张惜静

【内容摘要】档案管理作为高中学校重要的一项日常工作，是加强高中学校日常管理、提升教学质量的重要保障。新形势下，借助信息技术强化学校档案管理工作，不仅提升了管理的效率，也推动了档案现代化管理水平，是信息技术背景下的必然选择和发展趋势。基于此，本论文结合高中学校档案管理现状，对信息技术在档案管理中的具体运用，进行了详细的研究。

【关键词】档案管理高中信息技术 应用途径

高中学校的档案主要对学生的具体情况、教师的教学工作、学校的基础工作等进行了详细的记录。在高中学校的教学管理中，全面加强学校的档案管理工作是其中非常重要的一个组成部分，直接决定了学校管理质量，以及学校的整体教育质量。但是在具体的管理中，由于档案繁多而复杂，人工管理手段弊端日益暴露，根本无法满足新形势下的管理需求。基于此，必须要融入计算机信息技术，借助现代化的管理手段，不断提升学校档案管理效率。

一、高中学校档案管理与现代信息技术

1.高中学校档案管理现状

高中學校的档案管理是一项非常重要的工作，同时也是一项繁琐的工作。尤其是在当前形势下，传统的人工管理模式下的弊端逐渐暴露。具体来说，集中体现在：（1）基础性的工作任务非常繁重。在当前形势下，高中学校的档案管理工作的任务也更加繁重，全校中所有师生的具体情况，都要详细地记入到档案中。如此一来，使得基础性的档案管理任务更加繁重。另外，伴随着高中学校学生人数的不断增加，档案管理任务也变得更加艰巨;（2）传统的人工管理模式显然已经无法满足当前的档案管理需求。在以往的高中档案管理工作中，基本上都是采用的手工管理模式，并且在具体的管理中，管理人员很少会采用信息技术这一先进的管理方式。如此一来，致使高中档案管理工作效率非常低下;（3）缺乏信息化管理人员。新形势下，实现档案信息化管理已经成为一种必然趋势。但是在当前高中档案管理中，这一工具基本上都是由任课教师兼任的，缺乏相关的信息化专业人才。这些因素都在很大程度上制约了学校的档案管理信息化进程[1]。

2.信息技术在高中学校档案管理中应用价值

信息时代背景下，信息技术已经逐渐渗透在社会生活和生产的每一个角落中，并彰显出显著的应用价值。高中学校的档案管理也不例外，通过信息技术的应用，一方面彻底改变了传统纸质档案的收集特点、记录特点，更加便于高中学校档案的管理、保存。这主要是在以往的纸质档案中，对保存的环境要求比较高，保存的时间比较短，并且在具体的保存中，不可避免地出现丢失、损毁等现象。但是通过信息技术的应用，可将学校的档案进行数字化，并将其储存在空间内，只要保护措施得宜，基本上不会出现丢失、损坏等现象;另一方面，将信息技术应用到高中学校的档案管理中，更加便于档案的查找。教师在需求档案的时候，无需一本一本翻找，只需要键入查找键即可。如此一来，节约了大量的时间，提升了档案管理效率[2]。

二、借助现代信息技术，全面提升高中学校档案管理质量

1.提高重视程度，转变管理理念

目前，虽然信息技术已经渗透到各个行业中，已经成为各个行业发展的最佳推动力。但是针对高中学校来说，仍然有很多学校的管理者，在对学校开展管理的时候，依然将重点放到学生的学习中，认为学校的档案管理工作可有可无，不会影响学校的教育质量。这些落后的观念，直接制约了信息技术在档案管理中的应用。因此，在借助现代信息技术开展学校档案管理的时候，必须要转变传统的理念，对学校的档案管理工作给予全面的、客观的认识。一方面，高中学校的领导、相关的教师，必须要认识到信息技术在学校档案管理中的应用价值，从领导层面对其给予足够的重视，不断推进信息技术在学校档案管理中的应用;另一方面，还要注重档案信息化管理中的相关操作要素、操作理念，不断提升档案信息化管理的规范性、标准性等;最后，还要不断加强相关的基础设施建设，在全面了解现代信息技术的基础上，合理规划信息技术设施建设、加大信息技术资金投入、构建网络共享平台和系统等，不断推进高中学校档案管理的信息化[3]。

2.档案信息资料格式化

在实现高中学校档案管理信息化的过程中，面临的首要问题就是实现档案信息资料的格式化，只有做到这一点，才能实现高中学校档案的精准、便捷、快速管理，不断提升档案管理的有效性。具体来说，在实现档案信息资料格式化的过程中，要想借助计算机强化档案管理，必须要建立健全、完备的档案资料库。在档案资料库中，在查阅档案、利用档案的时候，无需接触到档案的原件，可通过电子的形式进行查阅。如此一来，延长了档案的保存时间，也避免了档案在应用过程中出现的损伤现象，显著提升了档案的管理效率，发挥了档案的应有价值。因此，为了实现这一点，档案管理人员必须要从原来的档案保管员，逐渐转变为档案的“审计员”，对档案信息的连续、精准、完整和真实性给予足够的关注，并借助现代信息技术，将学校统一的档案资料进行电子化，将其存放在档案资源库中，最终实现档案的信息化管理。

3.注重档案信息的收录和整理

在实现高中学校档案信息化管理的过程中，要想保证其具有极强的整体性、可持续性，管理人员在开展档案管理的时候，为了保障档案的完整性，以及可利用性，必须要注重纸质档案在保管与审查的时候，具有极强的信息完整性。具体来说，相关管理人员在录入档案的时候，要对纸质档案中相关的信息进行审核，确保其具有极强的完整性，以免出现信息不全的现象。只有加强这一系列基础性的工作，才能有效提升高中学校档案的信息化管理水平[4]。

4.构建云计算信息处理平台

信息技术背景下，通过云技术的应用，可以精准了解用户的需求，并为其提供有针对性的优质服务。具体来说，云技术主要是由云服务、云计算共同构成，其中云计算主要是借助虚拟化、自动化的现代信息技术，创造出更多的运算资源;云服务则是借助虚拟形势，利用网络这一载体，直接对客户进行服务。因此，在加强高中档案室、图书室信息化管理的过程中，必须要加强信息化管理平台建设，将学校的档案资料上传到学校的公共云平台上，并对其进行安全加密，进行妥善的保存。如此一来，不仅实现了档案资源的共享和利用，也强化了档案的管理效果。

5.强化档案管理的安全性

由于高中学校档案管理中涉及到的内容非常繁多，包括动态化的学生信息、教师信息等。在实现档案管理信息化的过程中，受到信息技术特点的制约，不可避免地会出现档案信息泄露的现象。因此在加强档案管理的过程中，不断提升档案管理的安全性是首要任务。这就要求在加强档案安全管理的时候，针对重要的档案信息，可充分借助云存储技术、信息加密技术、防护墙技术等，不断提升档案信息的安全性、完整性;另一方面，还要强化档案管理工作人员的安全意识，在日常工作中时刻做好档案信息的安全防护工作，确保档案信息在管理的过程中不会出现泄露的现象。

6.提升信息档案管理人员的专业素养

在借助信息技术开展学校档案管理的过程中，必须要加强相关工作人员的专业培训工作，使其具备极强的专业素养，满足当前的信息档案管理需求。一方面，高中学校必须要积极引进一些专业化的档案管理人才，充实档案管理队伍;另一方面，还要加强相关工作人员的培训工作，例如，定期开展专业培训、组织工作人员开展信息化管理知识学习、到其他学校参观与学习等，不断提升管理人员的专业素养，适应信息化的档案管理需求。

结语

综上所述，将信息技术应用到高中学校的档案管理中，有效提升了档案管理的效率，推动了学校的管理工作，为学校更好地开展教学提供了有力的外部保障。因此，高中学校必须要重视档案管理，并及时更新管理理念、优化管理手段等，全面推动信息技术在学校档案管理中的应用。

【参考文献】

[1]徐强.信息技术在高中学校档案管理中应用[J].管理观察，2018（14）：136-137.

[2]朱自生.论信息技术在高中学校档案管理中的应用[J].办公室业务，2018（4）：90.

[3]张文国.信息技术对提升高中档案管理质量的分析[J].办公室业务，2017（12）：102.

[4]丁荣茹.信息技术在高中学校档案管理中应用[J].办公室业务，2017（1）：26-27.

（作者单位：山东省枣庄市第八中学南校）