档案管理数字化工作初探

2020-01-19张贞吉莱阳市古柳街道办事处

环球市场 2020年20期

张贞吉莱阳市古柳街道办事处

档案管理数字化是借助现代网络信息技术、大数据技术、计算机技术等共同开展档案管理工作的过程。对于档案的收集和储存形式随之改变，逐渐由传统纸质档案转变为电子档案。这就对档案管理人员的思维模式、技术要求，以及计算机网络技术的信息安全等提出更高要求，需要引起重点关注。

一、档案管理数字化工作发展现状

现阶段档案管理人员以及高层领导普遍具备档案管理数字化意识，各部门广泛应用计算机技术、信息技术等构建电子信息数据分析和归纳系统，建立电子档案，突破了传统档案资源管理模式，有效促进档案管理工作质量和效率的提升，为现代化数据服务提供全新路径，可以实现各部门之间档案资源的互补和共享，提高档案信息利用率。尽管科学技术的进步为档案管理数字化发展提供有利环境，且大数据库成为数据存储的坚实载体，但网络软硬件设施以及网络运行过程中仍存在安全风险，可能导致信息泄露、数据丢失等情况，阻碍档案管理数字化发展。

二、档案管理数字化工作优化路径

（一）全员重视优化档案管理思维

档案管理思维是从事档案管理工作人员应具备的一种理性认知，对于工作开展有指导作用[1]。档案思维作为一种主观认知，具有时代性特征，受文化、技术水平等多种因素影响。在现阶段，信息技术无疑是对其影响最大的一类因素。自我国档案管理不断推进信息化、数字化建设进程，档案管理工作就开始从模拟时代步入数字时代，档案数字化成为新时代档案管理工作的重要内容。

一是优化存取导向思维。档案工作本质是“存”和“取”，档案管理工作要求包括对档案保存的安全性、长期性要求，以及将获取的档案信息充分利用开发档案价值。应同样重视档案的“存”和“取”，加快档案数字化进程，拓宽档案信息获取渠道，应用电子档案，深度开发电子档案信息资源；二是优化信息服务思维。档案服务作为连接档案资源与档案用户的中间环节，其质量与用户满意度和档案价值的实现有直接关系，对此应在档案实践中深化信息服务思维，充分借助信息技术，有实体档案服务转变为信息档案服务，提高档案管理数字化服务水平；三是优化信息管理思维。现代档案管理数字化工作应形成良好的信息管理思维，实现对电子档案的科学、规范、安全管理，引进先进技术，从细节入手不断提升工作环节的自动化和智能化，以整体提升档案管理工作效率和质量。

（二）重视档案管理数字化工作风险

档案管理数字化工作对计算机和网络有较大的依赖性，因而计算机和网络中存在的安全隐患成为威胁档案管理工作安全的重要威胁，在实践过程中面临诸多风险。一方面，档案转换中存在信息丢失风险。档案管理数字化工作要求将传统纸质版档案转化为电子档案，通常采用手动录入或文件扫描的形式进行，但易受到录入操作准确性、扫描设备运行状态、网络稳定性等多种因素影响，出现信息录入错误或缺失情况，且一旦档案转换工作量较大，错误难以被及时发现并改正，影响电子档案完整性和准确性；另一方面，存在信息盗用和文件损坏风险。为保障档案资料的安全，通常会采取一系列加密和备份等管理手段，但仍易受到网络系统硬件影响或黑客恶意攻击，导致数据被篡改、丢失等。

为有效防范档案管理上数字化工作过程中的各种风险问题，需要加大重视力度。（1）优化信息加密技术。根据档案保密级别不同，设置不同级别的档案提取密码或加密方式，同时访问档案系统页面需要用户进行身份验证。以不同部门为分类依据，设置不同部门、层级工作人员的档案查找权限，以此保障档案信息安全性；（2）升级网络攻击防治技术。定期修复和升级计算机系统中的防火墙等安全防御软件，修补安全漏洞，提高防御计算机病毒的能力。相关技术人员应及时处理检测出的计算机病毒，最大化降低安全风险，避免遭受黑客攻击；（3）制定风险防范和预警管理制度，使得档案管理工作有章可循，有法可依。

（三）重视组建专业档案管理人才队伍

始终秉承“以人为本”理念，寻求不同方式提升档案管理人员的专业素质以及综合素质[2]。档案管理数字化工作质量与档案管理人员的职业素养和专业水平密切相关，与整个档案管理工作的安全性有直接关系。伴随信息技术的发展，新时代背景下，档案管理数字化、信息化建设必然是未来发展的重点。为充分适应这一目标，要求档案管理人员具备不断探索创新以及主动学习的意识，需要高层领导重视档案管理人才和引进、选拔和培养工作。

一是定期组织全员参与思想教育培训，通过培训提高工作人员的职业道德、档案管理安全意识、风险防范意识、学习意识、积极接受新事物的思维意识、法律意识等；二是定期开展数字化技术培训。档案管理数字化工作要求人员具备良好的信息素养，既可以灵活操作计算机软件，同时具备扎实的档案管理专业知识、优秀的计算机操作能力和较强业务能力。同时制定考评制度，多角度对档案管理人员实行综合评价，促进其个人能力和素养的提升，提高工作积极性，利于提高档案管理工作质量；三是重视人才引进。认真对待人才引进工作，为部门注入新的活力，利于组建专业性强、高素质的档案管理人才队伍。