张文华

摘 要：本文对高校办公室的档案工作的优化措施进行研究，对现阶段的高校办公室的档案工作中出现的问题进行研究，当前高校对于办公室的档案工作不够重视，要对高校办公室的档案管理工作重视起来，完善档案的设施以及构建档案信息资源管理系统，在优化高校办公室档案管理工作上提升工作质量，推动高校教育和管理事业的发展和进步，当前随着社会经济的发展和进步，互联网技术和计算机手段也在不断的发展，以往的档案管理方式已经无法满足当前的办公需求，信息化技术应用在当前的高校档案管理工作中让档案管理发生了根本上的变化。

关键词：高校办公室;档案工作;秉持三心

信息技术的不断发展给高校办公室的档案工作带来了发展的机会和动机，将信息技术应用到高校办公室的档案工作中可以提升档案的保存和记录效率，保证了工作流程的流利，高校应当充分利用信息化和自动化技术来保证高校办公室档案的发展符合当前社会需求。高校办公室直接关系到高校各项事业的发展和完善，对档案管理更是起到非常重要的作用，承担着全校师生的档案管理职责，高校办公室在新的时期来要向快捷高效的现代技术借力来提升办公的效率和进行更好的统筹。

1 高校办公室档案工作特点

1）社会性。在教育和管理方面，高校具有开放性的特点，高校是对社会优秀人才进行培养的主要场所，承担着培养人才的使命，和社会发展保持着必然的联系。作为高校办公室档案管理人员，应该定期对学生的基本信息和学校表现进行归纳总结，保证其成为学生毕业后顺利步入职场的敲门砖。在新时期背景下，高校的团体组织与社会的工作机构之间也存在着紧密的联系。

2）信息化。如今，在高校办公室档案工作中，通信技术和互联网技术得到了广泛的应用，在开展档案管理工作时要积极借助这些技术来增强和完善自身的技术特点，对高校办公室的档案管理进行有效完善，高校办公室借助互联网和信息技术可以丰富自己的工作内容和形式，进行工作时也会充满有序性和多元性。在信息化技术的推动下，有效的推动了高校办公室档案管理工作朝着信息化的方向发展，大大提高其工作效率。

3）综合性。通常情况下，高校档案管理工作给学生们提供档案管理和信息服务，也对教务系统中的教育专业档案和教职工管理工作的人事档案以及财务工作中的会计档案等，在互联网的时代下进行学校档案管理，既能够实现对纸质档案的有效保存，而且光盘和磁盘等高端设备也得到了广泛应用，形式多样的档案管理方式在高校办公室档案管理工作中得到了综合应用。

4）竞争性。目前，大多数高校的教学目标是为社会培养高素质人才，在日益激烈的市场竞争下，高校需要以市场需求为核心来制定人才培育规划，并对学生的受教育情况和基本信息纳入高校管理体系之中，这样可以使学生的档案信息成为用人企业与高校构建合作关系的主要手段，以期更好的提高学生的综合素质水平。只有学生的基本情况满足企业发展需求，才可以保证学生们的就业机会。

2 高校办公室档案工作“三心”

1）用心。（1）用心学习，努力做到“通才”。对于档案工作而言，档案的收集、存储、开发、加工、利用等是一项系统性的工作，要严格按照相关规范和制度进行，而大多数高校办公室档案员为兼职，为了更好的满足档案工作，往往需要了解和掌握档案管理、公文处理等基本要求，并围绕学校年度工作计划来开展档案工作，并努力做到“通才”，只有这样才可以提高办公室档案工作效率;（2）用心管理，确保档案文件材料规范、齐全。公文办理是高校办公室的日常主要工作，其一般是指具有规范体式和法定效力的文书，此时就需要高校办公室档案员用心管理，确保档案文件材料规范、齐全，并按照要求把好公文的总关，以确保学校文书档案工作的顺利开展;（3）用心总结，力求做表率。高校办公室档案工作的开展既要按照要求完成每年的立卷归档任务，而且还要勤于思考，用心总结，对档案工作的新理念、新技术、新模式进行探索，力求做好表率作用。

2）有心。（1）有心培养档案工作人员意识。高校办公室档案工作的开展如果仅凭兼职档案员很难顺利完成，此时需要办公室全员的配合与支持，不断培养大家的档案意识，这样既可以确保档案工作的顺利完成，而且还可以有效提高档案工作效率;（2）有心收集各级材料。作为高校办公室档案工作人员，要有心收集各级材料，而且高校办公室一般内设有信息、信访、文书、文印、统计等多种岗位，为了保证归档材料账物相符，就需要做到心中有数;（3）有心成为手眼勤快的人。高校办公室档案工作人员不仅要对本部门各岗位的档案资料进行及时的收集，而且还需要尽可能做一个手眼勤快的人，只要这样才可以确保档案工作有条不紊的进行。

3）细心。现实生活中，档案工作是一项比较繁琐、枯燥的工作，而纸质材料的立卷归档，一般需要经历拟写标题和目录、组卷、填写备考表、编页码、装订等多种工序，而要想确保案卷的质量，往往需要对多方面的因素给予综合考虑，此时就需要高校办公室档案工作人员具备足够的细心。例如，在组卷过程中，档案工作人员要懂得去粗取精，要善于追根溯源，进而掌握档案材料的前因后果、来龙去脉。同时，还需要讲究文件材料的整齐规范，对存在缺损的材料要给予及时的修补或粘贴。如今，随着信息化技术的发展，电子文件逐渐成为档案工作的重要组成部分，电子文件的归档也不容马虎，此时就需要档案工作人员做好电子档案和纸质档案的归档工作，力求电子与纸质档案同步归档，以确保高校办公室档案工作的整体效率。

3 对高校办公室的档案工作进行优化的措施

1）积极使用信息化技术。随着数字化的不断发展，对学校档案资料開展系统性的整理，可以从源头上提高整体档案的管理方式和信息技术的融合，确保高校办公室档案管理工作有条不紊的进行。健全和完善档案管理信息化体系，并构建档案数据库，不仅可以实现电子化档案的统一管理与共享，而且还可以提高高校办公室档案工作效率。高校档案管理人员还需要不断提升自身对信息技术的熟练使用和对计算机知识的掌握，对相应的归档操作给予系统化的处理，加强对已存储档案资料的合理利用，并进一步丰富及强化档案信息资源，以期更好的发挥高校办公室档案的优势。

2）开放学校档案。对于各大高校而言，档案管理不能仅仅进行相关资料的收集，要对这些档案信息进行充分利用，学校的档案管理人员要对资源共享的路径进行扩充，对学校的档案充分利用，高校办公室的技术人员要针对当前存在的问题进行集中解决。

3）转变管理观念。整体上来说高校的档案管理整体向着网络化的方向发展，信息的远程传输以及电子文书的使用都对高校办公室的档案管理技术人员提出了更高的要求，要保证这些技术人员的专业知识和技术水平紧跟时代进步和发展，从思想观念上进行转变，形成思想上的变革和创新，建立本校的档案信息管理库，为全校师生服务，学校也要增加对现代化技术设备的投入，提升高校办公室档案管理人员的综合素质。

4 总结

综上所述，对高校而言，档案管理发挥着不可替代的作用。如今，随着信息技术的发展，对高校办公室的档案管理工作要用创新的视角来看待，保证档案管理符合现代化要求进行建设，改变以往的管理观念，提升档案管理技术人员的综合素质。要对高校办公室的档案管理工作重视起来，完善档案设施及档案管理系统，可以有效提高档案管理工作效率和质量。

参考文献

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