实验室药检档案工作信息化管理

2020-01-19薛欣吉林市食品药品检验所

环球市场 2020年20期

薛欣吉林市食品药品检验所

对档案进行管理以及对检验报告、数据进行整理和保存，是科学高效地完成药品检验工作的基础，药检档案管理的水平将直接决定着整个药品检验工作的质量。如今网络信息技术在各行各业都得到了十分广泛的应用，药品监管部门也对电子档案等信息化管理技术进行了探索和研究，以此来提升档案管理工作的效率。

一、药检档案工作信息化管理的重要性

在药品监督管理局开展药品检验的过程中，势必会产生大量的药品检验分析报告，这些报告中存在的各种药品成分、准入情况等数据信息一同形成了药检档案，由于药检工作是一项专业性非常强而且需要格外重视的一项工作，因此一般情况下会对药检档案进行加密保管[1]。除此之外，市场上每天上新的药品多达几百种，对已经进入市场的药品也需要进行定期的检验，这也就在很大程度上加大了药品监督管理部门的工作量，对于药检档案的管理也提出了更高的要求。药品作为牵扯到人民直接利益的特殊商品，其质量和安全对于人民的健康和生命有着极大地影响，因此加强对药品的监管很有必要，为了提高药品质量检验效率，更要加强对药检档案的信息化管理。

二、我国药检档案管理工作中存在的问题

（一）电子档案系统发展不完善

一直以来，我国对于药检档案的管理一直采用的是纸质档案记录的方式，这种方式已经远远落后于我国高速发展的科学技术水平，再加上部分药品检验机构对于档案管理工作不够重视、投入不足，导致药检档案管理工作水平越来越低下，使档案逐渐失去了其应该发挥的价值，阻碍了药检档案管理工作的开展。虽然经过多年的发展，我国药检机构虽然对药检档案的信息化管理提高了重视，但是由于缺乏相关的经验和方法，大部分药检机构才去的仍然是传统的手工管理档案的方式，很多药检档案也仅仅用于收藏和保存，无法发挥其应有的作用，更无法满足药品检验机构的工作需求。

（二）纸质档案查询困难

由于我国现阶段仍然采取纸质档案的保存方式，随着药检机构发展的时间越长，存储的档案和其占用的空间会越来越多，但是有限的存储空间让机构只能对一些存储时间达到一定期限的档案进行销毁。然而销毁这些宝贵的档案是对信息资源的严重浪费。除此之外，纸质档案由于其存储形式和保密性的限制，导致很难对其进行针对性的查询，需要利用其中的一些信息数据时就要进行大量的查阅工作，降低了药检档案的利用率和管理效率[2]。

（三）药检档案管理硬件设施落后

现在大部分的药检机构建设时间比较短，所以其办公条件并不是特别完善，常常会出现空调、除湿机等设备缺失的问题，还有的机构没有做好防火、防潮等安全措施。这些机构仅仅配备基础的档案管理设备，无法全面开展药检档案管理工作，严重阻碍了药检档案管理信息化的发展进程。

三、加强药检档案管理信息化的手段

（一）建立电子档案管理形式

药检档案管理信息化的一个要点就是加强对于电子档案的应用，以此来逐步替代传统的纸质档案。具体的纸质档案信息化工作可以从两个方面进行，首先是对一些新加入档案库的资料进行信息化登记，直接录入到电子档案当中，其次是对于一些已经存入档案库的资料进行信息化归档，可以选择直接将信息转存进数据库，也可以利用邮件等形式进行归档，以便日后更加方便的抽调资料或者对数据信息进行补录[3]。

（二）提供更加便捷的档案查询方式

药检档案的电子信息化可以提供更加便捷的档案查询方式。利用电子档案可以设置多种检索方式，这样查询者就可以对不同类型的档案采取不同的查询方式，以达到更加快捷、高效的找出自己所需档案的目的。例如可以设置根据文件名、作者名、药品名、报告书号等种种不同的信息来进行档案检索，或者是在不知道准确的档案检索名时可以采取检索关键词的方式进行查询，利用多种检索方式进行档案的查询不仅仅可以迅速找到所需信息，还可以保证查询到的档案数据更加完整、全面。为了提高使用者在查询档案时的检索速度，档案录入数据库时就要按年度等信息进行归档，文件的归档号也需要进行统一的编排，例如按照文件类号、卷号等顺序编排，就能保证使用者能够更加一目了然地找到所需档案。

（三）云平台的应用

利用云技术搭建药品检验档案查询平台，可以直接将档案数据存储在云平台上，这样就能节省采购服务器和电脑等设备的成本，后续的维护成本也会得到一定程度地降低，因为目前的云技术比较成熟，直接利用云平台存储就避免了对硬件设施的开发和不断的维护成本[4]。除此之外，还可以利用云技术实现多个地区的药检机构的信息共享和管理。虽然利用云技术建立药检档案查询和管理平台虽然有着诸多优点，但是从云技术服务企业的角度来说也有着一定的缺陷，因为一旦企业司机利用药检档案谋取利益就会对药检机构造成危害，这也就需要相关的法律法规对云技术服务企业进行进一步的约束，避免不法行为的发生。