王佳

摘  要：国内的民用飞机企业目前仍然沿用传统的档案库房的建造设计和管理方式，随着计算机网络集成化和人工智能（AI）在民用飞机上的使用和发展，民用飞机企业的档案库房管理也开始学习和构想智能化的管理方式。本文从民机企业档案库房的现状开始展开论述，重点论述民机企业档案库房智能化改造对档案信息资源开发与利用的必要性和民机企业档案库房智能化的主要功能。

关键词：民机企业  档案库房  智能化  资源  利用

中图分类号：G27                               文献标识码：A                    文章编号：1674-098X（2020）10（c）-0144-03

Abstract： At present， domestic civil aircraft enterprises still use the traditional construction design and management mode of archives. With the application and development of computer network integration and artificial intelligence （AI） in civil aircraft， civil aircraft enterprises begin to learn and conceive intelligent management mode. This paper begins with the status of civil aircraft enterprise archives， focusing on the necessity of intelligent transformation discussion of civil aircraft enterprise archives repository on the development and utilization of archives information resources and the main functions of civil aircraft enterprises archives warehouse intellectualization.

Key Words： Civil aircraft enterprise; Archival Repository; Intelligentize; Resource; Exploitation

當今民机企业档案管理中，档案的快速检索利用和档案的资源开发已成为现代化民机企业档案工作需要探索和发展的新动力。档案文件的储存方式和管理方式由纸质单一方式转变为档案数字化管理方式，档案工作者的工作环境从现实空间转变为虚拟空间，保存档案的手段日益趋向信息化、网络化和高度集成化。国家大力发展民机企业的同时，传统的档案库房却跟不上快速检索利用的资讯需求。尤其在民机企业中档案库房的管理止步于人工检索的状态。

1  民机企业档案库房的现状

传统的民机企业档案库房管理采用人工电脑查询，借阅，人工运输，人工上下架等方式。以本单位民机企业的档案库房为例，在设计建筑图纸时一般是设置在大楼一层且相对密闭的空间，库房所在楼层的楼上和楼下库房设计为大型计算器处理器或者强电，也就是在库房附近不设计人员办公活动的场所，而档案办公人员也另有办公室办公。陈列档案资源较多的库房中，采用密集架的形式存放档案盒。当发生档案利用时，首先发起档案借阅人要在档案系统上进行档案利用的申请，其次档案申请通过后，档案工作人员在办公电脑里查询档案存放库房密集架的路径，再进入相应库房手工查找对应的档案盒。若出现大量且多次借阅档案的情况，那么档案员需要多人次、高频率地进出档案库房，档案归还时档案员还将反复核对借出档案等繁琐而且耗时的工作。

目前阶段，在民机企业当中，档案管理不属于企业核心经营和管理部门，档案管理往往会被归类为档案保管的部门。因此，档案管理部门只需要采用传统手段将相关的档案保管好就行，而并不需要采用现代化的手段，同时，大部分领导并没有充分认识到档案资源的重要性，并不愿意进行档案资源的开发与利用[1]。这也是影响民机企业档案资源开发与利用的一个关键因素。

2  民机企业档案库房智能化改造对档案信息资源开发与利用的必要性

2.1 有利于档案库房适用于“互联网+”时代，服务百年计划

虽然智能化档案库房在实际应用中仍然存在问题，但在物联网技术思想的驱动下，智能化档案库房具有高效协同运作、功能优化拓展和服务创新升级的发展趋势[2]。民机企业的档案库房管理为了跟上新时期档案馆的发展步伐，档案库房也需要更新的管理模式来进行管理，档案库房安全综合智能管理系统不仅应按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）、《档案馆建设标准》（建标103-2008）及《档案库房技术管理暂行规定》等有关档案安全保护的管理技术要求设计完成，要求档案库房安全保护的“十防”（防盗、防火、防鼠、防潮、防尘、防高温、防光、防霉、防有害气体）要求[3]，而且应该着眼长远，适用于50年、100年的建设计划，未来的档案库房安全保护必然是由被动人工管理向智能化、人性化管理发展的，而民机企业档案库房还包含航图图纸等档案的保管，对于档案安全保管的要求更高。

民机企业的档案库房如果能实现人机对话或者办公电脑智能控制，例如档案员在办公电脑里编辑程序，办公电脑按照程序给档案库房的空调、除湿机、温湿度记录仪灯仪器仪表下达命令;办公电脑与摄像机、烟感探头、报警器的联机功能，可以对档案库房的安全情况实行实时的、自动地检测，从而实现发现问题反馈到办公电脑上，或者发现突发问题时自动报警并且自动摄像记录存档。

如果能实现档案库房人机对话，那么将很大程度上提高档案的工作效率，降低档案信息资源利用的内耗流程。运用人工智能的手段，将民机企业档案的收集整理、保管维护、利用服务等工作交给计算机来完成。

2.2 有利于档案库房多维度发生档案归档或者档案利用

笔者通过调研，发现在民机企业中的档案归档与档案管理的现状绝大多数属于手工操作，档案形成部门或者是档案移交部门收集整理需要归档的材料或者文件，移送档案接收接收部门或者档案馆，由档案员进行审核档案是否合规，并核对档案的电子原文和纸质原文是否一一对应，然后存入档案盒，分类，编号，盖章，上架存储。在查阅相关档案之时再由档案员进入库房查找档案，将档案下架，使用推车运出档案的方式将相关的档案文件取出。传统的管理方式顯然落后，效率不高。而智能化档案库房可以多人次同时归档，智能化档案库房的计算机处理器扫描仪将档案归档材料进行扫描，对于符合要求的文件档案进行接收，对于不符合要求的档案材料列出材料补齐清单。这样省去了归档著录的人工操作的繁琐流程，节约了时间，提高产能，并且避免人工著录发生的错误和归档业务培训等事宜。发生档案利用时，档案借阅人员只需要对智能化档案库房的计算机处理器提出相关要求，智能化档案库房经过数据筛选和借阅权限审核，档案借阅人可直接在库房窗口领取相关档案材料。这样，档案库房的计算机处理器自动识别借阅人借阅权限，免去了档案借阅的层层审批的内耗流程，节约了档案查询、查找和下架运输的时间，直接提高了借用的效率。智能+档案管理的应用场景涵盖智能收集、智能分类、智能利用等档案管理全业务流程，给传统档案工作带来了巨大变革。智能+档案管理时代，业务核心在于特定场景规则的提出与相应模型的训练，因此智能+档案管理时代，需要更加专业的档案人员[4]。

3  民机企业档案库房智能化的主要功能

档案最大的特点就是原始性和唯一性，是不可再造的资源，越是发达的国家或地区，档案资源的利用与查询越是高度的发达与便利。随着档案利用的频度越来越高，那么民机企业的档案库房实现智能化管理，将至少实现两点功能。

3.1 通过档案信息资源的开发实现自助式档案利用

通过对档案管理信息系统进行升级改造，增加智能库房管理模块，包括库房基本信息的定义、库房情况展示、实体出入库管理、温湿度及门禁采集信息、库房情况统计等模块，如图1，将较为封闭的库房变成可以在线展示的“透明”库房[5];换句话说，通过对集成智能密集架、温湿度采集设备、门禁、RFID 等设备的智能化升级，可实现远程或者无人化操控库房管理，不仅极大地减少人力资源，库房的基本情况也将更清晰地展现在数据上，表单上和系统中。这对传统的人工出入库工作模式也是一项全新的挑战。

当发生民机档案利用时，借阅人在档案信息系统检索窗口检索档案盒存放库房密集架的具体位置，由计算机控制密集架索取对应的档案盒，通过传输带传输档案盒到检索窗口。借阅人可在检索窗口获取需要的档案文件。档案归还时，借阅人可在档案信息系统检索窗口通过RFID技术对档案盒上二维条码以及文件进行扫描，确认文件完整，档案卷（盒）完整，自动完成归还入库和上架。

3.2 智能化档案库房自动监测管理功能

毋庸置疑，档案的长久保存对档案库房的环境有较高的要求。传统的档案库房管理模式，需要考验档案管理工作的颗粒度，常常受到重复和繁琐的制约，因而效率不高，产出慢，周期性长，这已经与现代企业要求的科技有很大差距。如何科学而又精确的管理档案库房，这不仅是民机企业档案库房的一大难题，也是传统档案库房都普遍存在的问题。例如，市面上已经出现了温湿度主控微机负责收集各库房温湿度数据的温湿度记录仪，该仪器能够对所收集的数据进行综合分析，下达各种控制指令到各控制器，也能实时显示、存储各库房温湿度数据，还可进行数据统计、生成库房的日报表、月报表、曲报表和打印报表等功能。如何将这样的科技产品配置到档案库房中去，将成为民机企业应该思考的问题[6]。

4  结语

民机档案库房智能化管理的发展，需要有百年设计的宏观理念和创意，不仅是停留在现有可实现的智能化档案库房管理模式或机制，而且还应有超前的智能化设想和需求。现阶段，驾乘5G时代的到来，民机档案库房智能化改造与管是可实现的发展趋势。国内智能化档案库房的应用与发展相对于国外智能化档案库房的应用与发展的起步较晚，智能化应用率相对较低，民机企业对档案工作重视程度不高等问题，如何在民机企业中发展智能化档案库房管理，如何提高对档案库房智能化管理的认知和支持，目前还面临着巨大的挑战。民机企业在创建档案库房之时应设计长远，借鉴国外智能化档案库房的建造模式，取长补短，发展适用于中国国情的档案库房。为了实现对档案的智能管理，利用物联网技术进行档案管理系统设计，提高档案管理的智能性，设计的基于物联网技术的智能化档案管理系统主要包括档案信息搜集模块、信息集成处理模块、智能控制模块和人机交互模块，采用交叉编译进行档案信息的自动化加载，在总线传输模型中进行档案信息管理的交叉组网物联网设计，采用物联网技术进行档案管理的信息调度和网络传输，提高档案信息的在线管理能力，在嵌入式环境下进行智能化档案管理系统的软件开发设计。本文根据本单位的具体实践情况，对档案库房的智能化管理中的档案信息资源开发与利用提出一些思路和方法。

参考文献

[1] 李笑.信息技术在档案资源开发与利用中的应用策略研究[J].办公室业务，2017（13）：42-43.

[2] 陈慧，王晓晓，吴国娇，等.物联网环境下智能化档案库房的问题与趋势研究[J].档案管理，2019（5）：19-22.

[3] 高利娟.档案库房智能化对档案安全管理的几点思考[J].城建档案，2015（4）：30-31.

[4] 周枫，吕东伟.基于“智能+”档案管理初探[J].北京档案，2019（9）：39-41.

[5] 刘洪霞.物联网技术下的智能化档案管理分析[J].科技风，2019（15）：91.

[6] 李青.基于物联网技术的智能化档案管理研究[J].自动化与仪器仪表，2018（8）：44-46，50.