高校档案工作体系建设的困境与改革对策

2020-03-18欧阳琳刘英姿

兰台世界 2020年3期

欧阳琳刘英姿

摘要探讨目前高校的档案工作普遍存在档案来源分散、管理职能不明确、档案信息化水平低、电子文件缺乏监管、档案利用手段落后等突出问题，并对如何坚持创新、协调、绿色、开放、共享五大发展理念，充分发挥各类主体的积极作用，实现高校档案治理体系治理能力现代化是高校档案工作深化改革面临的重大问题提出见解。

关键词高校档案体系建设三个体系困境与改革对策

Abstract The paper discusses some outstanding problems in archival work in colleges and universities， such as scattered sources of archives， unclear management functions， low level of archives informatization， lack of supervision of electronic documents and backward means of archives utilization. Then it puts forward suggestions of how to adhere to the development conceptions of innovation， coordination， green， openness and inclusiveness， how to give full play to the positive role of all kinds of main bodies， and how to realize the modernization of management ability of the archives management system in colleges and universities when faced with the deepening reform of archival work.

Keyword archives of colleges and universities; system construction; three systems; difficulties and reform countermeasures

2007年9月，国家档案局召开纪念《档案法》颁布20周年座谈会，第一次提出档案工作体系建设。2008年10月，国家档案局召开档案工作者年会，正式提出“覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系”的战略任务。2010年5月，国家档案局召开全国档案安全体系建设工作会议，提出“建立确保档案安全保密的档案安全体系”，从而形成建立“三个体系”的档案事业发展战略构想。2014年12月，国家档案局召开全国档案局长馆长会议，强调以人本思维建设档案工作“三个体系”，即：建立以民生档案为重点、覆盖最广大人民群众的档案资源体系，建立以远程利用为重點、方便最广大人民群众的档案利用体系，建立以人防为重点、针对内部和外部采取各种安全保密防范措施的安全体系，在各项工作中，注意调动人的积极性、创造性，提高人的素质。“三个体系”建设的提出，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（以下简称《意见》），以及中共湖南省委办公厅、湖南省政府办公厅联合印发《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（以下简称《实施意见》）体现党和国家、地方政府对档案工作的高度重视和巨大支持，表明档案工作体系建设重要性与迫切性已上升到制定国家政策层面，不仅丰富和发展了我国特色档案工作理论与体系，而且成为新形势下高校档案工作的行动指南。

一、已有的研究成果及存在的问题

1.取得的研究成果。截至2019年5月，对中国知网数据库进行文献统计，以主题、关键词为检索项进行检索，由检索结果分析得知，目前国内学者对档案工作体系建设和协同服务的研究成果较为丰富。已有研究成果对我国高校档案工作体系建设的理论和实践起到了较好的推动作用，大致聚焦于以下三方面的研究。（1）关于高校档案工作资源体系建设的研究。主要学术观点有：建立完善各项法律规章制度如归档制度、保管制度、备份制度等（刘瑞芳，2009）;加强档案馆的硬件建设（欧阳慧芳，2010）;加强收集归档工作，扩大归档范围（李章书，2011;周庆、杨婵，2011）;档案工作人员要目光长远，及时转变观念（贾英阁，2012;周美兰，2015）;以人为本，丰富馆藏资源，加强档案资源整合，以特色资源整合为重点，优化档案资源结构，建立专题数据库，将传统载体档案资源数字化（张瑞菊，2015）;创造资源效益最大化，提高档案工作的利用服务效率。（2）关于高校档案利用服务体系建设的研究。主要学术观点有：强化档案工作者的服务意识，转变服务模式，主动为利用者提供服务（左玉亭，2007;周庆、杨婵，2011）;注重收集整理，加大档案开发力度，加强编研，拓展档案资源利用范围（陈传华，2011）;加强对室藏档案数字化，建立规范标准多元化的档案馆网站和局域网络利用操作平台，利用方式多元化（卢森林，2013;姚大明等，2015）。（3）关于高校档案安全保密体系建设的研究。主要学术观点有：提高档案工作人员的思想认识，认真学习档案安全知识，加强宣传教育（徐玫，2009;欧阳慧芳，2012）;健全法律规章制度，制定我国高校档案信息安全标准体系，健全安全管理制度（熊建新、王胜本，2011;欧阳慧芳，2012）;提高档案管理人员的素质;加强档案安全责任制度建设，夯实基础设施建设，建立重要资料备份系统（马玉妍，2011;高伟娜，2014））;强化档案安全保密意识，实施异地存放制度和突发事件应急处置机制（张艳、冯兢，2012）;对已破损的档案及时修复，做好重点档案的抢救修复（李静，2014;杨慧卿、肖婷，2015）。

2.存在的问题。（1）当前学界的研究成果大多数是对2008年10月档案工作者年会、2010年5月全国档案安全体系建设工作会议、2014年12月全国档案局长馆长会议三个会议内容和《意见》等政策性文件的解读，对于体系的具体贯彻实施没有脱离上述政策性文件的束缚。（2）高校档案工作组织管理的研究，主要从组织管理的体制机制角度展开，鲜有从体系建设的角度进行探讨的文章。在中国知网全文模糊检索“档案工作组织管理体系”，搜索到《实施意见》、湖南省档案局胡振荣局长2014年在全省档案工作会上的讲话及个别提及档案工作行政管理体系建设的文献。（3）“加大对档案工作的支持保障力度”的研究，多数学者只谈加大对档案工作的人力、物力、财力投入，但并未深入探究具体执行对策。

二、针对存在的困难问题提出策略与建议

1.找准当前高校档案工作体系建设存在的问题、困境及原因。由于多方面的原因，当前高校档案工作体系建设在组织管理、档案资源、利用服务、安全保密、支持保障等方面存在突出矛盾与困境。譬如，仍有少数高校没有建立档案馆或综合档案室，档案工作由党政办公室归口负责;档案工作管理机制不健全，相关档案管理规章制度不健全，可执行性差，缺乏管理刚性;人员配备不齐全，工作人员专业结构、学历结构、年龄结构不能适应现代化建设的需要，履职能力较差;档案馆藏不丰富，收集整理档案范围局限于《高等学校档案管理办法》中规定的11个门类，特色档案稀少;综合档案、人事档案和学生档案普遍没有实现集中统一管理，不同类型档案质量差异较大;档案资源整合难度大、强度大，档案资源数字化进程慢，档案信息资源共享程度偏低;主要服务对象局限于本校师生，重归档轻编研利用，对档案科研和教育工作支持不够;对设施设备的更新换代不重视，在安全保密、数字化和现代化管理方面经费投入较少，应急处置协调机制和应急管理制度不健全，档案信息安全存在隐患。

2.探讨构建相对完备、运行高效的高校档案工作体系。第一，组织管理体系是高校档案工作体系建设的必要前提，必须坚持以法治档，强化监督指导，建立健全具有“分工明确、各司其职、密切配合、形成合力”特色的档案工作组织管理体系，建立科学标准且符合实际的档案工作考核奖励机制。第二，档案资源体系是高校档案工作体系建设的重要基础，必须贯彻集中统一的档案管理理念，统一保管和管理全校的各类档案信息资源，对学校档案工作实行统一领导、统一规划、统一制度、统一规范，结合高校实际情况整合档案信息资源，建立档案信息资源中心。第三，利用服务体系是高校档案工作体系建设的最终目标，必须建设一支档案专业技能强、计算机水平高的档案专业人员队伍，推进档案工作的规范化、数字化、信息化、网络化管理，实现档案利用一站式服务，创新服务方式和功能。第四，安全保密体系是高校档案工作体系建设的重要保障，必须完善档案库房安全设施设备建设，建立健全校园网络安全管理制度，落实异地异质备份制度，强化安全意识，明确问责制度，确保档案实体安全和档案信息安全。第五，支持保障体系是高校档案工作体系建设的核心关键，必须加大经费投入，将档案工作纳入高校整体发展规划，纳入各部门的工作计划和总结。

三、具体研究方案和思路

1.高校档案组织管理体系的研究。采用实地调研的方法，深入不同类别高校（如一本院校、新建或重组院校、三本院校），针对档案馆（室）建立、档案工作人员编制、依法履职能力、基础设施完善等情况进行比较研究，找出共性和个性，并展开评价，分析组织管理体系内涵及其重要性，影响体系建设的主要因素及相互关系，从完善档案工作体制机制角度提出体系建设改革思路和优化策略。

2.高校档案资源建设体系的研究。通过文献调研与实地调研相结合，分析高校档案信息资源整合现状，实地考察高校档案资源体系贯彻落实情况，分析资源体系建设困难的根本原因，并提出合乎实际的有效解决办法。

3.高校档案利用服务体系的研究。采用问卷调查方法，对高校师生投放电子问卷，从利用服务方式和档案共享满意程度及建议方面展开调研，通过对师生实际反馈情况进行整理，分析利用服務体系建设的影响因素及其特点，从如何创新服务形式、强化服务功能、促进资源共享等方面提出切实可行的措施。

4.高校档案安全保密体系的研究。运用文献调研与实地调研相结合的方法，重点实地调研档案实体安全和信息安全管理制度建设情况、异地异质保管的贯彻落实情况，寻找安全保密体系建设的影响因素构成及相互关系，从建立健全人防、物防、技防三位一体的角度提出完善安全保密体系建设的实施策略。

5.高校档案支持保障体系的研究。运用问卷调研与实地调研的方法，了解分析高校档案工作的管理体制、投入机制、队伍建设、档案宣传工作等方面的情况，分析不同类型学校对档案工作的重视程度、人财物投入多少、档案干部培养情况、档案宣传力度等实际现状，从切实把档案工作纳入高校整体发展规划角度提出改进措施。

四、研究的重点与难点

1.组织管理体系是开展档案工作的重要前提。高校档案组织管理体系建设涉及档案机构设置和档案人员配备，档案机构和档案人员是档案工作实践的主体，主体不明确，就不能引导和保障档案工作的良性循环和可持续发展。因此，高校档案工作组织管理体系的顶层设计是高校档案工作体系建设的重点，也是研究的难点。

2.档案资源体系是开展档案工作的重要基础。档案资源是实践的客体，是主体从事实践活动的对象，如何建设好高校档案资源体系，有效整合高校教学档案、科研档案、学生学籍档案与荣誉档案、教师人事档案与学术档案、文书档案、会计档案、基建档案等档案信息资源，最大限度发挥档案资源价值，为高校各项工作提供方便快捷利用服务，是研究重点和难点。

3.高校档案工作五个体系调研数据的获取与分析也是重点和难点。综合运用问卷调查和实地调研等方式进行调研，大量的调查研究需要克服时间、地域、精力和成本等诸多限制条件，对数据的收集、分析可能难以做到全面、细致。

五、在学术思想、学术观点、研究方法等方面的特色和创新

1.从宏观上明确提出以五个体系建设为研究对象，从五个体系建设视角分析当前高校档案工作困境、原因和对策，并将研究成果提交给当地教育行政主管部门、档案行政主管部门以及相关高校，有助于拓展高校档案工作体系建设外延，有助于改进高校系统的档案工作，进而推动其他方面的工作。

2.综合运用文献调研、网络调研、问卷调研、实地调研等方法，综合分析高校档案工作体系建设实际情况，了解目前档案学界对高校档案工作体系建设相关研究成果，有助于丰富和发展国家档案事业“三个体系”建设内涵和研究方法。

参考文献

[1]胡鹏飞.从“两个体系、两个转变”看高校学生档案建设[C]//新情况新热点新方法——2009档案工作透視. 北京：国家档案局档案科学技术研究所，2009：5.

[2]欧阳慧芳.高校建立档案工作“两个体系”问题初探[C]//2010年全国青年档案工作者研讨会论文集.北京：中国档案学会，2010：7.

[3]陈飞.高校校务公开背景下的“两个体系”建设[C]//2010年全国青年档案工作者研讨会论文集.北京：中国档案学会，2010：5.

[4]李章书.落实科学发展观力促高校档案“三个体系”建设[C]//2013年全国青年档案工作者研讨会论文集.北京：中国档案学会，2013：6.

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