周杰红 刘亚梅* 北京市垂杨柳医院信息中心

关键字：物资采购 系统管理 应用研究

现有医疗行业高速发展的情况下，应对现有国家对医疗行业严加管控及高要求的情况下，利用现有计算机手段，通过信息化管理将对医院医疗物资采购流程进行全面规范化管理将对实现对医疗物资的安全采购及保障及时性发挥了积极作用。医院面临的重要问题是耗材的管理，从采购入库到出库记帐等整体流程没有控制及监管，造成管理漏洞频出，是目前亟待信息化管理解决的重要问题。这些年，我国医院物资采购大多采用了计算机信息管理系统，对提高物资采购效率及保证物资采购的有效性发挥了积极作用。以下将对医院物资采购系统设计及应用相关情况进行说明，具体如下：

一、医院物资采购系统说明及分析

结合现有医院常用的采购系统，其主要的功能及目的在于实现对医院物资采购过程的系统化及规范化管理。即系统在现有医院物资采购的基础上，对其业务流程进行了细化，从招标、采购及入库验收、出库，二级库房管理、记费等实现了全过程的控制与管理，同时也使得整个物资采购实现了各个环节的监控，极大的提高了采购效率并保证了物资的采购质量。结合现有医院所使用的物资采购系统而言，其主要包括采购目录管理、计划、订单、入库、申领、出库等环节。为保证系统的正常维护，配置了系统查询统计及维护等功能。如下图1所示：

图1 医院物资采购管理系统结构图

二、医院物资采购系统主要功能介绍及说明

结合以上所述的医院物资采购系统，该系统通过对物资进行全方面的管理控制，可实现对采购过程的全方面管控，具体而言，各个管理模块及功能主要包括以下几个方面：

1、采购目录管理；医疗物资采购目录管理主要是对医院医疗物资的中标目录、采购目录和供应商目录进行维护与管理，是整个软件系统的基础。该目录是整个医院医疗物资采购管理流程的基础，通过对目录的管理，避免目录外医疗物资违规采购，杜绝目录内医疗物资属性的随意更改，实现了对医疗物资采购范围与采购途径的有效管控。

2、采购计划管理；该模块主要包含医疗物资采购计划申请与审批两大功能。根据临床科室的医疗物资实际使用情况，对采购目录范围内的医疗物资库存量进行上下限定义，使医疗物资采购人员制定出计划内医疗物资采购计划单，同时还可以因突发情况紧急制定出临时采购计划单，从而大大提高了采购员的工作效率。同时还可以根据审批级别权限查看计划单当前处于何种状态或计划单已审批至什么程度，实现了医疗物资采购计划审批的流程化与自动化。

3、采购订单管理；该功能模块主要是将审批完成后的采购计划按供应商进行自动归类生成采购订单，借助手机短信或电子邮件将采购订单信息分发给物资供应商.使其能够及时、准确的掌握所需采购医疗物资的信息。并做出快速响应。改变了以往靠电话或邮寄订单的传统模式，提高了工作效率与准确率.同时还可以追溯采购订单分发时的供应商回复情况.避免了双方因沟通不畅而相互推卸责任的现象。

4、采购入出库管理；当供应商将医疗物资组织完成并送达至医院后，医疗物资库管员根据送货单或发票信息将所有采购来的医疗物资.包括名称、规格、单位、批次、数量等信息录入到医疗物资库房管理系统中，由于工作量大、责任心不强，导致医疗物资库存信息更新不及时，严重影响了病人的临床应用。该模块针对上述问题，通过由库管员核对并确认送货单与采购订单一致后，将订单自动转成采购入库单进行人库处理，同时更新医疗物资库存信息，解决了医疗物资库房系统中采购入库手工录入的弊端，减少了物资手工录入所出现的差错，提高了工作效率。

5、高值材料追溯管理

从高值耗材的申请准入到使用，实行全过程审批跟踪管理，跟踪到最终患者的使用环节，并做到同医嘱核销。可结合病人可承受能力等，支持科室对高值耗材的使用提出反馈意见，能算出目前医疗材料比值，规范管理。

6、系统查询统计；该模块主要提供医疗物资采购、供应商目录查询。医疗物资库存、上下限量查询，医疗物资采购计划申请单、审批单、订购单状态查询，以及医疗物资人、出库单据查询等功能。各级用户可以根据相应的权限设置进行信息浏览和数据查询，同时系统还根据不同的用户与医院管理者的需要自动定期生成各类统计报表，将各类错综复杂的数据通过汇总、筛选、透视的方式展现在用户面前。该功能的实施将对采购人员、仓库管理人员对库存进行盘点、对采购物资进行统计将具有积极意义。

7、系统设置维护；为了提高系统的可维护性和可扩展性，便于用户操作使用，设置用户权限分配、公共字典 维护、系统参数设置、数据结构管理以及数据备份与恢复等。通过使用该模块可以使用户快速完成系统初始设置与日常运行维护工作。同时，利用该系统，在具体实施中可通过权限设置对使用流程进行优化，对系统的自动化管理及优化采购具有积极效果。

三、应用效果及分析

结合现有医院物资采购管理，我国一些医院普遍采用信息化采购管理系统，对规范医院采购流程、保证物资的及时供应及实现采购过程的信息化智能管理发挥了积极的作用。我院在2018年引入信息化采购管理系统后，使得物资采购流程得到了有效优化。与以往采购相比，我院引进采购系统后，采购效率有了显著提升。与此同时，该系统的引进，使得我院物资采购过程的审批变得更加的快捷，更符合现有大力提倡的无纸化办公的要求。利用该系统的统计功能，实现了采购情况的快速查询，高值耗材全过程跟踪。也使得采购相关人员及时掌握物资信息并提出采购计划，对医院的日常经营起到了积极保障。

四、结束语

综上所述，从医院采购管理而言，及时有效对物资实施采购将对医院的日常经营及保证服务质量具有积极意义。面对现有医院采购物资种类多及采购量大等特点，采取先进的采购技术对物资进行采购将具有积极意义。本文结合现有情况，以我院为例，对我院所采用物资采购系统的基本结构及特点进行了介绍，并在此基础上对物资采购实施该采购系统的应用优势及效果进行了分析，其目的在于优化医院物资采购管理过程，并对该系统更好的使用提供参考及借鉴。