雷东 王媛

（兰州生物制品研究所有限责任公司 甘肃省兰州市 730046）

1 引言

作为一个现代制药企业，在研发、生产和质量控制过程中会产生大量受控文件，需要对这些文件从实际质量管理的角度出发，提高文件记录管理质量，保证文件记录管理符合国家GMP 法规、WHO 认证、FDA 规范要求。

对于制药企业的管理上来说，质量管理是制药企业管理的核心管理工作之一，如何有效的对生产、科研、质量检定等方面的管理，最终都是通过完整的质量管理体系的进行管控的，而在管理工作中，文件的管理成为质量管理的基石！对质量管理的文件，常规的管理方式是以人工方式来编制、审批、发布公司各类程序文件、作业指导书、质量标准、记录等的手工纸质作业方式的纸质文档，对于人工的要求比较严苛。

通过利用现代信息化技术，作为手段对电子文档进行自动、定时、准确而高效的执行质量文件管理工作。在制定一套符合法规和质量管理体系所能充分使用的文件协同管理系统，为提高作为合规的制药企业，在质量管理过程中所涉及的相关文件管理工作的水平和效率，保证文件记录管理符合国家法规和行业标准，提供了技术保障和可行性。

对于文件协同管理系统的建设考虑，包括对：软件架构选型、硬件架构设计、软件信息系统功能落实和可操作性，及未来项目实施前后的IQ、OQ 和PQ 工作明细和后续的软件系统验收确认工作。

2 文件协同管理系统概述

文件协同管理系统，是利用成熟的工作流管理、安全访问控制、网络与数据库等相关IT 技术，实现企业GMP 文件全生命周期管理（从文件的创建、审核、批准、发布、培训，到文件的分发、执行、修订，直至文件的收回、归档、作废、销毁）的计算机化系统。GMP 范畴下的计算机化系统，是由硬件、系统软件、应用软件、相关外围设备以及人机接口组成的体系。

3 文件协同管理系统需求

3.1 文件数据安全性

对于文件协同管理系统而言，核心工作之一是如何有效做好文件数据安全性的管理，包括选择合理的文件存储及压缩方式、文件数据在存储和传输中的加密策略，支持文件数据传输中的断点续传和减少网络带宽的浪费，提高传输安全性的同时还增加了数据传输的效率。

3.2 基于文件生命周期管理的功能

图1

图2

文件生命周期管理是对文件产生直至失去作用而被销毁的全生命过程，GMP 文件管理要求做到整体性、系统性、连贯性和运动性。对文件做到全生命周期的管理成为，质量管理的重要工作之一。具体的功能有：通过目录管理功能建立目录，对文件的创建开始涉及到文件管理功能。通过模板功能，确定是否可以创建为模板。如果文件是已有文件就需要涉及到文件的变更功能。文件在分发前需要，对文件进行审核流程，审核完成通过后，文件生效并启用。其中涉及到文件变更、文件查看、文件分发、文件审核、文件版本管理，文件查询、文件收回，文件打印管理，文件回收与销毁管理，所涉及的文件生命周期管理这一原则。

3.3 文件管理工作效率提高

通过该系统，按照质量文件管理的制度，在系统中设置好文件的管理的周期，文件审核的流程，文件管理的权限（制定、修改、分发、打印、文件回收与销毁），利用信息化的流程管控，从时间、权限和审核这三个维度对质量文件进行管理工作，从而提高了工作效率。

4 文件协同管理系统组成

4.1 硬件架构平台设计

基于软件信息系统架构的应用需求，在硬件架构上需要部署有：应用服务器、数据库服务器、中间件（接口）服务器，可以考虑使用虚拟化技术，如：VMwareVSphere，建立具有两台同等硬件配置服务器作为统一基础硬件平台，通过合理的配置虚拟出以上所罗列出的相关服务器。为保证系统的软硬及信息安全，在硬件平台外部署防火墙硬件设备，保障信息数据安全，

硬件架构采用传统的服务器与网络及信息安全互联的架构模式，如图1。

4.2 软件信息系统架构平台设计

随着网络及数据信息处理技术的成熟，提高用户的访问速度、信息系统的维护便捷性、数据信息安全的需要，软件信息系统架构由传统的C/S(Client/Server)架构发展至B/S(Browser/Server)架构。其信息系统架构则采用经典的三层架构模式，即：应用层、中间层和数据库，如图2。

应用程序设计为浏览器-服务器架构。浏览器和服务器之间的使用TCP/IP 协议的以太网网络。

软件系统平台的组件及版本架构设计如表1。

5 文件协同管理系统部署历程

第一阶段完成包括：硬件服务器、存储设备、网络传输等硬件设备的上架安全，线路连接等一系列硬件环境的搭建工作。在硬件环境搭建完成的基础上，开始安装包括：操作系统如：Microsoft Windows Server。数据库软件，如:SQL server，还有辅助（运行环境）程序，开展相关的运行环境的配置工作，同时尽可能的安装正版杀毒软件，用于确保软件运行环境不受病毒、木马和恶意程序的攻击和破坏。还需要注意，操作系统及数据库软件版本，对应其漏洞补丁的修复工作，确保目前的环境是安全可靠。

开展测试硬件与软件环境是否存在不匹配，配置参数不合理等影响未来软件系统运行的问题和潜在风险。测试无误后，开始部署文件协同管理系统主程序，等软件层面的部署、调试和测试工作。

第二阶段系统配置及计算机化系统验证。依据企业需求，对包括安全策略在内的系统配置，部门、岗位、职位、用户配置，文件生命周期管理节点流程配置进行设置；并对计算机化系统进行包括：IQ 即，安装确认、IQ 即，运行确认、IQ 即，性能确认这一系列的验证工作。

第三阶段用户授权及培训。依据不同用户对系统功能实现的不同期望，将用户分级，分别授予操作权限，并对相应操作进行培训。

第四阶段文件协同管理系统运行，实现系统对企业GMP 文件的全生命周期管理。

6 文件协同管理系统的功能实现及应用

对于通过该文件管理系统对文件（文档、表单记录）的编制、审核、批准、发放、签收、培训、现场管理、回收、销毁、实施、执行、打印、阅读、下载水印控制等作业，进行了严格管理，对文件发行、变更流程和对版本进行控制，为形成高品质综合控制管理系统的建立打下了良好的基础，提高了质量管理水平，降低文件管理相关人员的工作负荷，提高文件管理的工作效率，也间接的降低质量管理风险，做到清晰、明确的文件可追溯，满足国际GMP 标准的审核和认证要求。

面对质量管理文件的管理，是对质量文件的生命周期的有效管理，需要遵循ISO9001ISO14001OHSAS18001GMP 等各种体系标准，满足一系列的审核要求，任何一个文件（如：SOP）都需要经历以下生命周期，包括：文件的创建、文件修改、文件的审批、培训、文件发布、文件签收、文件回收和文件归档整个过程。如何将文件的全生命周期的管理起来，是作为质量管理工作的重中之重，通过文件管理信息系统，可以对文件的生命周期严格遵循ISO（GMP）的标准，每个阶段进行有效、准确的管理工作。

表1

对文件的版本控制，可以精确的做到旧版文件的自动回收，版本的有限控制，避免执行版本的误差，而导致出现的严重后果。

同时，利用该文件管理信息系统可以全程的实现文件的全生命周期的管理，同时还能对文件的执行过程、及其状态进行跟踪和监控。对所有文件的管理实现了包括：审批、签发、回收的管控工作，避免人为手工的干预，导致文件回收困难的问题；通过有效的跟踪任意文件的审批状态，对未执行审批或签收的文件可以通过OA 系统，电子邮件等方式进行自动实时催办工作。

可以完整的实现审计追踪，文件痕迹保留功能，自动生成文件更改申请表，优化管理流程；对文件的审批环节中，所涉及到的文件修改，都保留有修改记录等日志信息。同时记录有文件修改前后、修改人员、修改时间等信息。可保留各迭代文件版本，标记有各版本文件之间的差异，保证有据可查。

7 结语

利用文件管理信息系统，能够实现全文检索，迅速找到所要找到的文件及相应附件，提高工作效率。

通过良好的安全管控机制，根据使用的状态和所属级别，可以实现对文件的查看、下载、打印、拷贝、粘贴和时间到期保护受控，保证系统的安全性。根据权限的设置，可以对文档的进行详细记录，对文件中所涉及相关字段进行安全级别设置，对于文件的相关操作，包括：复制、删除、更改、阅读、打印等使用权限，可以进行严格的设置，防止出现文件外泄，做到最大限度的保证管理文件的信息安全。