于提高建设工程的管理质量。

2 建设档案的管理现状

就目前建设档案在工程管理过程中的发展趋势来看，在建设工程中存在一些值得借鉴的管理经验，比如设置了专门的档案管理部门等，但仍存在一些亟待改进的问题。主要可归纳为以下四个方面：1）施工档案缺乏时效性和完整性。这是由于施工过程中缺少收集归纳施工操作的岗位，使得施工记录不能及时跟进，导致施工真实信息丢失。这类滞后导致档案记录问题长时间积压，积少成多，影响着档案整理的规范化，信息化;2）管理方式不得当，在建设工程档案管理工作中所涉及的文字资料及技术报告等内容较为复杂，这就导致建设档案的类型较为多样，在整理期间往往既耗费时间又影响效率。所以，在新时代背景下需要工作人员合理运用信息化技术对建设档案进行管理。然而事实上仍有很大一部分工作人员依旧采用传统的纸质档案记录工程信息，这样不但不利于档案保管，而且还会占用较大的场地空间，会造成工程管理无法达到预期效果。另外，还有些许工作人员对于新管理模式的认识不够充分，忽略了信息化设备的升级与保养工作，导致建设档案管理工作无法满足实际需求;3）建设档案记录缺乏真实性且作业人员及归档人员的不专业，有关操作部门之间的工作衔接沟通障碍较大，信息交流不顺畅，导致归档后的项目档案利用价值不高;4）管理制度不完善，只有所制定的建设档案管理制度足够健全且涵盖的内容较为全面，才能确保建设档案在工程管理中发挥出真正的作用，故而需根据当前建设档案的具体要求对原有管理制度内容及时进行补充，让其实用性更强[1]。

3 建设档案在工程管理中的重要性

建设档案在工程管理中起着较为重要的作用，主要包括以下方面：1）它是工程施工过程中的有效工具，可记录项目资金的流向、策划、施工时间节点，施工作业操作数据、项目过程中各个节点的负责人员，施工建设材料的采用等等，利用建设档案工程设计师可以对相关设计图纸、设计方案的变更等、形成对比参照，有效查找设计资料，进行技术交流报告等，通过查阅档案资料，可以有效节约时间成本，提高工作效率。工程验收部门利用施工档案可清晰查看工程施工进度，反应当下工况，记录总工程竣工状况、建筑工程竣工状况以及其他专业竣工状况，对工程验收阶段的工作提供查阅工具，由于档案管理人员对于档案保存严加保管，所呈现的资料内容均为现场真实记录，因此为验收人员提供有力素材。积极利用施工档案，可减轻各个环节的时间成本，并在项目进行中有效规避因施工程序遗漏造成的返工问题，有效提高企业生产效益;2）它是工程质量监督和维护的凭证依据，也是工程竣工维护、改建扩建的约束资料。一旦建设档案不完善将直接影响竣工验收环节的进度。建设期间需利用仪器设备，而在建设档案中记录了使用情况、混凝土等配料比例试验报告、试验样本的留存等，为工程质量的核查提供真实依据。同时工程项目中的设计图、施工图、工程技术标准、作业纪律情况、作业偷工减料情况都可根据档案数据，清晰明了的找到问题环节，交付相关质量问题处理单位，查处相关部门（人）的相关责任，对国家的质量监管起到重要意义[2]。

4 建设档案在工程管理中的优化措施

1）增强档案的时效性和完整性。建设工程相关单位应当全面调动所有部门配合档案的整理，培养员工资料存储和整理的意识。从档案记录、收集、整理、归档、移交五个环节上形成顺畅对接保证档案的时效性，从施工审批、施工会议、施工作业、施工核算等全流程的跟踪记录归档确保档案的完整性[3]。2）创新建设档案管理方式。要想保证建设档案在工程管理工作中体现出明显的实用价值，就应当积极创新管理方式，具体可从以下三个方面进行：（1）提升信息化管理水平，在建设工程管理工作中，常将建设档案当成重要的参考工具来指导工程建设方向。若一味依赖传统纸质档案，而忽视电子档案的应用，很容易导致建设档案管理方式无法满足实际档案管理需求。故而应根据每个工程项目的具体建设情况适当引进信息化技术，利用电子档案帮助档案管理人员更高效的完成管理任务;（2）提高管理人员综合素质，在工程管理中，可根据建设档案的管理现状对工作人员进行强化训练，让其在培训活动中提高自身实践能力，并对工程经费进行科学的分配，由此为建设档案的应用创造有利的条件;（3）运用网络技术参与建设档案管理工作。比如可建立适合的电子系统，并对建设工程信息进行收集、整理、归档，以此提升管理效率，降低失误率。又或者建立局域网，让工作人员在工程建设阶段能够及时上传有关项目建设内容的信息，这样可有效实现资源共享，进一步减小工程管理的难度[4]。3）增加建设档案的真实性。为确保施工档案的真实性，提高施工档案的利用价值，企业、施工单位应制定行之有效的归档制度，将档案管理工作与企业管理有机结合，增设专门的归档部门，并对部门工作人员进行系统的专业培训。4）完善建设档案管理制度。在建设项目档案管理规范中包括建设项目在竞投标、设计、采购、监理、竣工验收等环节的文字影像资料等要求，并且需要建设单位全面负责项目建设档案的管理工作。因此，项目部门需要对档案管理制度进行相应的完善。首先，应当明确建设档案管理工作中岗位职责，并采用分层管理的模式确保新的管理制度内容落实到位，其次，需在建设单位内部设置专门的归档、整理及收集岗位，以档案管理机构为核心建立良好的沟通机制，严格遵照国家对建设项目工程管理方面的法律规范，让档案管理趋于现代化、合理化方向发展;最后，监理部门需核查监理合同的完整性，确保保存的建设档案内容足够可靠。

5 结论

综上分析，档案的价值在于利用。建设档案是当代企业发展、管理的重要工具，为企业施工提供系统的资料库，为企业提高运营效率的同时，也是有效解决各类纠纷的有力凭证，从而减少不必要的企业纠纷，助力企业健康有序高效发展。因此当代企业建立健全建设档案管理制度是助力自身发展和社会发展的必要条件。

参考文献

[1]黄文秀.工程档案信息电子化管理的技术要点分析[J].工程建设与设计，2019（22）：266-267.

[2]楊文婕.浅谈市政工程建设施工的技术管理[J].建材与装饰，2019（31）：176-177.

[3]顾文婷.浅析工程档案管理问题及措施[J].陕西档案，2019（05）：45+44.

[4]王志强.基于工程档案管理在建筑工程中的运用分析[J].居舍，2019（28）：164.